Smarte Workflows für Einkäufer, Qualitätsmanager und Lieferanten

Kommunikation und Austausch von Dokumenten und Daten zwischen Prozessbeteiligten ist kein Selbstläufer. Unternehmen verschenken hier große Potenziale. Erfolgskritisch ist die Zusammenarbeit zwischen strategischem Einkauf, Qualitätsmanagement und Lieferanten. Die Allocation Network GmbH ermöglicht mit dem Collaboration Tool – Baustein der Software-Lösung ASTRAS – allen Unternehmenseinheiten eine elektronische und weitgehend automatisierte Abwicklung. Kurz: Vereinfachung und Beschleunigung bei hoher Prozesssicherheit und -effizienz.

An der Tagesordnung: Know-how-Silos, Datenfriedhöfe, fehleranfällige Excel-Listen. Je größer der manuelle Anteil operativer Tätigkeiten, desto gefährdeter das Unternehmen. In einem Projekt sind oft tausende Informationen und diverse Dokumentenarten über Organisationseinheiten und Unternehmensgrenzen hinweg auszutauschen – von der Entwicklungsphase über das Reklamationsmanagement bis zur After-Sales-Phase. E-Mail und Online-Speichermedien sind nicht nur ineffektiv, sondern auch unsicher.

Beispiel Automotive­-Branche

Ein Auto besteht aus rund 10.000 Einzelteilen. 80 Prozent aller Teile kommen von Zulieferern. Justin-time-Konzepte beruhen auf enger Taktung. Selbst kleinste Störungen wirken sich (messbar!) auf Zeit und Kosten aus. Bandstopps und Rückrufe sind an der Tagesordnung. Überdies gilt es mit langen Belieferungszyklen, ständiger Modellpflege und Rückrufaktionen umzugehen. Die enorme Komponenten- und Variantenkomplexität erfordert nicht selten bis zu 25.000 Abstimmungsschritte. Es ist also von elementarer Bedeutung zu wissen, wo man im Prozess gerade steht.

Die Lösung: gesamter Produktlebenszyklus im Blick

Lieferantenmanagement und Sourcing-Systeme gehören inzwischen zum Werkzeugkasten moderner Einkaufsorganisationen. Aber sind diese Tools in der Lage, die genannten Prozesse, auch mit Fokus direktes Material, abzudecken? Nein, denn die Digitalisierung endet nicht mit der Auftragsvergabe. Eine durchgängige Software-Lösung sollte den kompletten Produktlebenszyklus entlang des gesamten Beschaffungsprozesses abdecken.

Das Collaboration Tool der Allocation Network GmbH ermöglicht als abteilungs- und unternehmensübergreifende Workflow-Engine eine systematische revisionssichere Steuerung aller Prozesse. Dazu gehören Workflows für Qualitätsvorausplanungsprozesse wie APQP/PPAP bzw. DIN-EN-9100ff in Automotive oder Luftfahrt. Auch für andere prozessorientierte Branchen (Chemie, Pharma, Food) existieren etablierte Referenzprozesse für Erstbemusterung (EMPB), Prüfzeugnisse, Lieferanten-(Langzeit)-Erklärungen für den Austausch und die Dokumentation produktspezifischer Daten und Dokumente. Ein weiterer typischer Bereich mit klaren Prozessvorgaben ist der Reklamationsprozess, in dem Supplier Quality Engineers mit Lieferanten am Beispiel des NCR/8D-Prozesses (acht obligatorische Schritte zur Problemlösung) klären, was kurzfristig einzuleiten und langfristig zu vermeiden ist.

Ein System zur abteilungs- und unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit schafft größtmögliche Transparenz und revisionssichere Orientierung: Wer arbeitet gerade woran? Deadlines in Gefahr? Nächste definierte Schritte? Wer hat was zu leisten? Ein Workflow muss Fristen und Verantwortlichkeiten durch automatisierte Validierung und Bewertung von Antworten steuern. Als Bestandteil der Best-of-Breed-Softwarelösung ASTRAS der Allocation GmbH schafft das Collaboration Tool digitalen und automatisierten Austausch zwischen Engineering, Einkauf, Produktion, Qualität, Logistik und Lieferpartnern (den First Tiers). Zudem unterstützt ASTRAS die Bereiche Supplier Management, Sourcing und Auctions.

ASTRAS stellt sicher, dass am Ende des Prozesses jedes Teil in geforderter Qualität zum verabredeten Termin in der richtigen Menge am richtigen Ort bereitsteht.

Unabdingbar: Transparenz und Compliance

Der Einkauf wird in Zukunft schlagkräftige Teams mit Kollegen aus Einkauf, Qualität und Logistik koordinieren. QM-Prozesse, Lieferantenaudits und materialspezifische Informationen sind ideale Anwendungsbereiche für ein Collaboration Tool. Das gilt besonders für den Bereich Direct Spend, denn hier steht viel Geld auf dem Spiel. Bei der Modellierung typischer Workflows ist sicherzustellen, dass alle Kommunikations- und Austauschprozesse systematisch, geregelt, transparent und damit compliant ablaufen.

Erfahren Sie mehr über ASTRAS Collaboration und wie Allocation bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse helfen kann. Melden Sie sich zum kostenfreien Webinar „Collaboration Coffee“ unter dem Link oder über den QR-Code an: https://rebrand.ly/collaborationcoffee

 

 

Der Autor:  Bernhard Soltmann ist Mitbegründer und Geschäftsführender Gesellschafter der Allocation Network GmbH und verantwortet die Bereiche  Sales und General Management. Mit seiner langjährigen und umfassenden Expertise im Procurement ist er eine treibende Kraft für das Wachstum des Unternehmens.  Allocation ist mit über 20 Jahren Erfahrung eigentümergeführter Anbieter der Best-of-Breed Softwarelösung für den strategischen Einkauf und das Supplier Quality  Management. Mit den vier Modulen Supplier Management, Sourcing, Auctions und Collaboration wird der Produktlebenszyklus entlang des gesamten Beschaffungsprozesses über die Vergabe hinaus digital und zentralisiert abgebildet. Die Software wird im Unternehmenshauptsitz in München entwickelt, vertrieben und supportet. Ein weiteres Büro befindet sich in Atlanta, USA. Unternehmen wie BMW, Siemens, Stadtwerke München, MAGNA und VOITH nutzen Allocation als integrierte SaaS- oder On-Premise-Lösung.