Ein Blick in die Regale im Supermarkt genügt, um zu verstehen, dass die Lieferketten gerade massiven Problemen ausgesetzt sind. Um in solch turbulenten Zeiten dennoch die Unternehmensperformance zu steigern, genügt es nicht, die eigenen Prozesse und ihre Schwachstellen zu kennen – vielmehr ist es erforderlich, dass die oft heimlichen Performance-Killer beseitigt werden. Die Grundlage dafür sind Prozessdaten aus den verschiedensten Quellsystemen, eine leistungsfähige Technologie und Automatisierung.
Die Covid-19-Pandemie hat für so manches Unternehmen den Weg der digitalen Transformation in eine Schnellstraße verwandelt. Dabei hat sich jedoch gezeigt: Innovative Technologien bringen nur dann den erwünschten Erfolg, wenn alle Geschäftsprozesse reibungslos ineinander greifen und Schwachstellen beseitigt werden. Der Bedarf an einer validen und datenbasierten Verbesserung der Unternehmensperformance ist daher immens – und die Prozessoptimierung in nahezu allen Bereichen angekommen. In der Kreditorenbuchhaltung etwa streben die Verantwortlichen nach einer verbesserten Liquidität. In der Logistik geht es um Bestandsmanagement, Liefertreue und Planungssicherheit. Relevant ist in diesem Zusammenhang die Simulation von Szenarien, um präventiv Möglichkeiten anhand von digitalen Modellen in verschiedene Richtungen durchspielen und evaluieren zu können.
Ineffizienzen sind auch Klimakiller
Weitere relevante Triebfedern sind Nachhaltigkeit und Klimaschutz: Studien zeigen, dass ein Großteil der Treibhausgasemissionen von Unternehmen nicht in der Produktion entsteht, sondern entlang der Lieferkette. Führungskräfte im Supply Chain Management sind somit gefordert, sich vollständige Transparenz über ihre Wertschöpfungskette zu verschaffen. Während die Umstellung ganzer Geschäftsmodelle etwa auf Klimaneutralität viel Zeit braucht, lassen sich mithilfe datenbasierter Prozessoptimierung relativ schnell beispielsweise unnötige Leerfahrten vermeiden – und damit auch sehr kurzfristig beachtliche CO2-Reduktionen erzielen. Prozess- und Performanceverbesserungen sind hier eng mit einem geringeren Ressourcenverbrauch verbunden.
EMS steuert als Gehirn das Prozessorchester
Datenbasierte Prozessoptimierung kann also in vielen Bereichen einen echten Mehrwert generieren. Das eigentliche Problem ist, dass die meisten Unternehmen mittlerweile Hunderte von verschiedenen IT-Systemen haben, die oft nicht optimal miteinander zusammenspielen. Im Laufe der Zeit verschärft sich dieses Problem und erzeugt Ineffizienzen. Laut einer aktuellen Studie von Forrester fühlen sich viele Unternehmen genau von dieser hohen Komplexität ihrer IT-Systeme und Prozesse überfordert. Lediglich 16 Prozent der befragten Organisationen geben an, derzeit einen vollständigen Einblick in ihre Prozesse zu haben.
Das Execution Management System (EMS) von Celonis deckt diese Ineffizienzen nicht nur auf, sondern behebt sie auch: Mittels Process Mining zeigt die Software wie ein Röntgengerät die realen Unternehmensabläufe inklusive ihrer Schwachstellen. Darauf basierend erfolgt die (teil)automatisierte Optimierung der Prozessausführung. Bestehende Systeme oder Tools müssen nicht ersetzt werden. So sind die Teams in der Lage, in vertrauter Umgebung mit höchster Effizienz und Effektivität zu arbeiten.
Center of Excellence: – geballte Prozess-Kompetenz
Für den unternehmensweiten Einsatz hat es sich in der Praxis bei unseren Kunden bewährt, ein eigenes Center of Excellence (CoE) als zentrale Anlaufstelle aufzubauen. So haben beispielsweise das Versicherungsunternehmen Zurich Insurance Group wie auch der Telekommunikationsanbieter Telia Company kürzlich ein CoE etabliert, um den digitalen Wandel im Unternehmen voranzutreiben.
In solch einem CoE sind alle an den Prozessen Beteiligten vertreten: Projektleiter, Data Engineers, Prozessanalysten, Implementierungsexperten sowie Verantwortliche für Budget und Governance. Ein Tipp von Unipers CoE Lead Process Mining, Robert Daamen: „Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten klar sind. Alle Kollegen haben eine wichtige Aufgabe und tragen somit eine große Verantwortung, damit wir Prozessoptimierung und -automatisierung aus einer Hand liefern können. Das hat gewaltige Vorteile, vor allem wenn interessierte Fachabteilungen nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um sich in die Materie einzuarbeiten und selbst Prozessveränderungen anzustoßen – diese Bereiche sehen sich als reine
Endanwender und weniger als Entwickler.”
Robert Daamen schneidet damit das hybride Service-Delivery-Model des CoEs an: Abteilungen, die bereits im Umgang mit Daten versiert sind, wollen beispielsweise die Erstellung von Dashboards häufig selbst übernehmen. In diesen Fällen liefert das CoE ein Framework mit allen Prozessen und Lizenzen und übernimmt die Datenmodelle sowie die Anbindung an die Quellsysteme und die Qualitätssicherung. Hat eine Abteilung noch keine Erfahrungen in diesem Bereich, übernimmt das CoE sämtliche Aufgaben, um die Teams zum Erfolg zu führen. Eine wichtige Leistung des CoE ist außerdem die Priorisierung der Prozesse für den Einsatz von Celonis – dabei werden Faktoren wie Einsparpotenziale, Sicherheit oder die Möglichkeit der Anbindung an die IT abgewogen.
Entscheider setzen auf Process Mining
Prozessschwachstellen beeinträchtigen still und leise die Leistung in und von Unternehmen. Execution Management liefert die Analysen und die Intelligenz, um zu verstehen, was behoben werden muss und welche Maßnahmen wann zu ergreifen sind. Welche Möglichkeiten dies eröffnet, erkennen immer mehr Unternehmen: 61 Prozent der in der Forrester-Studie befragten Entscheider stufen Process Mining als wichtigste Technologie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen ein und planen, diese in den nächsten 12 Monaten einzusetzen oder zu evaluieren.
Der Autor:
Bastian Nominacher, ist Co-CEO und Mitgründer von Celonis, dem Marktführer für Execution Management. Das Celonis Execution Management System (EMS) baut auf der Process-Mining-Technologie des Unternehmens auf und ermöglicht Organisationen weltweit nicht nur Prozessineffizienzen zu entdecken, sondern diese auch zu beheben. Celonis hat Tausende von Kunden, Hauptsitze in München und New York und verfügt weltweit über 20 Niederlassungen.