Die wirtschaftlichen Prognosen für Deutschland sehen aktuell alles andere als rosig aus. Als Antwort darauf werden häufig tiefgreifende Transformationen angestoßen, die nachhaltige Veränderungen bringen sollen. Ohne Technik ist es schwer, neben dem Tagesgeschäft die Übersicht über alle Transformationsmaßnahmen zu behalten, so dass die Frage nach toolseitiger Unterstützung meist schnell relevant wird.

Transformationen sind umfangreich und erstrecken sich oftmals auf alle Unternehmensabteilungen gleichzeitig. Eine hohe Anzahl an Ideen, Projekten und Maßnahmen ist an der Tagesordnung. Dabei ist es essenziell, all diese im Blick zu haben und in Echtzeit feststellen zu können, wie es um die Transformation steht. Denn nur so gelingt es, funktionierende Maßnahmen zu fördern und andere abzubrechen, um Raum für neue Ideen zu schaffen.

Doch braucht es dafür die richtige Technik. Viele Unternehmen greifen nach wie vor zu Spreadsheet-Lösungen wie Microsoft Excel, andere wählen klassische Projektmanagement (PM-) Software. Beide Ansätze hinken. Spreadsheets sind umständlich und fehleranfällig. PM-Lösungen zielen darauf ab, einzelne Projekte zu managen – und nicht das gesamte Maßnahmenportfolio. Zudem bieten sie nur sehr selten allumfassenden Überblick über Finanzen und Resultate. Denn oft werden Transformationen finanziert, wobei die finanzierenden Parteien regelmäßige Updates verlangen. Den richtigen Ansatz bieten Projekt-Portfolio-Management (PPM-)Tools: Sie bringen beliebig viele Maßnahmen zusammen und sind die Basis für strategische Entscheidungen.

 

 

 

 

 

 

Was macht ein gutes PPM-Tool aus?

Generell sollte bei der Tool-Auswahl stets die Zielgruppe – das so genannte Project Management
Office (PMO) – berücksichtigt werden. Folgende Aspekte sind dabei besonders wichtig.

• Aggregation zum Projektportfolio: Transformationsprojekte sind oft sehr komplex und enthalten zahlreiche Maßnahmen, die alle einzeln auf strategische Ziele einzahlen. Daher sollte ein Tool es ermöglichen, mehrere Projekte mit komplexen Maßnahmen in den Dimensionen Zeitplan, Geld und Status/Risiko gleichzeitig zu planen, zu tracken und zu berichten. Die Devise lautet: Projektportfoliomanagement statt Projektmanagement.
• Drilldown: Ein PPM-Tool sollte dabei jedoch den aggregierten Stand über alle Maßnahmen und gleichzeitig den Drilldown zu einzelnen Portfoliobestandteilen ermöglichen, damit Priorisierungsentscheidungen getroffen werden können.
• Segmente & Cluster: Auch komplexe Projektportfoliostrukturen sollten übersichtlich und einfach abzubilden sein, zum Beispiel durch das Clustern von Maßnahmen in Wirkungsrichtung, nach Priorität, analog dem Organigramm oder anderen Aspekten des Unternehmens, sodass das Portfolio in beliebige Segmente unterteilt werden kann.
• Budget & Benefit: Damit während einer Transformation quantitative Projektergebnisse geplant und gemessen werden können, sollte ein Tool die Planung und das Tracking von Finanz- und anderen Effekten ermöglichen, um komplexere Berechnungsstrukturen – zum Beispiel zur Berechnung des geplanten und erreichten EBITDA-Impacts – einfach zu gestalten.
• Reporting & Analyse: Wesentliche Reportings – zum Beispiel für Lenkungsausschüsse – sollten per Knopfdruck und jederzeit abrufbar sein.
• Multi-User & Rechtekonzept: Damit es auch Dinge zu berichten gibt, muss das Tool die Zusammenarbeit mit mehreren Teilnehmenden abbilden. Dabei ist es essenziell, dass klare Verantwortlichkeiten zugewiesen werden können und eine individuelle Rechtevergabe gewährleistet ist.
• Schnelles Setup: Insbesondere in Transformationssituationen muss das Tool ab Tag 1 einsetzbar sein und der Set-Up Prozess darf nicht zu viel Zeit beanspruchen. Denn verlieren Unternehmen an dieser Stelle Zeit, kann es für sie zum Verhängnis werden. Cloud-Lösungen sind an dieser Stelle klar überlegen, da sie im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen schnell einsatzbereit sind.
• Intuitiv: Transformationen laufen neben dem Tagesgeschäft. Daher sollte ein Tool so intuitiv wie möglich aufgebaut sein, damit Mitarbeitende gerade zu Beginn nicht zu viel Zeit aufwenden müssen, um sich zurechtzufinden.
• Schnittstellenfähigkeit: Auch wenn es zu Beginn nicht zwingend relevant ist, sollte ein gutes Transformationstool schnittstellenfähig sein – und im besten Fall Standardintegrationen (zum Beispiel in Richtung von Business Intelligence & Reporting) bieten.

Ein gutes Tool allein reicht nicht, wirkt aber als Katalysator

Doch ist ein Tool nicht der alleinige Allheilsbringer. Andere Erfolgsfaktoren – und dabei insbesondere das Transformationsmanagement – sind deutlich wichtiger. Denn wie aus Studien wie #SHIFTHAPPENS2023 hervorgeht, zählen zu den häufigsten Problemen bei der Umsetzung von Transformationen Widerstand im Team und schlechtes Change-Management, mangelndes Involvement auf der Führungsebene, unklare Ziele sowie unklare Prioritätensetzung. Es scheint also an Management zu mangeln.

Um diesem Mangel zu begegnen, braucht es ein gutes PMO. Im besten Fall agiert das PMO als Dienstleister der Transformation und hält durch aktives Management – und dabei insbesondere durch ein regelmäßiges Berichtswesen an alle relevanten Stakeholder – die Transformation auf dem Laufenden. Die Einführung eines Tools birgt dabei die perfekte Grundlage, um die notwendigen Strukturen zu schaffen und den administrativen Aufwand in der Umsetzung so klein wie möglich zu halten.

Mehr zur Studie #SHIFTHAPPENS2023 können Sie über den QR-Code abrufen und diese kostenlos herunterladen.

 

 

 

 

Der Autor:

Dr. Jonas Steeger ist Co-Founder des Hamburger Software-Unternehmens Nordantech. Dort leitet er den Customer-Success-Bereich und hat durch seine Passion für Statistik und maschinelles Lernen die Idee für  Nordantechs Software Falcon maßgeblich geprägt. Mit Falcon hat Nordantech ein Projekt-Portfolio-Management-Tool entwickelt, das alle beschriebenen Anforderungen erfüllt. Weitere Informationen auf nordantech.com.