Wie die Transformation zum Digital Reporting gelingt

Die Digitalisierung des Reportings muss umfassend angegangen werden, damit Entscheidungen besser und schneller getroffen werden können und Reportingprozesse effizienter ablaufen. Hierzu müssen allerdings wesentliche Weichen richtig gestellt werden. Dies gilt vor allem für den Einsatz neuer Technologien, die Ausgestaltung von Prozessen und der Organisation sowie das Fördern einer Veränderungskultur und das Mitnehmen der Mitarbeiter.

Daten stellen den notwendigen Rohstoff, das neue Öl dar. Um diese für eine Steigerung des Unternehmenserfolgs nutzen zu können, sind eine Reihe von Voraussetzungen zu schaffen. Zur Auswertung werden neue Technologien eingesetzt, sowohl für die Datenhaltung als auch für die nutzerorientierte Bereitstellung. Die Prozesse laufen automatisiert und damit erheblich beschleunigt ab. Dies alles wird eingebettet in eine agile Organisation, in der Manager mehr Self-service nutzen und Data Scientists eine größere Rolle spielen.

Diese Transformationsprozesse brechen bestehende Strukturen auf. Unternehmen müssen ihre Organisation und Entscheidungskultur maßgeblich weiterentwickeln, um die Veränderungen erfolgreich zu steuern.

Daten – der Rohstoff

Daten sind die Grundlage für die Digitalisierung der Unternehmenssteuerung. Hierbei sind sie nicht nur die Basis für neue Geschäftsmodelle, sondern auch für eine bessere Entscheidungsfindung im Unternehmen. Die Zeiten, in denen sich der CFO als Hüter ausschließlich finanzieller Daten verstehen konnte, sind passé. Vielmehr gilt es, diverse Datenquellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens sinnvoll zusammenzuführen.

Hierbei ist der erste Schritt, finanzielle und nicht finanzielle Daten funktionsübergreifend zusammenzubringen und so Silos aufzubrechen. Im nächsten Schritt gilt es, diese Daten mit relevanten externen Daten anzureichern, beispielweise Kundendaten oder Daten aus Social-Media-Portalen, Marktdaten etc. Das Schaffen eines „Single Point of Truth“ ist sowohl aus Effektivitäts- als auch Effizienzgründen wichtig.

Technologie – mächtige Maschinen

Neue Technologien spielen hierbei eine wesentliche Rolle und sorgen für Veränderungen auf mehreren Ebenen: der Datensammlung, Datenhaltung, Datenauswertung und Bereitstellung an die Entscheider. Die Datenmenge, die zur Verfügung steht, ist in den letzten Jahren stark angewachsen. So generieren beispielsweise unternehmensintern Sensoren in Produktionsprozessen kontinuierlich Daten oder es werden Kundendaten aus Online-Portalen ausgelesen.

Performante Datenhaltungssysteme erlauben es, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten (z.B. Texte und Bilder) in großen Mengen vorzuhalten und diese für Auswertungen in realtime bereitzustellen. In der Datenauswertung und -verwertung entwickeln sich die Modelle von deskriptiven („was ist passiert?“) hin zu prädiktiven („was wird passieren?“) oder beim Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) sogar präskriptiven („was sollte getan werden?“) Modellen. So können dem Adressaten automatisiert Handlungsempfehlungen vorgeschlagen oder Entscheidungen sogar automatisiert getroffen werden.

Moderne Technologien revolutionieren nicht nur die Datenhaltung und Bereitstellung, sondern auch die Nutzerschnittstelle. Hierbei wandelt sich das Reporting vom Push- zum Pull-Prinzip. Schon jetzt ist es möglich, Fragen in natürlicher Sprache an ein System zu stellen und die Antwort mit der passenden Visualisierung ausgeben zu lassen. Die Vorbereitung eines Management-Meetings könnte genauso einfach werden, wie eine Playlist zusammenzustellen!

Prozesse – Abläufe und Regeln

Technologie löst nicht alles. Prozesse im Unternehmen müssen im ersten Schritt so gestaltet sein, dass die relevanten Daten generiert werden – was zukünftig weitestgehend automatisiert abläuft. Wo Systembrüche bestehen, wird Robotic Process Automation (RPA) zur Überbrückung eingesetzt.

Wesentlich sind außerdem starke Governance-Prozesse, die dafür sorgen, dass die wachsende Menge an Daten so vorgehalten wird, dass auf den Datenschatz zugegriffen werden kann und zusätzliche Datenquellen so integriert werden, dass sie sich in die bestehenden Auswertungsstrukturen fügen. Gleichzeitig muss die Datensicherheit sichergestellt sein.

Ohne ausreichende Regeln und stabile Prozesse wird es nicht möglich sein, Vertrauen in die Daten herzustellen.

Organisation – Strukturen und Aufgabenteilung

Mit der Automatisierung der Prozesse zur Bereitstellung von Berichten und Analysen verändern sich die Rollen in der Finanz- und Controlling-Organisation, aber auch darüber hinaus, tiefgreifend. Der Controller wird zum Berater und Challenger des Managements. Unter den Regeln und Gesetzen der Governance laufen effiziente und standardisierte Prozesse mit einer klaren Aufgabenteilung.

Der Umgang mit großen Datenmengen und neuen Tools erfordert neue Fähigkeiten. So ist beispielsweise die Rolle des Data Scientist entstanden. Gleichzeitig wird eine Übersetzungsfunktion zwischen Mensch und Maschine erforderlich. Hier etabliert sich die Rolle eines „Translators“ zwischen der Modellwelt und dem Management.

Die Frequenz der Veränderungen wird weiter steigen – einmal Gelerntes reicht nicht aus, und Teams müssen funktionsübergreifend agil zusammenarbeiten.

Veränderungen gestalten: die notwendigen Katalysatoren

Damit die beschriebenen Veränderungen gelingen, sind einige Voraussetzungen zu schaffen:

  • Commitment des Top-Managements
  • Transparente Kommunikation: Welche Rollen verändern sich,  wie werden die Veränderung durch Schulungen etc. begleitet?
  • Den Gesamtrahmen aufstellen: nicht nur Piloten aufsetzen, sondern diese in ein produktives Ökosystem aufnehmen
  • Vertrauen in neue Methoden etablieren
  • Investitionen in die Digitalisierung fördern
  • Den Willen haben, Altes wegzulassen, um Effizienzen zu heben
  • Kontinuierliches Lernen fördern und Feedback einfordern

Fazit: Der Nutzen eines digitalen Reportings ist enorm. Die Transformation muss umfassend angegangen werden und von den passenden Maßnahmen begleitet werden.

Hinweis: Bei der Fachkonferenz Reporting & Analytics (https://hrvth.com/2T3CKUr) berichten Praktiker, wie sie digitales Reporting realisieren.

Die Autoren: 

Jens Gräf verantwortet bei Horváth & Partners industrieübergreifend das Business Segment Reporting & Analytics. Er berät Unternehmen in Fragen der Performanceoptimierung und unterstützt sie bei der Transformation zur digitalen Unternehmenssteuerung.  JGraef@horvath-partners.com 

 

Maren Hartmann berät Unternehmen bei der Digitalisierung der Unternehmenssteuerung und ist Expertin für die Konzeption und Umsetzung von Reporting- und Planungslösungen.