Digitale Beschaffung funktioniert am besten auf Basis persönlicher Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten. Diese Beziehungen bleiben unabdingbare Voraussetzung für effiziente Prozesse – auch und gerade im Industrie 4.0-Umfeld. Die Plattform Wucato schafft in diesem Sinne mehr Kundennähe.

Traditionelle Einkaufsprozesse basieren auf gewachsenen Beziehungen, verhandelten Verträgen und oft auch auf langfristigen Partnerschaften. Ändert sich das mit der Einführung digitaler Beschaffungsstrukturen? Nein, sagt eine Studie der IFH Köln: Inzwischen werden 24 Prozent der Gesamtumsätze im B2B-Markt digital abgewickelt. Das entspricht in Summe 1,3 Billionen Euro bei einem jährlichen Wachstum von durchschnittlich sechs Prozent. Fast drei Viertel des geschäftlichen E-Commerce laufen bereits über EDI, am schnellsten wächst der Absatz über Onlineshops und Marktplätze. Und nach wie vor finden sich laut der IFH-Studie auch in der digitalen B2B-Beschaffung zahlreiche individuelle Preisvereinbarungen, Rabattierungen, Abnahmemengen, Lieferbedingungen oder Rahmenverträge. Digitale Plattformen lösen bestehende Verträge also nicht ab, sondern integrieren sie im besten Fall.

Je größer der Betrieb, desto digitaler

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, zumal konventionelle Beschaffung unbestreitbare Vorteile bietet. Persönliche Kundenbeziehungen bringen Ruhe und Sicherheit in die Einkaufsprozesse. Allerdings sind sie in den wenigsten Fällen auf Effizienz getrimmt. Darüber hinaus scheuen viele Manager den Aufwand bzw. die Risiken einer Umstellung.

Die Vorteile von Einkaufsplattformen und Shops sind aber gerade für C-Teile derart überzeugend – sprich wirtschaftlich und transparent –, dass ergebnisorientierten Unternehmen langfristig keine Wahl bleibt. Die Frage ist nicht ob, sondern wann und wie der Systemwechsel stattfinden soll.

Dabei müssen zwei Kardinalfehler vermieden werden: erstens die vorhandenen Strukturen eins zu eins zu digitalisieren. „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie hinterher einen scheiß digitalen Prozess“ – sagte dazu ebenso drastisch wie deutlich Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG. Genauso hinderlich ist aber auch ein abrupter Neubeginn mit einer völlig neuen Beschaffungsarchitektur, wie sie standardisierte Out-of-the-Box-Lösungen versprechen. Die Folgen eines solchen Kahlschlages sind in den allermeisten Fällen kontraproduktiv. Von null anzufangen ähnelt weniger einer Strategie als einem Offenbarungseid. Es gilt vielmehr, das Beste aus beiden Welten zu kombinieren. Und zwar für jedes Unternehmen individuell. Denn jede Organisation tickt anders, besitzt eigene Prozesse, Ziele und Wünsche.

Skalieren und integrieren

Voraussetzung für eine flexible digitale Beschaffungsstrategie ist eine skalierbare Plattform-Lösung, die alle Wünsche, Ziele, Erfahrungen und nicht zuletzt auch die bestehenden Lieferanten und verhandelten Preisabschlüsse eines Unternehmens integrieren kann. Um den Erfolg eines Change-Projektes zu gewährleisten, unterstützt Wucato deshalb die individuelle Einrichtung der Plattform, damit sie unterschiedlichste Anforderungen abdecken kann.

Ansicht des Wucato Marktplatzes mit intuitiver Darstellung der Kategorien

In Zeiten übergreifender digitaler Prozessketten muss die Plattform darüber hinaus bestehende IT-Infrastrukturen wie die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen, aber auch alle Bedarfsermittlungs-, Entscheidungs-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse integrieren. Das erfordert ein strategisches Vorgehen von der Planung, über den Piloten bis hin zur Realisierung und langfristig auch über die gesamte Betriebsphase hinweg.

Bei Wucato steht während der gesamten Projektdauer ein fester Ansprechpartner für die Implementierung der Plattform zur Verfügung. Er berät beispielsweise darüber, welche Prozesse automatisiert und welche individuell angepasst werden sollten. Auf Wunsch kann diese Beratungsleistung nach der Inbetriebnahme für die kontinuierliche Weiterentwicklung fortgesetzt werden. Persönlicher Service und Kundennähe sind elementarer Bestandteil der Wucato-Philosophie.

Individualisierung ist Standard

Die Plattform bietet sowohl einen kundenspezifischen Marktplatz als auch einen Shop. Der Unterschied: Im Shop tummeln sich viele verschiedene Lieferanten mit ihren Produkten und Wucato ist Händler – klassischer E-Commerce eben. Der Marktplatz dagegen bildet die bisherigen Einkaufsstrukturen inklusive aller relevanten Vereinbarungen, Verträge und Sonderkonditionen zwischen Kunde und Lieferant ab. Wucato-Kunden können auf Wunsch ganz auf einen individuellen Marktplatz mit fixer Lieferanten- und Sortimentsauswahl setzen – dann regeln die jeweiligen Vorgaben und implementierten Prozesse die Beschaffung. Oder sie können dem Einkäufer, also dem Endanwender, mit einem offenen Marktplatz größere Freiheiten und Flexibilität in der Produktauswahl eröffnen. Natürlich sind auch Mischformen mit exakt definierten Parametern möglich; zum Beispiel nur für eine bestimmte Auswahl an Lieferanten Rahmenverträge abschließen.

Der erste Schritt legt die Richtung fest

Macht eine solche Beschaffungsplattform den Einkäufer überflüssig? Ganz im Gegenteil. Es entlastet ihn vielmehr von unproduktiven Standardaufgaben wie Kontrollieren, Zusammenführen, Vergleichen. Die Plattform nimmt ihm alles ab, wofür keine menschliche Intelligenz notwendig ist. Sie bietet darüber hinaus alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick und damit mehr Transparenz für das Controlling.

Damit geben leistungsfähige Online-Plattformen dem Beschaffungsmanagement die Freiheit, sich auf produktive Kernaufgaben zu konzentrieren. Zum Beispiel auf Lieferantengespräche auf Basis harter Fakten – oder auch auf die Entwicklung zukünftiger Beschaffungsprozesse. Denn so langsam wie heute wird Digitalisierung nie mehr sein.

Der Autor:  Heiko Onnen ist seit September 2018 Geschäftsf ührer bei der WUCATO Marketplace GmbH und bringt  gemeinsam mit seinem 20-köpfigen Team Kunden aus Industrie und Handwerk die Einkaufs- und Prozessoptimierungen der Beschaffungsplattform näher. Seit über 19 Jahren hat er unterschiedliche Stationen in der Würth-Gruppe durchlaufen, zuletzt war er als Vice President Sales, Marketing & eCommerce insbesondere für den Aufbau des E-Commerce-Geschäfts und die digitale Transformation der Würth-Auslandsgesellschaft in China verantwortlich.