Die richtigen Daten zur richtigen Zeit – darauf kommt es bei einem digitalen Reporting an

Im Zeitalter der Digitalisierung werden aktuell unter einer Vielzahl von Begriffen ­Lösungen für eine systematische, datengetriebene und moderne Steuerung von Unternehmen an­gepriesen. Worauf man beim Aufbau eines Systems für aussagekräftige Unternehmens­berichte achten sollte, bleibt Analysten und Entscheidern oft unklar. Die Beiträge dieses Specials liefern hier eine Hilfsstellung für die Praxis, um ein digitales Reporting aufzubauen.  

Trotz der zunehmenden Digitalisierung von Prozes­sen und der nahezu unbegrenzten Verfügbarkeit von Daten ist die Erstellung verlässlicher und aus-sagekräftiger Unternehmensberichte heute noch geprägt von manueller Arbeit, unzuverlässigen Ergebnissen sowie einer langen Bearbeitungsdauer. Ferner entspricht die Form der internen Berichterstattung mittels Text und Tabellen häufig nicht mehr den aktuellen Anforderungen an eine übersichtliche und moderne Darstellung. Analysten im Unternehmen sind verunsichert, da der Einsatz von „Business Intelligence“ und „Business Analytics“ zwar mittlerweile „state of the art“ sein soll, allein eine klare Abgrenzung zwischen diesen beiden Begriffen jedoch fehlt und die Unsicherheit damit noch steigt.

Abhilfe versprechen Berater mit ganzheitlichen Lösungen, die sich unter dem Begriff „digitales Reporting“ zusammenfassen lassen und die die zuvor genannten Aspekte aufgreifen. Doch was genau zeichnet ein solches digitales Reporting aus? Worauf ist bei dessen Aufbau zu achten?

Wertet man die aktuelle Literatur, die Internetseiten bekannter Experten sowie Berater aus und kombiniert dieses Wissen mit eigener langjähriger Erfahrung aus den Gesprächen mit Unternehmensvertretern, so lässt sich daraus zunächst ableiten, dass an ein digitales Reporting mindestens die fünf folgenden, zentrale Anforderungen gestellt werden – es sollte agil, effizient, umfassend, standardisiert und individuell sein (siehe Abbildung):

Anforderungen an ein digitales Reporting: agil, effizient, umfassend, standardisiert, individuell.

  • Das geforderte Reporting zeichnet sich durch Agilität aus, d.h. es lässt sich jederzeit an aktuelle Veränderungen anpassen und löst damit das starre und unflexible Standardreporting der Vergangenheit (Stichwort: One-Pager) ab.
  • Das Reporting muss effizient sein, indem insbesondere die Datenbeschaffung und -aufbereitung weitestgehend automatisiert erfolgt (bspw. mittels Robotic Process Automation). Lange Erstellungszeiten mit hohem manuellem Aufwand gehören damit der Vergangenheit an.
  • Das Reporting ist hinsichtlich der ­Adressaten und Inhalte umfassend um die jeweiligen Fragestellungen zu beantworten und trägt damit zu einem unternehmensweiten ­interaktiven Austausch von Daten zwischen den ­beteiligten Abteilungen bei.
  • Dieser Austausch und die vorangehende Bereitstellung von Informationen insgesamt müssen standardisiert sein, um ein einheitliches Reporting mit harmonisierten Key Performance Indikatoren (KPIs), Dimensionen und Einstellungen unabhängig von Personen und Abteilun­gen zu erreichen.
  • Gleichzeitig müssen die individuellen Bedürfnisse und Fragestellungen unterschiedlicher Adressaten bedient werden, damit richtige Entscheidungen getroffen werden können.

Dies klingt erstmal logisch und simpel in der Umsetzung. Der Teufel steckt jedoch im Detail:

Wie die Praxis zeigt, stellt bereits die Festlegung und effiziente Berechnung eines zuvor definierten konsistenten Sets aus KPIs häufig eine Heraus­forderung für die Unternehmen dar. Ein zentraler Punkt ist, dass sich die KPIs einerseits an dem betriebswirtschaftlichen Steuerungsbedarf und den Vorgaben der Adressaten ausrichten, andererseits an den im Unternehmen gelebten Prozessen und vorhandenen Strukturen orientieren müssen. Werden diese Aspekte vernachlässigt, entsteht ein Reportingsystem, das für die Adressaten unbrauchbar ist und entsprechend abgelehnt wird.

Die Identifikation und adressatenbezogene Festlegung der KPIs ist jedoch nur eine Stell­schraube. Da für die Berechnung Daten aus unterschiedlichen (IT-)Systemen und Quellen benötigt werden, kommt es bei der Verarbeitung häufig zu Problemen. Obwohl den Unternehmen große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten aus unterschiedlichen externen und internen Quellen zur Verfügung stehen, besteht die Herausforderung vor allem darin, die erforderlichen Daten vollständig, richtig und zeit-gerecht zur Verfügung zu haben, diese Daten effizient zu verarbeiten, Zusammenhänge zu erkennen und relevante Erkenntnisse abzuleiten.

Um hier erfolgreich zu sein, bedarf es eines Zusammenspiels geeigneter Technologie, eines effektiven und effizienten Vorgehens zur Datenbeschaffung und -aufbereitung, effizienter Prozesse sowie einer übergeordneten Organisation für den Aufbau, die Kontrolle und die Steuerung des Reportings an sich.

Der Autor: Dr. Dominique ­Hoffmann ist Partner bei Warth & Klein Grant Thornton und leitet den Bereich Digital Advisory. Er berät namhafte mittelständische Unternehmen sowie börsennotierte Gesellschaften schwerpunktmäßig zur Automatisierung und ­­Optimierung von Prozessen bspw. durch den Einsatz von Robotic Process Automation. Weiterhin berät er Unternehmen zur Einrichtung von ­modernen und innovativen Reportingsystemen.