Der Konzernbereich DB Beschaffung ist für die nachhaltige Versorgung der Geschäftsfelder mit Waren und Leistungen im Umfang von 25 Milliarden Euro verantwortlich. Die Möglichkeiten der Digitalisierung tragen entscheidend dazu bei, das Ziel einer kompromisslosen Exzellenz im Einkauf zu erreichen.
Auf ihrem Weg der Transformation hat die DB Beschaffung sich in den vergangenen Jahren vom Bestellcenter zum integrierten Geschäftspartner auf Augenhöhe in einem stabilen Procurement Network entwickelt. Wesentliche Meilensteine wurden bereits erreicht – wie etwa die Intensivierung von Kundenbeziehungen oder auch eigene Qualifizierungsprogramme zur Weiterentwicklung der internen Einkaufskompetenzen.
Unsere Fortschritte zu kompromissloser Exzellenz lassen wir regelmäßig auch extern bewerten. Dabei haben wir den Anspruch, Weltklasse im Einkauf zu werden – und das auch im Vergleich zu anderen internationalen Einkaufsorganisationen. Zu unserem Vorankommen als professionell agierende Organisation tragen auch entscheidend die Möglichkeiten der Digitalisierung bei: Wir leben den Einkauf nicht nur kundenorientiert im Netzwerk, sondern investieren auch in Prozessoptimierung und -automatisierung und etablieren uns auf dem Arbeitsmarkt zunehmend als „Place To Be“. Top-Talente akquirieren wir dank integriertem Personalmanagement, flexibler Arbeitsbedingungen, zahlreicher Entwicklungsmöglichkeiten und nicht zuletzt auch konsequenter Professionalisierung.
Im Konzernbereich DB Beschaffung lassen wir seit 2015 unsere Prozesse, die Toollandschaft sowie die interne und externe Wahrnehmung unserer Funktion durch die Unternehmensberatung h&z bewerten und haben unseren Status „Professionell“ seither kontinuierlich ausgebaut. Auch derzeit führen wir wieder ein externes Benchmark durch, das die Fortschritte auf dem Weg zur Einkaufsfunktion auf Weltklasseniveau deutlich machen wird. Unsere „World-Class Procurement“-Bestrebungen richten wir konsequent an der neuen Unternehmensstrategie der Deutschen Bahn „Deutschland braucht eine starke Schiene“ aus, um mit unseren Wertbeiträgen signifikant zur Erreichung der Konzernziele beizutragen.
Konsequente Vernetzung mit strategisch hohem Stellenwert
Den Netzwerkgedanken leben wir bei hohem Leistungsanspruch ausgeprägt in unserem Führungsteam, dem Management-Team Beschaffung, und auch fortwährend mit wesentlichen Schnittstellenpartnern im Konzern wie dem Produktions-, Finanz-, Rechts- und Personalbereich, die wir in unsere Prozesse und Entscheidungen einbeziehen. So fand 2019 in unserem Hause erneut die Lab Week Procurement IT statt, eine cross-funktionale Kollaborations- und Austauschplattform zur Weiterentwicklung unserer Digitalisierungs-Roadmap. In dieser mehrtägigen Veranstaltung brachten sich nicht nur Vertreter verschiedenster Konzernfunktionen der Deutschen Bahn ein; auch externe Startups präsentierten hier ihre innovativen Lösungen, von denen wir profitieren können.
Die enge Verzahnung mit unternehmensexternen Partnern erweitert unseren Horizont beständig. Vor diesem Hintergrund ist unser Chief Procurement Officer Uwe Günther etwa auch im Bundesvorstand des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik aktiv. So können wir Innovations- und Technologietrends aktiv mitgestalten und damit die Mobilitätsbranche von morgen entscheidend prägen. Auch in der Brancheninitiative Railsponsible engagieren wir uns federführend für effiziente und transparente Bewertungsverfahren und etablieren mit Industriepartnern belastbare Nachhaltigkeitspraktiken auf allen Stufen der Wertschöpfungskette.
Allem voran stellen wir den Dialog mit unserer Belegschaft sicher, dem Herzstück unserer Organisation, und greifen in unserem Bereich auf ein stabiles Netzwerk zurück. Dieses gelebte Verständnis füreinander, aber auch das kontinuierliche gegenseitige Herausfordern und Hinterfragen treiben uns an und bringen uns aufgrund erreichter Versorgungssicherheit bei wachsenden Wertbeiträgen große Wertschätzung hinsichtlich unseres Beitrags zum Gesamterfolg des Konzerns ein. Dadurch genießen wir innerhalb der Deutschen Bahn als Beschaffungsorganisation größte Vorstandsaufmerksamkeit.
Mehr Effizienz und Transparenz dank Prozessoptimierung und -automatisierung
Während unser Vernetzungsanspruch durch die Möglichkeiten der Digitalisierung deutlich unterstützt wird – denken wir etwa nur an Kollaborationsplattformen und virtuelles Lernen voneinander – profitiert auch unsere Prozesslandschaft sehr vom technischen Wandel. Mittlerweile ist unser Sourcing mitsamt Lieferantenkommunikation als No-Touch-Prozess komplett digital möglich, auch dank des kürzlich eingeführten Supplier Management and Rating Tools. Procure-to-Pay- Bestellungen erfolgen bei uns konsequent über Guided Buying im DB Marktplatz mit direktem Anschluss an die Systeme unserer Lieferanten.
DB Beschaffung als „Place To Be“ auch dank integriertem Personalmanagement
Diese Fortschritte steigern merklich unsere Attraktivität als Arbeitgeber. Dazu trägt das flexible und agile Arbeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in modernsten Bürolandschaften bei. Scrum als strukturiertes Projektmanagement haben wir bereits methodisch im Einsatz, ebenso wie den systematischen Aufbau neuer Tool- und Prozessfähigkeiten sowie neuer Digitalkompetenzen der Belegschaft.
Die Weiterentwicklung unserer Kompetenzprofile für die DB Beschaffung im gesamten Procurement Network geht mit vielfältigem Qualifizierungsbedarf einher. Wir konzipieren deshalb derzeit interne Qualifikationsformate zu neuem Technik-Wissen wie Sensorik und autonomem Fahren, aber auch zum Innovationsverständnis. Dabei sind wir uns der Bedeutsamkeit einer kontinuierlichen Veränderungsbegleitung im Bereich bewusst und stellen über regelmäßig aktualisierte Informations- und Austauschplattformen mit starker Führungskräftepartizipation wie dem kollaborativen sozialen Intranet und Vor-Ort-Dialogrunden eine gezielte Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicher. Denn nur gemeinsam gelingt es uns, die DB Beschaffung weiter zu professionalisieren und schnellen, festen Schrittes voranzukommen auf unserem Weg zur Einkaufs-Weltklasse.
Der Autor: Jan Grothe war nach seinem BWL-Studium zunächst als Berater tätig. 2001 wechselte er zur Deutschen Bahn AG, um die eBeschaffungssysteme aufzubauen. Danach leitete er zwei Regionen als Einkaufsleiter sowie das Lieferantenmanagement und die Qualitätssicherung. Seit 2014 verantwortete er die Grundsätze, Strategie und IT-Systeme in der Beschaffung der Deutschen Bahn AG und eröffnete das International Procurement Office in Shanghai. Jan Grothe hat im August 2019 die Leitung der Beschaffung Infrastruktur der Deutschen Bahn AG übernommen.