Vergleichbar mit KI schafft IT Asset Management (ITAM) nur dann einen Mehrwert, wenn eine solide Datenbasis und -struktur vorhanden ist und kontinuierlich gepflegt wird. Fehlt diese, verpufft ein Großteil der Bemühungen als “sunk cost”. Um diese Datenbasis zu schaffen, bedarf es jedoch gut durchdachter Prozesse, die idealerweise möglichst automatisiert ablaufen. Interessanterweise bietet bereits der Automatisierungsprozess selbst einen erheblichen Mehrwert.

Wann ist Prozessautomatisierung sinnvoll?

Die Automatisierung von Prozessen ist besonders dann empfehlenswert und erfolgreich, wenn Prozesse standardisierbar sind und häufig wiederholt werden. Dabei werden die angestrebten Qualitäts- und Effizienzziele erreicht und schnelle Erfolge erzielt. Eine strukturierte, kategorisierte und definierte Automatisierung erhöht den Reifegrad und die Qualität des Prozessergebnisses. Oft werden Daten zunächst unstrukturiert erfasst, bevor eine Prozessautomatisierung erfolgt. Dies ist besonders bei IT Assets häufig der Fall, bei denen unvollständige Daten zu Problemen wie Lizenz-Compliance und fehlenden Optimierungen führen können, wodurch potenzielle Mehrwerte in verschiedenen Bereichen verloren gehen.

Aller Anfang ist schwer

Assets durchlaufen während ihres Lebenszyklus verschiedene Abteilungen und Verantwortlichkeiten in Unternehmen. Dies stellt eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren, insbesondere im Bereich Software & Cloud.

Es gibt verschiedene Ansätze zur Strukturierung von ITAM-Prozessen, u.a. ISO 19770. An dieser Stelle soll jedoch der Lebenszyklusansatz im Vordergrund stehen, da die verwendeten Werkzeuge und Verantwortlichkeiten in den meisten Fällen einer ähnlichen Logik folgen:

1. Analyse:
   Erfassung und Bearbeitung von Anfragen sowie Ableitung von Anforderungen.
2. Beschaffung:
   Datenpflege der erworbenen Nutzungsrechte, z.B. in Form von Verträgen und
   Rechnungen.
3. Messung:
   Überwachung der Nutzung und Optimierung des Ressourceneinsatzes einschließlich der Ressourcenplanung.

Bevor man überstürzt beginnt, sollte man sich über das Zielbild im Klaren sein. Gerade in einem interdisziplinären Umfeld erscheint die technische Lösung oft einfacher als die organisatorische Realität.

Phase 1: Bedürfniserfassung und Automatisierung

Die Kategorisierung von Produkten und Softwareherstellern ist entscheidend, um die Aktivitäten innerhalb einer Kategorie zu standardisieren. Ziel ist es, die Variabilität zu minimieren, z.B. indem Lizenzanforderungen ab einem bestimmten Volumen eliminiert werden.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die Integration des HR-Tools für Ein-, Um- und Austritte von Mitarbeitern. Über Profildefinitionen können Lizenzen bestimmten Anwendungsszenarien zugeordnet werden, inklusive Sicherheitsaspekten wie Identity Access Management. Die Automatisierung erfolgt über Regeln und Policies zur Abbildung von internen Wechseln und längeren Abwesenheiten. Fortgeschrittene Anwender können nutzungsbasierte Profile über Schlüsseltechnologien erstellen.

Ähnliche Optimierungen sind in der Cloud mit FinOps möglich. Hier werden Ressourcenkonfigurationen mit der Nutzung verglichen, um Einsparpotenziale zu identifizieren. Über Workflows werden Ressourceninhaber auf Optimierungsmöglichkeiten aufmerksam gemacht, die Umsetzung kann automatisch über Policies erfolgen, beispielweise das Abschalten von Ressourcen am Wochenende.

Phase 2: Datenerfassung für ITAM und SAM optimieren

Für ITAM und insbesondere Software Asset Management (SAM) müssen drei Arten von Daten erfasst werden: Nutzungsrechte, tatsächliche Nutzung und organisatorische Daten. Je nach eingesetzter Technologie ergeben sich unterschiedliche Szenarien für die Prozessautomatisierung.

Ein Beispiel sind dezentral erworbene Nutzungsrechte, also Bestellungen, die beispielsweise per Mail getätigt wurden, die prozessual und nicht technologisch gelöst werden müssen: Der Aufwand, Softwareprodukte in ERP-Systemen anzulegen, ist zu hoch, daher werden Einkäufe auf Herstellerebene erfasst. Dies führt dazu, dass die benötigten Produktinformationen nur in Freitextfeldern zur Verfügung stehen. Umgekehrt müssen Details zum Zeitpunkt des Einkaufs erfasst werden, um nachträglichen Rechercheaufwand zu vermeiden. Untersuchungen zeigen, dass der Aufwand in den Organisationseinheiten bis zu zehnmal höher ist als in der ausführenden IT-Abteilung. Ein standardisierter Erfassungs- und Bearbeitungsprozess
wäre hier von großem Vorteil.

Zur Unterstützung der Automatisierung werden Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) eingesetzt, um relevante Daten aus Verträgen und Rechnungen zu extrahieren, insbesondere wenn diese nur als PDF vorliegen. Enterprise Search erleichtert zudem das Auffinden von Dokumenten, wobei Technologien wie Copilot die Effizienz weiter steigern.

Phase 3: Asset Management und Optimierung

Die Erfassung von Nutzungsdaten für SaaS-Produkte erfordert oft manuellen Aufwand, insbesondere wenn die Hersteller keine APIs zur Verfügung stellen und die Metriken für Nutzung und Lizenzbedarf unklar sind. Daher ist es wichtig zu definieren, welche strukturierten Daten die Software liefern kann und wie diese automatisiert verarbeitet werden können, z.B. über „Loadtables“. Häufig ist die Flexibilität des Standard-SAM-Tools begrenzt, weshalb der Einsatz von BI-Tools und die Erstellung von Dashboards empfohlen wird. Über Schwellenwerte, Regeln und Benachrichtigungen können Workflow-basierte Maßnahmen ausgelöst werden.

Fazit

Prozessautomatisierung im ITAM-Umfeld bietet nicht nur die Möglichkeit, Kosten durch Effizienzsteigerung zu senken. Vielmehr zwingt die Automatisierung Organisationen dazu, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen, was den Reifegrad und die Datenqualität erhöht. Angesichts neuer technologischer Entwicklungen wie KI ist eine Priorisierung des Themas unerlässlich, um das volle Potenzial von ITAM auszuschöpfen und einen entscheidenden Mehrwert zu erzielen.

Die Autoren:
Oliver Berchtold ist verantwortlich für das Servicegeschäft in der DACH-Region und hat seit 2008 das Thema Software Asset Management für SoftwareOne aufgebaut. In seiner heutigen Rolle verantwortet er alle ITAM- und Technology-Practices-Bereiche.

 

 

 

Marc Hennemann ist Consultant bei SoftwareOne und leitet den Bereich Strategic Customer Advisory. In dieser Funktion unterstützt er ausgewählte Kunden bei der Wertschöpfung ihrer Technologieinvestitionen.