Die REWE Group, das Handels- und Touristikunternehmen, ist führend in der Digitalisierung und hierzulande einer der Vorreiter bei der Einführung von SAP S/4HANA. Große Digitalisierungspotenziale wurden innerhalb des Unternehmens auch im Bereich der Finanz- und Buchhaltungssysteme erkannt. Erfahren Sie, vor welchen Herausforderungen die REWE Group stand, welche strategischen und organisatorischen Maßnahmen das Unternehmen zur Steuerung der Transformation im Bereich Finance und Accounting entwickelt hat und welche zentrale Rolle die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei spielen.

ERP-Einführung mit Fokus auf Standardisierung und Harmonisierung

Der Anteil an Technologie nimmt zu – aber dennoch bleibt der Handel der Zukunft ein People´s Business: Menschen steuern, beraten und betreuen. Technologie unterstützt, vereinfacht, ermöglicht. Die digitale Transformation erfordert somit auch einen Kulturwandel innerhalb der Organisation. Das Ziel ist es, durch den Einsatz modernster Technologien im Finanzwesen präzise und nachvollziehbare Daten zu gewährleisten und dabei Mensch-Maschine-Interaktionen zu minimieren, um höchste Effizienz zu erreichen.

Die REWE Group setzt daher im Bereich Purchase-to-Pay (P2P) Accounting auf Standardisierung mit minimalen Abweichungen vom SAP-Standard und vermeidet spezifische Entwicklungen. Durch die Harmonisierung werden einheitliche Prozesse in einer gemeinsamen Systemlandschaft etabliert, wobei die Organisation konsequent dem Prozess folgt.

Um diese Ziele zu erreichen, hat die REWE Group drei wesentliche Säulen in ihrer Organisation implementiert:
› standardisierte Software,
› fachliche Kompetenz zu notwendigen Abweichungen und
› Gremien, um diese Entscheidungen treffen und tragen zu können.

Regulatorische Anforderungen als weitere Herausforderung

Die Zahl der gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen nimmt stetig zu und beeinflusst maßgeblich den P2P-Prozess. Dazu gehören unter anderem E-Rechnung (2014/55/EU), Nachhaltigkeitsreporting (CSRD), Meldepflichten und das Mehrwertsteuer-Digitalpaket.

Mit der steigenden Anzahl an Vorschriften wächst auch der Druck, diese schnell und effizient umzusetzen. Unternehmen müssen daher flexible, aber standardisierte Lösungen entwickeln, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Der Mensch im digitalen Zeitalter

Die Möglichkeit der Neugestaltung von Prozessen, die durch aktuelle Rahmenbedingungen beeinflusst werden, erfordert eine innovative Herangehensweise. Es ist entscheidend, Prozesse vom gewünschten Ergebnis her neu zu definieren, anstatt sich auf detailliert abgestimmte Abläufe zu konzentrieren. Dabei geht es vor allem darum, die Rollen der Mitarbeitenden im Unternehmen zu verstehen und die vorhandenen Technologien optimal zu nutzen, um diese Funktionen zu unterstützen. Für den P2P-Accounting-Prozess bedeutet das beispielsweise neben Rechnungseingang und Zahlung auch die Berichtsprozesse integriert zu betrachten. Eine zentrale IT-Anforderung ist, die benötigten Daten so früh wie möglich in digitaler Form bereitzustellen.

Wandel braucht Menschen

Entscheidend für den Erfolg der Transformation sind befähigte Mitarbeitende und Führungskräfte, die Veränderungen erkennen, transparent entscheiden und umsetzen. Neugier, Zuversicht und Vertrauen sind dabei essenziell, ebenso wie eine stabile Steuerung von Diversität und kreative Neugestaltung. Die REWE Group hat erkannt, dass der Kulturwandel ebenso wichtig ist wie die technologische Umstellung – nur so konnte die digitale Transformation nachhaltig gelingen.

Leitplanken in der Organisation

Wir standen vor der Herausforderung, die Teamgröße und die unterschiedlichen Lösungsansätze entlang der Rollout-Zeitleiste zu organisieren. Zu diesem Zweck haben wir die folgenden Maßnahmen ergriffen:

1. Einrichtung von Entscheidungsgremien:
   Diese Gremien wurden verbindlich und regelmäßig eingerichtet und sind als dauerhaftes Instrument in die Linienorganisation übernommen worden.
2. Erarbeitung von Entscheidungsoptionen und Empfehlungen in den Teams:
   In interdisziplinären Teams aus Fachbereichen und IT werden Entscheidungsoptionen erarbeitet und präsentiert. Diese Teams wägen die Lösungsansätze unter Berücksichtigung knapper Ressourcen und Anforderungen an Richtigkeit und Vollständigkeit ab.
3. Aufbau einer Prozessorganisation:
   Die REWE Group hat eine Prozessorganisation aufgebaut, die sowohl die Expertise der Fachbereiche als auch ein Verständnis der technischen Möglichkeiten und Grenzen der IT erfordert. Die Prozessorganisation hat die Verantwortung und den Freiraum, neue Prozesse zu entwickeln, während die operativen Bereiche das Tagesgeschäft effizient abwickeln.

Die Rolle der zentralen Prozessorganisation der REWE Group

Die Prozessorganisation Finance+ Enablement der REWE Group arbeitet eng mit den operativen Bereichen und der IT zusammen, um Umsetzungsanforderungen zu definieren, zu priorisieren und Abhängigkeiten zu adressieren. Gemeinsam mit den IT-Einheiten werden Umsetzungsoptionen auf Basis der Standard Tools diskutiert und entschieden. Daraus resultiert ein Arbeitsprozess, der auch die Ablauforganisation prägt.

Die Koordination, Moderation und Operationalisierung dieser Prozesse sind eine neue Herausforderung, die stabile, transparente Rahmenbedingungen und die Bereitschaft zur gemeinsamen Weiterentwicklung erfordert. Nach Jahren der Transformation ist die permanente Anpassung Teil unserer Unternehmenskultur.

Fazit

Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert, dass die betroffenen Geschäftsbereiche eine zentrale Rolle und Verantwortung im Projekt einnehmen. Entscheidend ist zudem ein Kulturwandel, der neue Denkweisen und innovative Lösungen fördert. Nicht die Technologie allein macht den Unterschied, sondern die Menschen, die sie nutzen. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Fähigkeiten zu entwickeln und eine Kultur des Wandels zu etablieren. Digitalisierung im P2P-Accounting-Prozess ist daher kein reines IT-Projekt, sondern ein umfassender Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft.