Die Demokratisierung von Process Mining

Bereits vorhandene Prozessdaten bergen den Schlüssel zu bislang unerreichter „Operational Excellence“. Process Mining für jeden verfügbar zu machen bedeutet, die sofortige und einfache Nutzung dieser Zukunftstechnologie zu ermöglichen. Dazu braucht es Process-Mining-Lösungen, die sich schnell und flexibel in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren lassen.

Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre vorhandenen Prozessdaten zu nutzen, um die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen auf ein bisher unerreichtes Niveau der „Operational Excellence“ zu heben. Process Mining für jedermann bedeutet, die Nutzung dieser Zukunftstechnologie für jeden sofort und einfach möglich zu machen.

Dazu müssen Process-Mining-Lösungen schneller und flexibler in die bestehende Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden können.

Jedes Unternehmen verfügt heute über eine Fülle von Daten, die als Schlüsselressource genutzt werden könnten, um Geschäftsprozesse nachhaltig und effektiver zu verbessern.

Insellösungen als Hemmschuh

Doch zahlreiche Anwendungen oder Datensilos, als Datenbasis für „Insellösungen“, verzögern betriebliche Abläufe sowie Wertschöpfungs- und Prozessketten. Sie verhindern, dass wertvolle Informationen genutzt werden, weil die entscheidenden Personen nicht auf die benötigten Daten zugreifen können.

Insellösungen sind eigenständige technische Systeme, die nur innerhalb ihrer eigenen Grenzen und auf Basis eigener Standards funktionsfähig sind.

Werden sie im Unternehmen eingesetzt, muss mit diversen Anwendungen und Systemen gearbeitet werden. Der daraus resultierende Flickenteppich aus inkonsistenten Benutzeroberflächen und Software verursacht unter anderem:

  • ineffiziente Geschäftsprozesse,
  • Verschwendung von Ressourcen und Mehraufwand beim Verknüpfen der Systeme,
  • erhöhten Abstimmungsbedarf, der kollaboratives Arbeiten nahezu unmöglich macht,
  • hohe Betriebskosten,
  • Daten- und Prozessunsicherheiten.

Aufgrund dieser Komplikationen boomt der anhaltende Trend zu integrierten Systemen, LowCode- und No-Code-Apps und Microservices. Angetrieben von dieser Entwicklung und der Mission, Daten zu demokratisieren, haben sich Microsoft, SAP und Adobe in der Open Data Initiative zusammengeschlossen.

Mit dieser Allianz wollen die drei Softwareriesen die Voraussetzungen dafür schaffen, dass Unternehmen in Zukunft ihre Daten einfach kombinieren und verarbeiten können, um ihre Produktivität spürbar zu steigern.

Process Mining in Office 365

Für Office 365-Anwender macht es Sinn, diese leistungsstarke Allianz mit Process-Mining-Funktionen anzureichern, damit Unternehmen auf ihren bestehenden Investitionen aufbauen und schneller von der Investition in Process Mining profitieren können. Die unmittelbaren und langfristigen Effekte sprechen dabei für sich.

PAFnow erweitert Office 365 um moderne Process-Mining-Funktionen und ermöglicht direkte Verbesserungsmaßnahmen mit bereits vorhandenen Microsoft-Tools.

Auswirkung auf die Gesamtbetriebskosten (TCO)

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre TCO senken können, indem sie Process Mining in bestehende Infrastrukturen integrieren.

Erstens: Da die Infrastruktur bereits vorhanden ist, sind die Implementierungs- und Wartungskosten deutlich geringer. Alles, was benötigt wird, ist eine Lizenz für das Process-Mining-Tool, im Fall von Office 365 PAFnow.

Zweitens sind auch die indirekten Kosten wie Managementaufwand, Administration, Support, Schulungskosten oder Anwendungsentwicklung geringer, da die Mitarbeiter mit einer Oberfläche arbeiten, die sie bereits kennen.

Außerdem erfordert die Nutzung von Microsoft 365 und seinen analytischen Funktionen
keine Programmierkenntnisse und ermöglicht den Zugriff auf einen großen Pool von zusätzlichen KI-Fähigkeiten oder Visualisierungsmöglichkeiten, die bei Bedarf einfach zu PAFnow hinzugefügt werden können, anstatt sie, wie bei Insellösungen üblich, für zusätzliche Kosten programmieren und installieren zu lassen.

Auswirkung auf den Return on Investment (RoI)

Erstens: Der RoI von bestehenden Investitionen wird beschleunigt.

Process Mining bietet ergänzende Analysefähigkeiten, die eine bessere oder sogar optimale Nutzung bereits vorhandener Funktionalitäten (z.B. Integration in Microsoft Teams oder Automatisierung mit Power Automate) ermöglichen. Anstatt eine doppelte Investition in ein Tool zu tätigen, das zwar Process Mining und Business Intelligence (BI) kombiniert, aber keine Nutzung der bereits im Unternehmen vorhandenen Infrastruktur und Fähigkeiten ermöglicht, ist der bessere Weg, Process Mining als integrierte Lösung zu implementieren, die innerhalb der Office 365-Infrastruktur arbeitet.

In diese Kategorie fällt auch die unabhängige Skalierbarkeit der einzelnen Komponenten, da jede Komponente der Power Platform und des Process-Mining-Tools individuell nach Bedarf skaliert werden kann, ohne für Komponenten zu zahlen, die zu diesem Zeitpunkt nicht benötigt werden.

Zweitens: Die Investition in Process Mining zahlt sich schneller aus.

Die Integration in bestehende Systeme und eine vertraute Umgebung führt zu geringeren Implementierungskosten, weniger Schulungsaufwand und kürzeren Einarbeitungszeiten.

Zusätzlich eröffnet das Zusammenspiel zwischen einem eingebetteten Process-Mining-Tool wie PAFnow und der Microsoft Power Platform direkte Aktionen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse, kollaboratives Arbeiten und die Nutzung zahlreicher Datenkonnektoren, um erforderliche Daten in die Analyse einzubeziehen.

So erzielen Unternehmen schneller Ergebnisse mit weniger Aufwand und geringeren Kosten im Vergleich zu Insellösungen.

Der Autor: Tobias Rother ist Geschäftsführer der Process Analytics Factory (PAF) GmbH in Darmstadt. Das von ihm 2014 gegründete Unternehmen wurde 2017 mit dem BARC Start-Up Award für Analytics und Datenmanagement ausgezeichnet. Seit 2018 ist PAFnow in „Gartner’s Process Mining Market Guide“ gelistet.