Die Unternehmensführung wird sich in den nächsten Jahren durch die Digitalisierung revolutionär verändern. Entscheidungen werden dynamisiert, Umsetzungen robotisiert, Ergebnisse und Ereignisse vorhergesehen. Eine wichtige Rolle spielt hierbei Process Mining: Diese Technologie erlaubt es, einen Großteil der dafür erforderlichen Informationen zu analysieren und Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Dabei sollte Process Mining nicht isoliert, sondern als Teil eines digitalen Managementsystems verstanden werden.

Die Entwicklung geht hin zu einem assistenzbasierten Managementsystem, das die kontinuierliche Geschäftsoptimierung im Arbeitsalltag ermöglicht. Führungskräfte werden als moderne Wissensmanager jede Sekunde durch digitale Assistenten unterstützt und können dadurch sehr effizient weltweit ihr Unternehmen auf dem richtigen Kurs halten. Ein solcher digitaler Begleiter kann beispielsweise den gesamten Logistikprozesse weltweit im Auge behalten, in Echtzeit analysieren und auf Probleme oder Auffälligkeiten hinweisen. Ebenso wird ein Benchmarking zwischen unterschiedlichen Varianten eines Lieferprozesses möglich. Schwachstellen des einen und Stärken des anderen Prozesses werden rasch aufgedeckt und Verbesserungen können zeitnah umgesetzt werden.

Ein assistenzbasiertes Managementsystem führt also zu erkennbar mehr Transparenz, zu schnelleren, fundierteren sowie risikoärmeren Entscheidungen und schließlich zu deutlichen Kostenersparnissen. Dabei ist es entscheidend, die vorhandenen Wissensressourcen effektiv und effizient zu managen. Einen wesentlichen Erfolgsfaktor bildet daher eine zielgerichtete digitale Wissenslogistik zwischen Menschen und Maschinen.

Die digitale Unternehmenslandkarte wird zum Führungsinstrument

Wie können wir uns diese Wissenslogistik vorstellen? Ganz selbstverständlich nutzen wir heute im Alltag digitale Landkarten wie Google Maps mit Live-Daten aller Anwender, um damit schnell und sicher das anvisierte Ziel zu erreichen. Dieses Bild lässt sich in den Unternehmenskontext übertragen. Ähnlich wie Google Maps einem Autofahrer die Informationen zur Verfügung stellt, um schnell und sicher sein Ziel zu erreichen, kann eine digitale Unternehmenslandkarte die Grundlage für die strategische Unternehmenssteuerung bilden. Die Straßen entsprechen den Geschäftsprozessen, die in Google Maps integrierten Distanzen und Fahrpläne den Kennzahlen. Die digitale Unternehmenslandkarte stellt damit die Grundstruktur der Wissenslogistik im Unternehmen dar. Sie ermöglicht es, die relevanten Informationen einem Entscheider punktgenau zur Verfügung zu stellen.

Mittlerweile gibt es Produkte wie die Software Symbio, mit denen der Anwender solche digitalen
Unternehmenslandkarten erstellen sowie das interne und externe Zusammenspiel aller Kunden, Mitarbeiter und Partner bestmöglich in einer Planungssicht orchestrieren kann. Durch den Einsatz moderner Analytics-Tools wie Microsoft PowerBI in Kombination mit Process Mining ist es möglich geworden, Live-Daten in die Unternehmenslandkarte zu integrieren – was in der Vergangenheit mit viel Aufwand und etlichen unflexiblen Schnittstellen verbunden war.

Process Mining liefert die ersehnten Live-Daten

Process Mining beschleunigt die Analyse und liefert die lang ersehnten Live-Systemdaten im Kontext der Geschäftsabläufe – und zwar genau an den Stellen der Unternehmenslandkarte, an denen sie gebraucht werden. Damit lassen sich Prozessstaus, unnötige Wege und Rückschleifen in bestimmten Geschäftsvorfällen erkennen. Auch der Automatisierungsgrad eines Prozesses wird transparent.

Allerdings verbleiben viele Arbeitsschritte, die noch manuell ausgeführt werden und nicht digital dokumentiert sind. Angenommen ein Manager stellt fest, dass ein Standardprozess in seiner Region eine wesentlich längere Laufzeit aufweist als in vergleichbaren Regionen des Unternehmens. Wenn er die Gründe dafür herausfinden möchte, kann ihm eine Process-Mining-Analyse hierzu wertvolle Fakten auf der Basis von Live-Daten zur Verfügung stellen. Doch es besteht auch die Möglichkeit, dass die längere Bearbeitungsdauer durch manuelle Prozessschritte begründet ist, die keinen digitalen Fußabdruck hinterlassen haben. Das kann zum Beispiel eine verzögerte Beladung von LKWs sein oder eine Aneinanderreihung mehrerer manueller Schritte, die in der Praxis meist nicht standardisiert ausgeführt werden.

Ohne den Einbezug dieser manuellen Prozessschritte fehlt der Process-Mining-Analyse der Gesamtkontext, insbesondere der gewünschte Soll-Zustand. Ergänzend zu den drei Kerndisziplinen des Process Mining – Discovery, C onformance Check und Enhancement – sollte eine Software daher auch den richtigen Kontext zur Verfügung stellen, so dass ein ganzheitlicher Blick auf alle Unternehmensprozesse möglich wird. Erst dann entsteht ein integriertes Managementsystem, das Unternehmenswissen und Live-Daten vernetzt und in einer digitalen Unternehmenslandkarte darstellt.

Managementsystem mit Echtzeit-Kommunikation

Roboter werden in Zukunft immer mehr unterstützende Aufgaben in einem assistenzbasierten Managementsystem übernehmen. Sie werden die digitale Landkarte des Unternehmens diagnostizieren, Soll-Ist-Vergleiche durchführen, Engpässe entdecken oder Kennzahlen überwachen – und Ratschläge für Verbesserungen sowie neue Services geben.

Perspektivisch werden Roboter auch in der Lage sein, Optimierungsvorschläge für die Unternehmensprozesse zu erarbeiten und diese eigenständig in Workflows umzusetzen. Schließlich werden assistenzbasierte Managementsysteme zu einem Echtzeit-Kommunikationsinstrument für den Dialog mit Kunden, Lieferanten oder anderen Stakeholdern über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Process Mining ist hierbei ein zentraler Baustein.

Der Autor: Oliver Zeller ist Geschäftsführer der Ploetz + Zeller GmbH (P+Z) und verantwortlich für Strategie und Produktinnovationen. Die Software Symbio hat sich vom Business Process Management Tool zu einem integrierten Managementsystem entwickelt. Symbio Process Mining arbeitet integriert in Microsoft 365, und nutzt mit Microsoft PowerBI die aktuell leistungsstärkste Business Analytics Suite.