Globale Unternehmen haben mit einer Reihe von Herausforderungen zu kämpfen, die durch die Pandemie nur noch schwieriger geworden sind. Um die Geschäftskontinuität heute sowie in Zukunft gewährleisten zu können, müssen Unternehmen das regulatorische Umfeld in verschiedenen Regionen bewältigen, ihre Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlen und für eine höhere Transparenz von Entgeltdaten sorgen, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

Die Pandemie hat jetzt die bestehenden Herausforderungen verstärkt und neue geschaffen. Mit der raschen Umstellung der Belegschaften auf andere Arbeitsmodelle mussten die Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter korrekt, pünktlich und gemäß den sich ändernden lokalen oder regionalen Vorschriften bezahlt wurden. Die Unternehmen waren darauf vor Covid-19 nicht ausreichend vorbereitet: Nur 39 Prozent verwendeten cloudbasierte Technologien für Payroll-Funktionen.
Zudem hat sich die regulatorische Situation in verschiedenen Regionen geändert, was die  Einhaltung von Vorschriften für Unternehmen erschwert. Im Zuge der Pandemie bewerten  Unternehmen weltweit ihren Ansatz bei der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung neu und erwägen, von veralteten Prozessen und Systemen abzurücken.

Effizienz leidet, Kosten nehmen zu

Zahlreiche Unternehmen führen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für jedes Land getrennt und lokal durch. Dieser Ansatz führt zu einer fragmentierten Payroll-Umgebung mit mehreren Technologien, unterschiedlichen Anbietern und Teams, die ganz verschiedene Dienstleistungen und Prozesse in unterschiedlichen Ländern bereitstellen.
Aufgrund mangelnder Standardisierung leidet die Effizienz, und die Kosten nehmen zu.  Führungskräfte können wichtige Kennzahlen nur noch schwer verstehen und vergleichen. Durch die nachlassende Transparenz dieser Vorgänge steigt die Gefahr, dass externe regulatorische Anforderungen sowie interne Richtlinien nicht mehr eingehalten werden. Die Compliance mit den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen ist schwer einzuhalten.
Mit einem globalen Payroll-Prozess können Firmen allgemeine Vorgänge auf globaler Ebene  standardisieren und zentralisieren. Gleichzeitig bleiben sie flexibel genug, um länderspezifische Anforderungen auf lokaler Ebene zu erfüllen.

Vorteile einer globalen Payroll-Strategie

In der Regel bietet eine globale Payroll-Strategie Unternehmen folgende Vorteile:
Abrechnung und Zeiterfassung in einem einzigen System: Die Zusammenführung bietet Arbeitergebern eine einheitliche Datenquelle und verbessert die Abrechnungsgenauigkeit. Wenn Payroll-Teams in Echtzeit sowohl Entgeltdaten als auch die Bestätigung der geleisteten Arbeitsstunden erhalten, müssen sie weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern aus der Batch-Verarbeitung verbringen, und sie können die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort korrekt und pünktlich bezahlen.
Dank mobiler Self-Service-Technologie können Mitarbeiter einfacher auf ihre aktuellen und vergangenen Gehaltsabrechnungen zugreifen und behalten ihre persönlichen Finanzen besser im Blick. Das wiederum zeigt, wie sehr ein Unternehmen auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter eingeht. Die Konsequenz: eine höhere Mitarbeiterbindung und mehr Motivation.
Geringeres Risiko: Eine einheitliche Lösung für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung kann helfen, über die sich ändernde Gesetzgebung informiert zu bleiben und kostspielige Strafen zu vermeiden. Arbeitergeber können die Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen überprüfen und berichtigen, sodass die Mitarbeiter stets den für ihre Region korrekten Betrag erhalten.
Darüber hinaus kann eine einheitliche Lösung dazu beitragen, die Abhängigkeit von schwer verständlichen, spezifischen Prozessen auf Landesebene zu verringern. Mit einer einheitlichen Plattform für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es Unternehmen beispielsweise möglich, globale Audits durchzuführen, mit denen Administratoren Probleme proaktiv ermitteln und lösen können.
Höhere Effizienz und bessere Kostenkontrolle: Eine globale Payroll-Strategie unterstützt Unternehmen dabei, kostenintensive Anpassungen zu vermeiden, Schnittstellen und Anbieter zu konsolidieren sowie Größenvorteile zu nutzen und somit die Gesamtkosten zu senken.
Bessere Berichterstattung: Die Benchmarking-Umfrage zum Thema Payroll von Deloitte hat ergeben, dass viele Unternehmen über ein besseres Verständnis für ganzheitliche Abläufe erlangen wollen. Eine einheitliche Plattform für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Unternehmen konsolidierte Berichte liefern, die Einblicke auf lokaler, regionaler und globaler Ebene ermöglicht. Führungskräfte können wichtige Kennzahlen, wie die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Lohn-und Gehaltsabrechnung global oder nach Land oder Region erfassen und verfolgen. Diese Daten wiederum können als Grundlage für wesentliche Entscheidungen in Bezug auf die Lohnbuchhaltung, die Zusammensetzung der Belegschaft usw. dienen.
Optimierte Mitarbeitererfahrung: Bereits vor der Pandemie sahen Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung zunehmend als integralen Bestandteil des Gesamtangebots für ihre Mitarbeiter. Mit einer einheitlichen Plattform für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung können Innovationen bei Self-Service, Mobilität, Helpdesk-Support usw. Mitarbeiter in allen Ländern einfacher erreichen.

Fazit

In dieser neuen Realität benötigen Unternehmen eine flexiblere und vor allem globale Payroll-Lösung, damit sie intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen können. Führende globale Unternehmen wenden sich an zuverlässigere globale Partner mit innovativen Technologien, die ihnen helfen, sich an die wachsende Zahl komplexer Vorgänge, den Ressourcenmangel und die sich ständig ändernden Bestimmungen anzupassen.

 

Der Autor: Dr. Carsten Busch, Regional Sales Director Europe bei Ceridian, entwickelte zwei Startups  und war einer der Gründer von ExecuTRACK, das nach fünf Jahren rasanten Wachstums 2006 an StepStone verkauft wurde. Als Vorstandsmitglied der 22CONNECT AG unterstützte er das  Führungsteam, um einer der innovativsten Herausforderer auf dem SaaS-Rekrutierungsmarkt zu werden.
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