In einer immer komplexeren und von Disruptionen geprägten Geschäftswelt müssen sich Unternehmen davon verabschieden, alle Herausforderungen selbst zu lösen. Professional Managed Services eröffnen ihnen die Möglichkeit, schnell auf neue Marktbedingungen zu reagieren, Resilienz aufzubauen, Kosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Voraussetzung: die richtigen Geschäftsbereiche identifizieren und Prozesse konsequent Ende-zu-Ende auslagern.

Von der Digitalisierung bis zur nachhaltigen Transformation: Unternehmen müssen in einer zunehmend komplexen Welt navigieren, um erfolgreich und resilient zu bleiben. Die einzige Konstante in diesem dynamischen Umfeld: die Veränderung. Disruptive Einschnitte wie die Covid-Pandemie oder der Krieg in der Ukraine werden zum Alltag und fordern von Entscheidern immer mehr Aufmerksamkeit. Weil diese aber auch zu 100 Prozent für das Kerngeschäft benötigt wird, kommt es vermehrt zu Überlastungen. Defizite und Fehlentwicklungen in wichtigen Bereichen wie der Digitalisierung verschärfen diese Problematik weiter.
Im aktuellen Krisengemenge macht dabei vor allem der Fachkräftemangel vielen Unternehmen zu schaffen. Egal, ob im Management, in den Fachbereichen oder auch in Fertigung, Logistik und Wartung – es fehlt überall an Personal, um fachspezifische Aufgaben zu bewältigen. Das führt neben einer Überlastung der bestehenden Belegschaft dazu, dass notwendige Investitionen  in Humankapital und neue Themen- und Technologiefelder nicht vorgenommen werden (können), worunter wiederum Innovationskraft und Transformationsfähigkeit leiden. Unbesetzte Stellen ziehen somit in der Gesamtbetrachtung weitaus größere Probleme nach sich als nur fehlende Kapazitäten für bestehende und neue Aufträge – vielmehr steht die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen auf dem Spiel.

Fehlende Digitalisierung, zunehmende Regulierung

In immer mehr Unternehmen machen sich auch die über Jahre angesammelten Digitalisierungsdefizite bemerkbar: Oft sind Prozesse nicht standardisiert und manuell getätigt und gesteuert, so dass eine effiziente Automatisierung wiederkehrender Abläufe bereits an den Grundlagen scheitert. Viele Unternehmen leben mit gewachsenen, heterogenen IT-Landschaften, welche oftmals anfällig in der Wartung und für Cyberrisiken sind und somit kostenintensiv in der Pflege. Dies bindet in vielen Organisationen (IT-)Ressourcen, welche man gut bei der Weiterentwicklung von Produkten und unternehmensdifferenzierenden Kernprozessen einsetzen könnte.
Auch das dynamische Regulierungsumfeld fordert immer mehr Aufmerksamkeit von Führungskräften. Allein die neuen ESG-Gesetze wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder die EU-Taxonomie sind komplex genug, um Führungsetagen für Monate zu beschäftigen.
Hinzu kommen immer strengere Anforderungen an die Compliance sowie die Sicherheit der IT- und operativen Systeme (OT). Damit geht ein bürokratischer, juristischer und kostenintensiver Aufwand einher, dem vor allem mittelständische Unternehmen kaum noch gewachsen sind.
All diese Herausforderungen gilt es vor dem Hintergrund eines massiven Kosten- und Innovationdrucks zu meistern. Denn während Inflation, hohe Materialkosten und steigende Zinsen hierzulande die Rahmenbedingungen erschweren, verschaffen sich China oder zuletzt auch die USA mit dem Inflation-Reduction-Act spürbare Wettbewerbsvorteile.

Prozessketten ganzheitlich oder modular auslagern

Weil das komplexe Geschäftsumfeld immer speziellere Fähigkeiten und Kenntnisse erfordert, müssen sich Führungskräfte von der Idee verabschieden, alle Prozesse im Unternehmen zu steuern. In gewissen Bereichen sind wir das längst gewohnt: Egal, ob es um komplexe Steuerfragen, juristische Beurteilungen oder neue IT-Lösungen geht – externe Unterstützung gehört in diesen Bereichen dazu.
Die aufgezählten Herausforderungen wie Arbeitskräftemangel, notwendige Investitionen in Technologie, steigende Anforderungen an die Compliance oder die Notwendigkeit zur digitalen Transformation bieten eine gute Gelegenheit, solche Prozesse, welche nicht markendefinierend sind und keine Möglichkeit bieten, sich vom Wettbewerb zu differenzieren, an Professional Managed Service Provider auszulagern. Dies kann modular erfolgen oder auch über ganze Prozessketten Ende-zu-Ende.
Je nach Ausprägung und Integration bringen Professional Managed Services entscheidende Vorteile mit sich. Nicht zuletzt können sie die laufenden Kosten erheblich reduzieren. Wie das in der Praxis aussehen kann, schildert Claus von Riegen (SAP) in einem Beitrag über die End-to-End-Auslagerung und Optimierung des gesamten Reisekostenabrechnungsprozesses.
In der Regel verfügen Dienstleister über einen deutlich höheren Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad und offerieren die neueste Technologie wie zum Beispiel ChatGPT  und/oder RPA. Der Effekt: Unternehmen lagern ihre Prozessketten nicht einfach nur von A nach B aus, sondern erschließen wertvolles Optimierungspotenzial – und reduzieren dadurch Kosten. Das Prozess-Redesign obliegt dem Professional-Managed-Service-Anbieter, so dass Unternehmen ihre Prozesse neu denken und vorhandene Silos aufbrechen können. Sie profitieren von Infrastrukturen, Funktionalitäten und Skaleneffekten, für die sie normalerweise erst umfangreich investieren müssten. Die dadurch eingesparten Kapazitäten und Finanzmittel können so wiederum dem Kerngeschäft zugutekommen. Last, but definitely not least, ist die Einhaltung der Compliance einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Managed-Service-Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Ein Beispiel

Viele Unternehmen müssen ab diesem Jahr im Zuge des Hinweisgeberschutzgesetzes neue Anforderungen erfüllen. Das Gesetz sieht vor, dass Hinweisgeber angemessen vor Benachteiligungen durch ihren Arbeitgeber oder andere Dritte geschützt werden. Das soll sie ermutigen, Missstände und Gesetzesverstöße aufzudecken und zu melden, ohne sich vor negativen Konsequenzen fürchten zu müssen.
Für Unternehmen geht damit ein hoher Mehraufwand einher: Sie müssen Hinweisgebersysteme implementieren, regelkonform betreiben, Vertraulichkeit und Anonymität gewährleisten, eingehende Hinweise dokumentieren und Mitarbeitende schulen. Unternehmen, die den Hinweisgeberschutz samt Betrieb der erforderlichen Systeme an einen Managed-Services-Dienstleister auslagern, sind daher klar im Vorteil. Sie kommen dem Gesetz vollumfänglich nach, erfüllen sämtliche Compliance-Vorgaben und profitieren von der Expertise sowie dem technologischen Vorsprung ihres Partners. Statt der hohen initialen Investitionen in eigene Systeme zahlen sie lediglich eine Servicegebühr.
Ein einfaches Prinzip, das Führungskräfte auf sämtliche Unternehmensbereiche anwenden können: von Controlling und Buchhaltung über Beschaffung, Transaktionsmanagement oder Payroll-Abwicklung bis zu Recruiting und Cybersecurity – den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Ein weiteres, anschauliches Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Professional Managed Services zeigt Herr Dr. Christof Ernst von Bosch am Beispiel der Grundsteuererklärung.

Alle Services aus einer Hand

Als fachlich breit aufgestellte sowie global agierende Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft bringen wir bei PwC alles dafür mit, um Unternehmen mit umfangreichen  Professional Managed Services bei der Ausgliederung und Optimierung von Prozesslandschaften zu unterstützen. Wie am Beispiel des Hinweisgeberschutzgesetzes aufgezeigt, treffen unsere führenden Kompetenzen in den Bereichen der Rechtsberatung und Regulierung dabei auf die fundierten Technologie- und Branchenkenntnisse unserer Berater. Für unsere Kunden hat das einen entscheidenden Vorteil: Sie bekommen alles aus einer Hand. Dieser Ende-zu-Ende-Ansatz hat gerade für Managed Services eine hohe Bedeutung, führen intransparente Dienstleister-Flickenteppiche doch schnell zum Gegenteil der eigentlich gewünschten Effekte.
Der zweite zentrale Erfolgsfaktor unserer Professional Managed Services: enge Partnerschaften mit führenden Technologieunternehmen. So können wir passgenaue Services mit einem hohen Optimierungsgrad anbieten. Egal ob Digitalisierung, Automatisierung oder Modernisierung – wir setzen durchgängig im Ecosystem mit unseren Alliances-Partnern auf State-of-the-Art-Software und flexibel skalierbare IT-Infrastrukturen, um unseren Kunden das bestmögliche Ergebnis zu bieten. Wir führen neue Prozesse nicht nur ein, sondern überprüfen sie konstant auf Verbesserungsmöglichkeiten unter dem Einsatz neuester Technologien; Hand in Hand mit dem Kunden. Transformation ist kein endliches Projekt, sondern eine kontinuierliche Reise.
Im Zuge unserer Zusammenarbeit übernehmen wir nicht nur den Betrieb und die Optimierung ganzheitlicher Prozesslandschaften, sondern tragen auch die entsprechenden Risiken mit. Denn für uns steht Teamwork auf Augenhöhe im Kern jeder Partnerschaft. Langfristige Ziele gehen wir daher genauso gemeinsam an wie Innovationsprogramme für die Prozessoptimierung. Und wenn es irgendwo akut brennt, können unsere Experten auch kurzfristig einspringen und Prozesse nach dem Plug-and-Play-Prinzip übernehmen. Für uns ist dabei entscheidend, dass unsere Partner den notwendigen Freiraum gewinnen, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und das Wachstum voranzutreiben. Wie das in der direkten Zusammenarbeit mit PwC konkret aussieht, schildert Jens Bartholomäus von dem führenden Energieunternehmen LEAG anhand von Professional Managed Services im IT-Bereich.

Zentraler Baustein für zukunftsfähige Geschäftsstrategien

Professionelle Managed Services werden im Hinblick auf die wachsende Komplexität der Geschäftswelt weiter an Bedeutung gewinnen. Ein disruptives Marktumfeld, zunehmende Regularien, Kostendruck sowie Fachkräftemangel führen dazu, dass Unternehmen verstärkt Prozesse auslagern müssen, welche nicht den Markenkern stärken. Dies hilft auch, das Kerngeschäft nicht aus den Augen zu verlieren. Eine Entwicklung, die in den nächsten Jahren vor allem durch den gesamten ESG-Komplex maßgeblich angetrieben werden dürfte. Denn nicht  nur der Gesetzgeber verschärft seine Anforderungen mit Blick auf die europäischen Klimaziele immer wieder aufs Neue – auch die Erwartungen von Stakeholdern, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern verändern sich.
Das dafür erforderliche Digitalisierungstempo können viele Unternehmen schlichtweg nicht leisten – auch, weil sie die dafür erforderlichen Investitionen oft dringend an anderer Stelle benötigen. Unternehmen drohen in diesem Zusammenwirken unterschiedlicher Kräfte, sich zu sehr mit sich selbst zu beschäftigen. Die Folgen: Das Kerngeschäft gerät aus dem strategischen Fokus und die Kundenbedürfnisse rücken in den Hintergrund. Statt Wachstum gibt es Stagnation. Unvorhersehbare Ereignisse wie die Covid-Pandemie haben dann nachweislich das Potenzial, ganze Wertschöpfungsketten lahmzulegen. Professional Managed Services können in den richtigen Bereichen dabei helfen, die notwendige Resilienz aufzubauen, um gestärkt aus disruptiven Entwicklungen hervorzugehen.
Dafür braucht es aber ein Umdenken unter Führungskräften: Weg von der Idee, alles im Alleingang stemmen zu können – hin zu der Vorstellung, Herausforderungen mit starken Partnern gemeinsam in einem wirtschaftlichen Ökosystem (“Business Ecosystem”) anzugehen. Professionelle Managed Services werden damit zu einem zentralen Baustein für zukunftsfähige Geschäfts- und Unternehmensstrategien.

 

 

Mehr erfahren unter: pwc.de/professional-managed-services

 

 

 

Der Autor:

Dr. Ulrich Störk, Herausgeber dieses Specials, leitet seit dem ersten Juli 2022 auf EMEA-Ebene das Impact Center für Allianzen bei PwC Deutschland. Zusätzlich verantwortet er in Deutschland den Wachstumsbereich Managed Services. Der promovierte Ökonom, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ist seit 1994 in der Organisation tätig. Von 2018 bis 2022 hat Störk als Sprecher der Geschäftsführung mit einem Fokus auf Digitalisierung, Allianzen und den Aufbau von Ökosystemen das Wachstum von PwC Deutschland in allen Bereichen sehr erfolgreich beschleunigt.