Die Steuerfunktion steht hinsichtlich der Implementierung von operativen Tax Compliance Management Systemen (Tax CMS) an einem Wendepunkt. Wer Steuerdaten erst nach Entstehung prüft, handelt zu spät. Die Zukunft heißt Real-Time-Compliance und sie verändert das Selbstverständnis im Umgang mit steuerlichen Daten grundlegend.

Der Sprung von nachgelagerter Validierung zur Echtzeit-Steuerung

Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zählt zu den zentralen Pflichten eines jeden Unternehmens. Tax Compliance bezeichnet die konsequente Beachtung steuerlicher Gesetze, Verordnungen und Rechtsprechung. Fehler in steuerlichen Prozessen können nicht nur finanzielle und reputative Schäden verursachen, sondern auch haftungsrechtliche Folgen haben.

Moderne Tax Compliance Management Systeme profitieren von der zunehmenden Verfügbarkeit von Daten in ERP-Systemen sowie von technologischen Fortschritten. Ein wirksames Tax CMS geht dabei jedoch weit über klassische Risiko-Kontroll-Matrizen, manuelle Prüfungen und nachgelagerte Validierungen hinaus. Es entfaltet seine volle Wirkung nur, wenn es nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert ist und dafür sorgt, dass fehlerhafte steuerliche Daten gar nicht erst verarbeitet werden.

Die deutsche Finanzverwaltung erprobt von 2023 bis 2027 einen neuen Prüfungsansatz: Wird im Rahmen einer laufenden Betriebsprüfung die Wirksamkeit eines Tax CMS bestätigt, können für nachfolgende Prüfungen Erleichterungen hinsichtlich Art und Umfang verbindlich zugesagt werden, sofern kein oder nur ein unerhebliches steuerliches Risiko vorliegt.

Unabhängig von der Erprobungsphase gilt: Ein funktionierendes Tax CMS stärkt die internen Prozesse, entlastet die Steuerabteilung und die Businesspartner und steigert die Effizienz der Abläufe.

Der Einfluss der Digitalisierung auf das Risikomanagement

Die Digitalisierung bringt einen grundlegenden Wandel für Tax CMS mit sich: Anstelle nachträglicher Datenprüfungen ermöglicht die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in ERP-Systemen heute die Sicherstellung der Datenqualität bereits bei der Erfassung. Auf Basis unserer Erfahrung mit SAP S/4HANA-Transformationen im Steuerbereich haben wir taxAI entwickelt – eine Plattform für Tax Compliance in Echtzeit.

Da steuerlich relevante Daten überwiegend außerhalb der Steuerfunktion entstehen, sind Fehlerquellen wie unvollständige Stammdaten, manuelle Eingriffe oder fehlerhaftes Customizing weit verbreitet. taxAI greift direkt in die Geschäftsprozesse ein, unterstützt die Anwender und validiert Eingaben sowie steuerliche Ermittlungen unmittelbar. Diesen Ansatz nennen wir „Guided Processes“.

Warum ist taxAI in diesem Zusammenhang ein Game Changer für das Risiko-Management?

Machine-Learning-Modelle erkennen Muster, Abweichungen und Zusammenhänge, die bei einer Vielzahl von Transaktionen dem Menschen verborgen bleiben. Während z. B. die steuerliche Beurteilung eines Sachverhaltes systemisch oft von weniger als zehn steuerlich relevanten Datenparametern abhängt, können durch den Einsatz von taxAI und das Anlernen steuerlicher Daten eine Vielzahl weiterer Datenpunkte berücksichtigt werden, die Aufschluss über den Sachverhalt geben. Das ist auch der entscheidende Vorteil gegenüber klassischen Entscheidungsbäumen: Hierfür müsste der Mensch alle komplexen Datenstrukturen kennen, verstehen und vollständig abbilden sowie stetig erweitern. Wenn wir taxAI an den entsprechenden Stellen im ERP-System einsetzen, analysiert es in Sekundenbruchteilen, ob ein Geschäftsvorfall steuerlich korrekt behandelt wurde, und gibt unmittelbar Feedback – direkt im ERP-System, z.B. im Kundenauftrag, in der Faktura oder im Buchungsbeleg etc..

Das Prinzip der Echtzeit-Validierung bedeutet: Die Steuerfunktion verlässt ihren reaktiven Modus und steuert aktiv die Datenqualität. Im Idealfall werden Fehler gar nicht erst gebucht. Das entlastet Mitarbeitende, reduziert Risiken und stärkt die Rolle der Steuerfunktion als aktiver Partner des operativen Geschäfts.

Die taxAI Plattform kann darüber hinaus auch zur automatisierten Identifizierung („Taggen“) steuerlicher Sachverhalte genutzt werden. Aktuell setzen Unternehmen taxAI für konkrete Anwendungsfälle ein, beispielsweise im Bereich der Verrechnungspreise sowie bei direkten Steuern, zum Beispiel zur Einstufung gewerbesteuerlicher Hinzurechnungen und Kürzungen.

Sicherstellung der SAP-Integration

Echtzeit-Compliance funktioniert nur dort, wo die Daten entstehen, nämlich im ERP-System. taxAI ist nahtlos in die Business Prozesse im SAP-System integriert. Der Workflow der Nutzerinnen und Nutzer bleibt hiervon unverändert, während im Hintergrund eine neue Qualitätsebene der Datensicherheit entsteht.

Gerade in der SAP-Welt spielt das Prinzip „Keep the Core Clean“ eine zentrale Rolle, denn Innovation darf die Stabilität nicht gefährden. KI-basierte Lösungen, die auf bestehenden SAP-Komponenten aufsetzen, garantieren diese Stabilität. Zudem integriert sich taxAI als Solution in die weiterverarbeitenden steuerlichen Module von SAP – zum Beispiel innerhalb von SAP Risk and Assurance Management (SAP RAM) und SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Von der Compliance-Pflicht zum Werttreiber

Was zunächst wie eine technologische Antwort auf regulatorische Anforderungen erscheint, ist im Kern ein strategisches Instrument. Wer steuerliche Daten in Echtzeit validiert oder identifiziert („taggt“), verfügt über eine qualitativ hochwertige Datenbasis und somit überein fundiertes steuerliches Datenmanagement. Echtzeit-Compliance ist nicht nur ein Effizienzthema, sondern sie verändert die Rolle der Steuerfunktion im Unternehmen: von der reinen Erfüllung regulatorischer Anforderungen zum echten Werttreiber innerhalb der Organisation.