Software-Roboter entlasten die Buchhaltung

Mitarbeiter im Rechnungswesen bewegen sich häufig an ihren Belastungsgrenzen. Gesetzliche Bestimmungen, komplexere Berichtsanforderungen sowie unvermeidliche Fehler und andere unerwartete zeitintensive Aktivitäten stoßen in vielen Firmen auf exponentiell steigenden Abschluss- und Kostendruck. Effizient eingesetzte Software-Roboter helfen hier weiter.

Noch immer besteht in vielen Unternehmen ein ambivalentes Verhältnis zu Software-Robots. Was aber, wenn der Arbeitsmarkt leer ist, Arbeitskräfte also tatsächlich nicht zur Verfügung stehen? Wenn unternehmensentscheidende Tätigkeiten und essentielle Bewertungen warten? Unternehmer und Personaler wissen: Der Leistungsdruck auf Buchhalter ist riesig, in Zeiten großer Abschlüsse und im Hinblick auf immer neue gesetzliche Anforderungen umso mehr.

Direkte versus indirekte Vorteile durch RPA

Die Bewertung der Veränderungen durch Robotic Process Automation (RPA) zeigt sich in Literatur wie Praxis – in RPA Einführungsprojekten – in direkten Zeitvorteilen des Roboters gegenüber Mitarbeitern. Diese direkte Bewertungsmethode lässt sich vor allem auf Aktivitäten mit hohem Transaktionsvolumen und hoher Standardisierung anwenden. Hierbei werden manuelle, in sich geschlossene Tätigkeiten gemessen und mit ihrer Häufigkeit multipliziert. Ergebnis: Der Gesamtaufwand des Prozesses in einem gewählten Zeitraum. Eine derart einfache Gegenüberstellung von RPA-Einsparpotenzialen und RPA-Investitionsmaßnahmen führt jedoch oftmals zu viel zu grob gerechneten und zu optimistischen Rechenmodellansätzen für Entscheidungsgrundlagen.

Stattdessen sollten auch ungeplante Aktivitäten berücksichtigt werden, die außerhalb der Standardprozesse liegen. Diese Aktivitäten verursachen häufig großen Aufwand und sind in der Regel nicht dokumentiert. Die Folge: Bei der Analyse der Potenziale von RPA bleiben sie häufig unbeachtet. Zudem entziehen sich diese außerplanmäßigen Aktivitäten oft der Wahrnehmung durch Vorgesetzte.

Die indirekte Methode ist hier der optimale Ansatz: Mit ihrer Hilfe lassen sich auch all die Faktoren analysieren, die aufgrund nicht erfasster Aktivitäten zu zusätzlichem Aufwand führen. Das zeigen zahlreiche Projekte und Workshops zum Thema RPA, in denen die abide consult AG über Jahre hinweg die Fakten ausgewertet und die indirekten Faktoren in den Fokus der Unternehmen gerückt hat.

Beispiel: ungültige Kostenstelle

Ein  praktisches Beispiel ist der Abschreibungslauf aus der Anlagenbuchhaltung eines ERP-Systems. Im Rahmen eines Monatsabschlusses muss der Buchhalter im Nachgang kontrollieren, ob alle Anlagen buchhalterisch korrekt gebucht wurden. Ist jedoch im Anlagenstammsatz eine ungültige Kostenstelle hinterlegt, kommt es nicht zur Verbuchung. Der Mitarbeiter wird also den Kostenstellenverantwortlichen um die Bearbeitung der Kostenstelle bitten. In einem wiederholten Abschreibungslauf können die zuvor fehlerhaften Anlagen anschließend verarbeitet werden. Der Aufwand ist enorm und fällt erfahrungsgemäß oft in Zeiten abschlussintensiver Phasen mit deutlicher Mehrbelastung, insbesondere innerhalb der lokalen Gesellschaften.

Ein Roboter kann solche Aktivitäten automatisiert durchführen. Er wird ungültige Kostenstellen im Vorfeld oder Nachgang analysieren, den Kostenstellenverantwortlichen gegebenenfalls per Mail benachrichtigen und die Korrektur anfordern. Im Anschluss, nach Rückmeldung an den Roboter, kann dieser auf Wunsch auch den Abschreibungslauf vornehmen.

Rechnungswesen am Limit

Erhebliche indirekte zeitliche Aufwendungen, permanente Mehrbelastungen aufgrund sich stetig ändernder gesetzlicher Anforderungen, zusätzliche unternehmensexterne und -interne Berichtsanforderungen, der Fast Close Abschlussdruck: Die Mitarbeiter des Rechnungswesens arbeiten konstant an der Belastungsgrenze.

Selbst wenn von Arbeitnehmer- und Gewerkschaftsseite befürchtet wird, man wolle mit Software-Robotern Arbeitsplätze eliminieren, muss  aus Unternehmersicht der Schutz der Mitarbeiter vor Mehrbelastungen mit berücksichtigt werden. Setzt sich der Unternehmer mit diesem Thema nicht aktiv auseinander, drohen unter anderem Burn-Out und Kündigungen aufgrund von Überstunden, Wochenend- und Feiertagsarbeiten in den Abschlussphasen, Freizeitausgleich im Tagesgeschäft, produktiver Leerlauf durch Einarbeitung neuen Personals. Das sind nur einige Schlagworte, die zu wachsendem Unmut sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite führen.

Die Lösung: Software-Roboter entlasten die Mitarbeiter im Rechnungswesen. So erhalten sie Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten, die tatsächlich ihren Qualifikationen entsprechen. Dazu gehören neue Berichtsanforderungen, Abschlussaufgaben, die Integration neuer oder die Abgabe bestehender Gesellschaften – Herausforderungen, die neue Konzernrichtlinien oder Unternehmensstrategien mit sich bringen. Zudem bleibt Raum für Qualifikationen und Weiterbildungen. Von einer Konkurrenz von Software Robots zu sprechen, scheint vor diesem Hintergrund nicht gerechtfertigt.

Unternehmenswachstum – ohne Zuwachs bei den Gemeinkosten

Für Unternehmer und Entscheider ist eine langfristige Perspektive besonders wichtig: Aus ökonomischer Sicht sollen durch die Einführung von Software Robots die Gemeinkosten nicht steigen. Die durch RPA geschaffenen Freiräume der Mitarbeiter im Rechnungswesen können genutzt werden, um neue Unternehmensanforderungen und -zuwächse  abzudecken.

Eine solche langfristig angelegte, unternehmensstabilisierende Perspektive wird von der abide consult AG, geschätzt durch die Verbindung von Fach- und IT-Expertise mit der Erfahrung aus unterschiedlichsten Kundenprojekten, empfohlen und aktiv in allen Prozessen unterstützt.

Das Wissen um die indirekten Faktoren, deren Bewertung und Identifizierung der Ansätze zur Optimierung, machen die Vorgehensweise von abide für die Unternehmen so überzeugend. Hier greift der ganzheitliche Ansatz mit Data Mining und umfassenden Interviews: Eine gesunde Mischung aus praktischem Wissen, konzeptioneller und technologischer Expertise.

Der Autor: Burkhart Trommer ist Partner der abide consult AG Neckarsulm, ein Beratungsunternehmen für Prozess- und IT-Beratung, fokussiert auf die kaufmännischen Bereiche. In den letzten 20 Jahren hat Herr Trommer in Projekt- und Linien-Verantwortung das Finanz- und Rechnungswesen von Unternehmen optimiert. Zu seinen Tätigkeiten gehören der Aufbau von Templates, SAP-Implementierungen und  die Leitung internationaler Roll-Outs, Beratung von Merger und Unternehmenssplits sowie Steuerung von Transformationen in Shared Service Organisationen. Ihm obliegt die Verantwortung für den Bereich RPA der abide consult AG.