Ausgedruckte Dienstpläne an der Mitarbeiter-Pinnwand? Händische Zeiterfassung auf Papier? Starre Schichtplanung ohne Mitspracherecht der Mitarbeitenden? Das war einmal. Die Zukunft effizienter Personaleinsatzplanung liegt in einer transparenten Datenlage und ihrer flexiblen Handhabung durch Digitalisierung und Automatisierung. Cloud Computing, Big Data und Künstliche Intelligenz machen Unternehmen anpassungs- und widerstandsfähiger – und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität. Vorausgesetzt, es wird ein ganzheitliches Datenmanagement eingeführt – mit Software-Lösungen, die alle nötigen Schnittstellen aufweisen.

Daten nahtlos integrieren

Wie entscheidend saubere Daten in der Personaleinsatzplanung (PEP) sind, liegt auf der Hand: Ohne eine hohe Datenqualität können keine validen Auswertungen erstellt oder wichtige Entscheidungen getroffen werden. Moderne Workforce-Management-Lösungen (WFM-Lösungen) leisten hier bereits gute Dienste. Ihr volles Potenzial entfalten sie jedoch nur dann,  wenn sie sich nahtlos in die gängigen HR- und Gehaltsabrechnungssysteme einbinden lassen.
Die zunehmende Nachfrage nach cloudbasierten Software-Lösungen, die mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet sind, ist somit kein Zufall: Diese Lösungen verfügen über Werkzeuge, mit denen automatisiert faire Arbeitspläne erstellt werden können. Sie unterstützen  Arbeitgebende dabei, Gesetze in Bezug auf Arbeitszeit, Urlaub und Bezahlung einzuhalten. Vor allem aber messen sie die Arbeitszeit und Abwesenheit der Beschäftigten – und stellen sie schnell und korrekt für die Gehaltsabrechnung und andere HR-Systeme bereit. So lassen sich Abläufe reibungslos durchführen, Daten lückenlos weiterverarbeiten und aussagekräftige Auswertungen und Prognosen erstellen.

Cloudbasiert arbeiten

Cloudbasierte WFM-Programme haben noch einen weiteren, ganz entscheidenden Vorteil: Sie können von Managerinnen und Managern sowie Mitarbeitenden ortsunabhängig über  verschiedene Endgeräte (Smartphone, Tablet etc.) bedient werden. Eine wesentliche Voraussetzung für eine hocheffiziente Informationsverarbeitung in Echtzeit.
Besonders komfortabel für Mitarbeitende ist der hohe Grad an Selbstbestimmung: Je nach  Freischaltung können beispielsweise Schichten ausgewählt und eigenständig getauscht,  Urlaubsanträge digital eingereicht, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen abgegeben und  Informationen weitergegeben werden

Fehler effektiv ausschließen

Der größte Pluspunkt einer nahtlos integrierten cloudbasierten WFM-Lösung liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, Fehler auszuschließen. Nehmen wir als Beispiel das Thema Abwesenheiten:  Automatische Prüfmodi stellen sicher, dass jede Inanspruchnahme rechtens ist. Alle Arten von Abwesenheiten werden sichtbar gemacht und bei Übergabe an die Lohnbuchhaltung korrekt  übermittelt. Und das alles ganz ohne rauchende Köpfe, selbst dann, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Berechnungsmodi für Feiertage, Urlaub oder verordnete Brückentage den verschiedenen Anstellungsverhältnissen (Teilzeit, Vollzeit, Stundenbasis) zuzuordnen.

Arbeitszeitrichtlinien einhalten

Nach wie vor ist die Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien ein Brennpunktthema in vielen  Unternehmen. Mit einer cloudbasierten WFM-Lösung lässt sich hier viel Druck rausnehmen: Sie berücksichtigt rechtliche Rahmenbedingungen sowie individuelle Vereinbarungen automatisch.

Employee Experience verbessern

Eine moderne, bedienerfreundliche WFM-Software enthält zudem Kommunikationselemente,  die sich positiv auf die Employee Experience auswirken. Sie ermöglicht beispielsweise Abstimmungen und Abfragen auf kurzem Wege und bezieht die Arbeitnehmenden in die  Dienstplanung ein. So entstehen faire, transparente Dienstpläne mit flexiblen Möglichkeiten,  Schichten zu wechseln und zu tauschen. All diese Optionen zusammen sind relevante Motivationsfaktoren, welche die Mitarbeiterzufriedenheit, aber auch die Mitarbeiterproduktivität und -loyalität wirkungsvoll steigern können.

Mitarbeiter erfolgreich einbinden

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Angestellte umso zufriedener sind, je mehr Freiraum und Entscheidungsfreiheit sie haben. Auch die Produktivität steigt in vielen Fällen entsprechend der Höhe der Flexibilität. Cloudbasierte WFM-Lösungen mit KI zahlen darauf ein: Sie erweitern den Spielraum für Mitarbeitende durch aktive Mitsprache- und Mitwirkungsrechte. Und das zeigt nachhaltig Wirkung.
Arbeitgebende ihrerseits sparen durch die automatisierten Vorgänge Zeit, senken Kosten,  gewinnen mehr Sicherheit – und erhöhen die Mitarbeiterbindung, indem sie aus den vorliegenden Daten passgenaue Maßnahmen ableiten.

Lösungen miteinander kombinieren

Am Ende muss natürlich jedes Unternehmen die eigene optimale Strategie finden. Keinesfalls außer Acht gelassen werden sollte dabei jedoch, dass der Datenaustausch für alle Teilbereiche reibungslos und fehlerfrei funktionieren muss. Daran sollte sich die Wahl jeglicher HR-Software orientieren.
Cloudbasierte WFM-Anwendungen der neuen Generation spielen dabei eine nicht unerhebliche Rolle. Sie sind ausgereift und werden immer häufiger in HR-Management-Systeme integriert. Das renommierte Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner geht in seinem „Market Guide for Workforce Applications“ aus Juli 2021 sogar davon aus, dass schon 2023 mindestens 99 Prozent der neu verkauften WFM-Lösungen cloudbasiert sein werden.
Wem es in naher Zukunft gelingt, effektive Datenschnittstellen in seiner Human-Capital-Management-Systemlandschaft zu schaffen, sichert sich einen Mehrwert, der möglicherweise wettbewerbsentscheidend sein kann. Denn: Je ganzheitlicher das System, desto größer die Mitarbeiterproduktivität und -flexibilität – und damit auch der Return on Investment (ROI). Saubere Daten, umfassende Zugriffsmöglichkeiten und Künstliche Intelligenz sorgen somit nicht nur für erhebliche Prozessvorteile. Sie machen sich auch schnell bezahlt.

Der Autor: Maximilian Thost ist Country Manager DACH bei Quinyx, einem der Marktführer für cloudbasierte und KI-gestützte Personaleinsatzplanung.
Quinyx ist eine führende KI-gestützte Workforce-Management-Software, die die komplexen Aufgaben der Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Kommunikation, Budgetierung und Prognosen für Angestellte im Dienstleistungssektor vereinfacht. Aktuell nutzen mehr als 900 Unternehmen das cloudbasierte SaaS-Angebot von Quinyx, darunter Burger King, Swarovski, GANT, der London City Airport und Rituals Cosmetics.