Die Payroll ist der wohl komplexeste Kernprozess im HR. Wenn sie einmal läuft, will man sie selten anfassen. Doch die Herausforderungen, die auf die Payroll zukommen, verschärfen sich, traditionelle Payroll-Systeme stoßen an ihre Grenzen. Von welchen Herausforderungen reden wir? Welche Lösungsansätze sollte eine moderne Payroll der Zukunft dafür bieten? Und wie kann moderne Cloud-Technologie dabei helfen? Das alles sind Fragen, die sich sowohl Hersteller, Dienstleister, aber auch Kunden und Betreiber von Payroll-Lösungen stellen.
Wann haben Sie sich das letzte Mal bei Ihrem Payroll-Team dafür bedankt, dass Ihre Gehaltsabrechnung auch in diesem Monat wieder korrekt war und Sie Ihr Geld pünktlich erhalten haben? Möglicherweise stößt dieser Gedanke auch bei Ihnen auf ein leichtes Schmunzeln. Denn läuft die Payroll reibungslos, wird sie wenig beachtet, verursacht sie jedoch Fehler, ist sie in aller Munde. Viele sehen Payroll daher als eine undankbare Aufgabe. Wir sehen sie als spannende Herausforderung. Spannend, weil in der Payroll ersichtlich wird, wie alle wesentlichen HR-Kernprozesse ineinandergreifen, weil sie keine Fehlertoleranz zulässt, weil die Heterogenität lokaler Anforderungen riesig ist, und weil sich diese Anforderungen ständig ändern. Wir beobachten, dass sich diese bekannten Herausforderungen zunehmend verschärfen und neue hinzukommen.
- In den letzten Jahren ist die globale Anzahl der gesetzlichen Änderungen stetig gestiegen. Zudem wird die Umsetzung, insbesondere im Meldewesen, zunehmend komplex und technisch. Allein für die SAP Payroll haben wir in 2020 weltweit 980 gesetzliche Änderungen ausgeliefert, davon bezogen sich 335 auf Covid-bedingte Maßnahmen, die zum Teil unter hohem Zeitdruck umgesetzt werden mussten. Hinzu kommen betriebliche Vereinbarungen sowie interne Compliance Anforderungen. Die termingerechte technische Umsetzbarkeit und damit verbundene Kosten werden zunehmend problematisch.
- Das Umfeld, in dem Unternehmen agieren, ändert sich immer schneller, wie es Justin Trudeau treffend auf den Punkt brachte: „The pace of change has never been this fast, yet it will never be this slow again.“ Schnelle Anpassungsfähigkeit ist kritisch für den Unternehmenserfolg. Firmen werden übernommen, Teile veräußert oder zusammengelegt. Von einem Payroll-System erfordert dies hohe Flexibilität sowie leichte Konsumierbarkeit von Anpassungen und Innovationen.
- Als wäre dies nicht schwierig genug, kommt obendrauf nun noch der Generationenwechsel. In vielen Unternehmen sind es sehr erfahrene Anwender und Berater, die seit Jahrzehnten die Steuerung einer meist historisch gewachsenen Payroll betreuen. Junge Mitarbeiter wollen und können sich nicht mehr in diese konvoluten Prozesse einarbeiten.
- Trotz allem muss die Payroll jeden Monat pünktlich erstellt werden, wobei die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen nicht wegdiskutiert werden können.
Wie also kann eine moderne Payroll all diesen Herausforderungen gerecht werden? Es sind sicherlich mehrere Faktoren, die zusammengefügt hier Lösungsansätze bieten können:
- Eine moderne Payroll muss einfach zu konfigurieren und zu betreiben sein, mit betriebswirtschaftlichem Know-how und weitgehend ohne Unterstützung durch die IT. So können zum Beispiel kryptische Payroll-Regelwerke durch natürliche Sprache ersetzt werden. Klartext bietet Transparenz über die bestehende Konfiguration, erleichtert die Einarbeitung neuer Anwender, reduziert Fehleranfälligkeit sowie Implementierungs- und Betriebskosten.
- Um das Ziel einer signifikanten Kostenreduktion von 30 bis 50 Prozent zu erreichen, ist ein
hoher Automatisierungsgrad erforderlich. In diesem Kontext ist auch das automatische und regressionsfreie Einspielen vieler gesetzlicher Änderungen essentiell. Dies setzt aber eine moderne, modulare Softwarearchitektur voraus. Monolithischen Systemen sind diesbezüglich enge Grenzen gesetzt. - Eine moderne Payroll sollte den Anwender durch den Payrollprozess führen. Der Anwender hat dabei zu jedem Zeitpunkt Transparenz über die aktuellen Payrollberechnungen und die Datenqualität. Er muss nur eingreifen, wenn das System Ausnahmen vom Regelfall meldet. So kann z.B. die Erkennung von Unregelmäßigkeiten oder möglichen Betrugsversuchen automatisiert und durch künstliche Intelligenz unterstützt ablaufen. Hierbei reagiert der Anwender „nur“ auf Warnmeldungen und kontrolliert diese Fälle gezielt. Aufwändige Stichproben, proaktive Tests- oder Gesamtkontrollen entfallen.
- „Real-Time“ ist in diesem Zusammenhang eine weitere sehr wertvolle Eigenschaft. Die Abrechnung aktualisiert sich fortlaufend von selbst, z.B. unmittelbar nach Änderung eines abrechnungsrelevanten Stammdatensatzes. Die aktuellen Abrechnungsergebnisse sowie die Auswirkung auf Folgeprozesse können somit zu jedem Zeitpunkt und über die gesamte Periode hinweg überprüft werden. Sperren zur Stammdatenpflege entfallen, umfangreiche Korrekturphasen und nachträgliche Überraschungen ebenso. Der Zeitdruck, meist zum Zahltag hin, wird minimiert.
- Selbstverständlich muss eine moderne Payroll auch den Mitarbeitern eine ansprechende und personalisierte Benutzererfahrung bieten. Dazu gehören Digitale Assistenten sowie nützliche Simulationsmöglichkeiten.
Während traditionelle Payroll-Systeme im Hinblick auf kommende Herausforderungen an ihre Grenzen stoßen, eröffnet moderne Cloud-Technologie ganz neue Möglichkeiten und rückt obige Zielsetzungen in greifbare Nähe.
Also neue Wege gehen. Allerdings ist die Scheu vor neuen Wegen, wenn es um die Payroll geht, nur allzu verständlich. In der Payroll darf nun mal nichts schiefgehen. Zudem kann man Payroll niemals isoliert von anderen Unternehmensprozessen betrachten, denn ein großer Mehrwert ergibt sich aus dem Zusammenspiel mit dem Stammdatensystem, der Zeitwirtschaft, Benefits und dem Finanzwesen. Schlussendlich ist der Weg genauso kritisch wie das Ziel. Jeder Schritt auf diesem Weg der Transformation muss Risiken entschärfen und mit einem greifbaren Mehrwert einhergehen. Der Weg zu einer zukunftssicheren Payroll für künftige Generationen bedarf nicht nur moderner Technologie, langjähriger Erfahrung, globaler Expertise gepaart mit dem Willen, Gewohntes neu zu überdenken. Es erfordert auch Leidenschaft für das Thema, Beharrlichkeit und vor allem Demut vor der Aufgabe.
Die Autoren:
Dr. Daniela Lange, Group VP Product Management, leitet bei SAP SuccessFactors das Produktmanagement für die Bereiche Payroll, Zeitwirtschaft, Compensation und Benefits, zusammen mit René als Produktstratege.
René Schumann, Chief Product Strategy Manager, SAP.
Gemeinsam mit ihren Teams verfolgen Daniela und René das Ziel, diese Kernprozesse neu zu überdenken und mithilfe moderner Cloud-Technologie zu realisieren, sowie Kunden in ihrer Cloud-Transformation zu unterstützen.