Business Process as a Service – die Rolle von Software entwickelt sich vom reinen Unterstützer von Unternehmens-Geschäftsprozessen zum Garanten von geschäftlichen Ergebnissen. Die sich hieraus ergebenden Potenziale an Effizienzgewinn und Innovation sollten sowohl Anbieter von Software und Services als auch Kunden klar erkennen und gemeinsam verfolgen.

Unternehmen verspüren heutzutage nicht nur einen zunehmenden Kostendruck, sondern
müssen gleichzeitig Innovationen vorantreiben, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der einen Seite muss weiter an der Optimierung des bestehenden Geschäftsmodells gearbeitet werden, um durch Standardisierung und Automatisierung weitere Effizienzen und Margenpotenziale zu realisieren. Auf der anderen Seite ist es notwendig, gleichzeitig neue Geschäftsmodelle zu explorieren, was allerdings immer mit Unsicherheit behaftet ist und gegebenenfalls größere Transformationsaufwände nach sich zieht. Diese unternehmerische Beidhändigkeit ist nicht einfach zu etablieren, da die unterschiedlichen Ziele verschiedene Skills und Steuerungsmechanismen erfordern.
Zum Management und zur weiteren Optimierung des laufenden Geschäfts kann es sich anbieten, gesamte Geschäftsprozesse einzukaufen, anstatt sie selbst zu betreiben. Ähnlich wie im Software-as-a-Service-Geschäft entwickelt sich ein Markt mit Anbietern, die unter Nutzung von cloudbasierter Technologie Verantwortung für die Durchführung von Geschäftsprozessen übernehmen. Die Marktbeobachter von Gartner sprechen in diesem Fall von Business Process as a Service (BPaaS).

BPaaS in der Praxis

BPaaS bedeutet somit, dass man die Verantwortung für die Durchführung eines definierten Geschäftsprozesses an einen Dienstleister abgibt. Im Gegensatz zu Business Process Outsourcing (BPO) ist BPaaS eine Weiterentwicklung, bei der der Anbieter durch die Verwendung von modernen Technologien wie Machine Learning (ML) und Robotics Process Automation (RPA) die Erbringung des Geschäftsprozessergebnisses zu einem hohen Grad automatisiert hat. Naheliegende Anwendungsbereiche sind Geschäftsprozesse mit einer hohen Zahl von Transaktionen und immer wiederkehrenden, ähnlichen Schritten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsprüfung im Einkauf, Forderungsmanagement im Vertrieb oder Auditierung in der Reisekostenabrechnung.
Eine maßgeschneiderte Lösung für den letztgenannten Punkt gibt es zum Beispiel von SAP Concur. Mit Intelligent Audit können sich Kunden auf bis zu 100 Prozent Auditierung der Reisekostenabrechnungen ihrer MitarbeiterInnen gemäß der firmeneigenen Reiserichtlinie verlassen. Damit wird beispielsweise sichergestellt, dass die erfassten Beträge mit den Belegdaten übereinstimmen, dass die korrekten Steuerraten verwendet wurden und dass die abgerechneten Kosten sich innerhalb firmenspezifischer Limits befinden. Gleichzeitig bekommen MitarbeiterInnen direkte und spezifische Instruktionen, was zu tun ist, um unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungen zu korrigieren. Dies ermöglicht den reisenden MitarbeiterInnen eine schnellere Abrechnung und Kostenerstattung, den Angestellten in der Verwaltung, mehr Zeit für komplexe Sachverhalte übrig zu haben, und der Finanzabteilung, umfassende Compliance sicherzustellen.

SAP Concur hat diese Lösung bereits bei über 4.000 Kunden im Einsatz und hat auf Basis von über zehn Jahren Historie die Prozessautomatisierung stetig erhöht. Gleichzeitig arbeitet SAP Concur mit erfahrenen Dienstleistern zusammen, die einen Teil der notwendigerweise immer noch manuell zu erbringenden Audits übernehmen. Nicht zuletzt gilt es, z.B. länderspezifische Steuergesetzgebungen und andere Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Vorteile für Kunden

Kunden erlaubt die Auslagerung der operativen, repetitiven Tätigkeiten einen höheren Fokus auf ihre differenzierenden Kernkompetenzen legen zu können und insbesondere mehr Zeit für die Arbeit an Innovationen zu gewinnen. Darüber hinaus profitieren sie von der Spezialisierung des Anbieters, welcher ihnen unter anderem – im Vergleich zur eigenen Umsetzung – größere Skalierbarkeit, geringere Fehleranfälligkeit, kürzere Durchlaufzeiten und höheren Grad an Compliance bieten kann. Eine von SAP beauftragte Studie ergab zum Beispiel, dass bereits heute schon 94 Prozent aller Executives der Meinung sind, dass moderne Technologien die Qualität von Audits verbessern können.
Das BPaaS-Modell stärkt außerdem die Möglichkeit für Kunden, die Kosten besser vorhersagen zu können. Meist wird nutzungsbasiert abgerechnet – im Beispiel der Reisekosten-Auditierung wird beispielsweise ein fester Betrag für jede auditierte Reisekostenabrechnung bezahlt, unabhängig davon, wie komplex eine einzelne Auditierung tatsächlich ist. Zusätzlich können mit dem Anbieter auch erfolgsabhängige Vergütungen vereinbart werden. Denkbar ist zum Beispiel in der Reisekosten-Auditierung eine höhere Pauschale, wenn die Auditierung garantiert innerhalb von 24 oder 48 Stunden durchgeführt sein soll, was natürlich insbesondere die Zufriedenheit der reisenden MitarbeiterInnen erhöhen kann. Grundsätzlich ergeben sich für Kunden folgende Vorteile durch BPaaS:

• Fokussierung auf Kernkompetenzen
• Auslagern von repetitiven, operativen Tätigkeiten
• Erzielung von Prozess-Ergebnissen, die erst durch unternehmensübergreifende Best Practices  ermöglicht werden
• Vorhersagbare, nutzungsbasierte Kosten.

Vorteile für Anbieter

Anbieter nutzen moderne Technologien, um den Umfang manueller Tätigkeiten signifikant zu senken und so einen möglichst großen Automatisierungsgrad zu erreichen. Durch eine steigende Anzahl an Kunden ergibt sich allein durch den größeren Umfang an Geschäftsprozessdaten das zunehmende Vermögen, Best Practices abzuleiten und damit zur weiteren und stetigen Optimierung des Services zu nutzen. Was wiederum den Service aus Sicht jedes einzelnen Kunden wertvoller macht (siehe voriger Abschnitt).
Im Kontext von Machine Learning hat sich hier über die vergangenen Jahre ein eigener Forschungszweig „Federated Learning“ entwickelt. Durch diese Technik – die auf sequenziellem Lernen auf einzelnen Datensätzen basiert – kann der Anbieter insbesondere den Anforderungen von Datensicherheit und Datenschutz aus Sicht der Kunden besser gerecht werden. Zudem führt der aus der Anwendung von Federated Learning resultierende, steigende Grad an Prozessautomatisierung beim Anbieter zu höherer Profitabilität.
Für Anbieter ergeben sich damit grundsätzlich die folgenden Vorteile durch BPsaS:

• Signifikante Reduktion manueller Tätigkeiten durch Einsatz moderner Technologien
• Dynamische Ermittlung und stetige Weiterentwicklung von Best Practices auf Basis von Geschäftsprozessdaten einer größeren Anzahl von Kunden
• Steigerung der Profitabilität – und der Wettbewerbsfähigkeit – durch zunehmenden Grad an  Prozessautomatisierung

Innovation auf allen Ebenen

Wie bereits ausgeführt, sind naheliegende Anwendungsbereiche für BPaaS Geschäftsprozesse mit einer hohen Anzahl von Transaktionen und immer wiederkehrenden, ähnlichen Schritten, die wenig branchenspezifische oder regionale Unterschiede aufweisen. In solchen Segmenten ergibt sich für Anbieter, die bisher eher auf projektspezifisches BPO-Geschäft gesetzt haben, die Möglichkeit, ihr Geschäftsmodell in ein produktisiertes BPaaS-Geschäft weiterzuentwickeln. Gleichzeitig können Softwareanbieter durch BPaaS anstatt einfach „nur“ Software als Service anzubieten, ganze Geschäftsprozesse als Service anbieten.
BPaaS kann damit als die konsequente Weiterentwicklung des Cloud-Service-Modells gesehen werden. Warum?
Zum einen werden viele BPaaS-Services auf der Basis von bekannten Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) umgesetzt werden. Durch die bereits hohe Standardisierung von Geschäftsprozessen ist das Potenzial für BPaaS-Services entsprechend hoch.
Gleichzeitig verfügen SaaS-Lösungen heute schon über eine integrierte Automatisierung von bestimmten Prozessschritten, die damit allen Kunden zur Verfügung steht. Ein Beispiel von SAP Concur ist ExpenseIt, ein integrierter Bestandteil der SAP Concur mobile App zur automatisierten Überführung von Reisekostenbelegen in Positionen in der Reisekostenabrechnung.
Schließlich können kundenspezifische Anforderungen und Anpassungen über Tools für Prozessautomatisierung aus bekannten Platform-as-a-Service-Umgebungen (PaaS) umgesetzt werden. Damit kann auch die notwendige „letzte Meile“ an Prozessverantwortung durch den Anbieter implementiert werden.

Die obenstehende Tabelle illustriert diesen erweiterten Cloud Service Stack mit entsprechenden Beispielen.
SAP wird selbst nur wenige ausgewählte Geschäftsprozesse als BPaaS anbieten. Um der Konzernstrategie als globaler Anbieter von Cloud Services gerecht zu werden, bietet sich das nur an, wenn gleichzeitig ein großer Bedarf im Markt existiert und ein hoher Grad an Automatisierung erreichbar ist. Von daher wird die große Mehrzahl an BPaaS-Lösungen über unser Partner-Ökosystem angeboten bzw. angeboten werden.
Insbesondere Beratungspartner wie PwC verfügen über die notwendige tiefe Expertise und breite Kapazität, um BPaaS auch für größere Anwendungsbereiche anbieten zu können. Ein aktuelles Beispiel ist das Finance- Automated-Managed-Services (FAMS)-Angebot der PwC, über das ganze Geschäftsprozessbereiche – in diesem Fall Finance – als Service angeboten werden.
Unternehmen sollten mit ihren Serviceanbietern im Austausch bleiben und die für ihr Unternehmen passende Strategie verfolgen, wo sie Geschäftsprozessverantwortung behalten und wo sie die Verantwortung an die Anbieter übergeben wollen. Bei der Entscheidung für BPaaS können Unternehmen die Zeit, die folglich bei der Optimierung der operativen Prozesse eingespart werden kann, besser in Innovationen investieren – ganz im Sinne der eingangs erwähnten Forderung an unternehmerischer Beidhändigkeit.

 

Reisekostenabrechnung mit SAP Concur: https://www.concur.de/reisekostenaudit

 

 

 

Der Autor:

Claus von Riegen ist Head of Innovation Strategy & Services bei SAP SE. In dieser Rolle verantwortet er mit seinem Team die Innovationsstrategie für SAPs Plattform der Zukunft und bietet Innovatoren im Unternehmen den Freiraum für das Experimentieren mit neuen Technologien und Geschäftsideen an.