Mit zunehmender Cloud-Nutzung stehen Entscheidungsträger in Unternehmen vor der Herausforderung, mehr Transparenz sowohl bei der Kostenstruktur als auch im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben für die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu schaffen. Hierzu hat sich FinOps (Financial Operations) als bewährter Ansatz etabliert. So werden Unternehmen in die Lage versetzt, finanziell kluge und nachhaltige Entscheidungen zu treffen. Unser Fallbeispiel zeigt, wie FinOps erfolgreich implementiert wird.

Im Rahmen einer bevorstehenden Softwarelizenzverlängerung stand ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen aus Süddeutschland vor der Herausforderung, die Kosten im Bereich der Softwarelizenzen zu reduzieren und mehr Transparenz über die stetig steigenden Cloud-Kosten zu erlangen. Mit der Entscheidung, nicht nur interne Prozesse zu optimieren, sondern den Fokus auch auf Agilität, Nachhaltigkeit und innovative Technologien zu legen, entschied sich das Unternehmen für eine FinOps-Lösung.

Kultureller Wandel als Voraussetzung

Die ersten Schritte waren entscheidend. Anfängliche Gespräche mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen zeigten, dass Abteilungen isoliert voneinander arbeiteten und kaum Zusammenarbeit oder Austausch stattfand. Zunächst galt es daher, das Silo-Denken in den relevanten Bereichen aufzubrechen, damit die Mitarbeitenden ein ganzheitliches Verständnis für das Unternehmen entwickeln. So erhalten sie Einblicke in verschiedene Bereiche und sind in der Lage, Zusammenhänge besser zu erkennen und somit fundierte Entscheidungen zu treffen.

Folgende Maßnahmen wurden ergriffen:

1. Förderung von interdisziplinärer Zusammenarbeit:
   Durch die Institutionalisierung von regelmäßigen Meetings wurde der Austausch und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden aus den Abteilungen Finanzen, Operations, DevOps und Controlling gefördert. Gleichzeitig konnte durch die Einführung eines Cloud Centers of Excellence (CCoE) die Cloud-Nutzung effektiv geplant, implementiert und optimiert werden.
   Ziel: Perspektiven teilen und voneinander lernen.
2. Klare Kommunikation von Zielen und Prioritäten:
   Um messbare und realisierbare Ziele zu definieren, wurde der Schwerpunkt auf Schlüsselbereiche gelegt, in denen die Ergebnisse am schnellsten und erfolgversprechendsten erzielt werden können.
   Ziel: Effizienz steigern durch gezielte Ressourcenallokation.
3. Transparenz bei Daten und Prozessen:
   Durch den Zugriff auf relevante Finanzdaten, die den beteiligten Teams zur Verfügung gestellt wurden, konnten weitere Silos aufgebrochen werden.
   Ziel: Verbesserung des Informationsflusses für datenbasierte Entscheidungen.
4. Incentivierung von Zusammenarbeit:
   Erfolge im Rahmen von Kollaboration und Innovation wurden durch das Management incentiviert.
   Ziel: Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern, indem sie sich auf die Erreichung bestimmter finanzieller Ziele oder vorab festgelegter Kennzahlen konzentrieren, z. B. eine Tagging-Quote.

Was wurde erreicht?

1. Agilität im IT-Operations Bereich

FinOps bietet eine präzise Kostenkontrolle und -transparenz – und das in Echtzeit! Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, flexibel – agil – auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren, Ressourcenbedarfe zu prognostizieren und Kapazitäten bedarfsgerecht anzupassen. Bezogen auf das Fallbeispiel galt es u.a. Kosten im Bereich der Softwarelizenzen zu reduzieren und Transparenz zu schaffen.Begonnen wurde daher mit der Analyse der aktuellen Softwareausgaben, indem alle im Unternehmen genutzten Softwarelizenzen und Abonnements identifiziert wurden. Des Weiteren wurden ineffiziente, d.h. wenig genutzte und überprovisionierte, sprich nicht ausgelastete, (Cloud-)Ressourcen erfasst. Mithilfe einer maßgeschneiderten FinOps-Strategie zur Optimierung der Software- und Cloudkosten konnten im nächsten Schritt definierte Maßnahmen umgesetzt und ein FinOps-Tool zur Maximierung der Effizienz und Rentabilität im Bereich der Ressourcennutzung implementiert werden.Folgende Parameter wurden erfolgreich identifiziert, so dass Kosteneinsparungen realisiert werden konnten:

• Identifizierung von ineffizienten Ressourcen:
  Durch die Analyse der Cloud-Nutzung konnten ineffiziente Ressourcen ermittelt werden. Durch Rightsizing der Ressourcen an die tatsächlichen Anforderungen wurden Einsparungen erzielt.
• Reservierte Instanzen:
  Im Zusammenhang mit der Verlängerung der Softwarelizenzen führten reservierte Instanzen ebenfalls zu Kosteneinsparungen, da sie es ermöglichen, virtuelle Maschinen oder andere Cloud-Ressourcen im Voraus für einen festgelegten Zeitraum zu buchen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Abrechnung nach Nutzung (“Pay-as-you-go”), bei der Kunden für den tatsächlichen Ressourcenverbrauch bezahlen, bieten reservierte Instanzen Kunden die Möglichkeit, Ressourcen zu einem reduzierten Preis zu erwerben.
• Kostenüberwachung und -management:
  Sowohl die Überwachung von Ausgaben in Echtzeit als auch die Festlegung von Budgets und entsprechenden Genehmigungsworkflows führten zu einem hohen Grad an Transparenz.

2. Nachhaltigkeit in Technologie und im Geschäftsmodell

Neben den finanziellen Vorteilen ist Nachhaltigkeit (vor allem im Hinblick auf die ab 2024 eingetretenen, gesetzlichen Vorgaben) für Unternehmen zu einem entscheidenden Faktor bei der Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur geworden. Cloud-Dienste bieten oft eine effizientere Ressourcennutzung als herkömmliche On-Premises-Infrastrukturen.

Die Cloud-Infrastruktur ist aus mehreren Gründen effizienter als der Betrieb im eigenen Rechenzentrum:

• Ressourcenoptimierung:
  Cloud-Anbieter optimieren ihre Infrastruktur kontinuierlich, um maximale Effizienz zu gewährleisten. Dies kann dazu führen, dass Ressourcen besser ausgelastet werden.
• Pay-as-you-go-Modell:
  Cloud-Dienste bieten in der Regel ein Pay-as-you-go-Modell, bei dem Kunden nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlen.
• Automatisierung:
  Cloud-Plattformen bieten Automatisierungsmöglichkeiten für die Bereitstellung, Skalierung, Wartung und Sicherheit. Dadurch können kostspielige Arbeitsstunden eingespart werden.

Fazit

Der Einsatz von FinOps im Unternehmen kann daher nicht nur zu einer optimierten Ressourcennutzung und Kostenkontrolle führen, sondern auch die finanzielle Transparenz und Flexibilität verbessern. Darüber hinaus legt er den Grundstein für eine kulturelle Veränderung hin zu einer datengetriebenen Entscheidungsfindung und einer agilen Unternehmenskultur, die auf kontinuierliche Verbesserung und Innovation ausgerichtet ist.

Der Autor:
Stephan Müllenbach ist Business Development Manager bei SVA System Vertrieb Alexander GmbH. Er ist verantwortlich dafür, die strategischen Partnerschaften sowie neue Geschäftsmöglichkeiten im Bereich der Cloudkostenoptimierung zu identifizieren und zu erschließen.

SVA gehört zu den führenden IT-Dienstleistern Deutschlands und beschäftigt mehr als 3.200 Mitarbeitende an 27 Standorten.