Unternehmen müssen normalerweise erheblich in Technologie und Personal investieren, um ihre Finanzfunktion zu modernisieren und viele ihrer Aufgaben zu automatisieren. Mit plattformbasierten Managed Services bleiben die Kosten für die Automatisierung überschaubar – und Unternehmen so flexibel, wie sie es brauchen.

Die Finanzfunktion ist das Herzstück von Unternehmen. Hier laufen große – und wachsende – Datenmengen zusammen, die das Finanz- und Rechnungswesen anderen Unternehmensfunktionen zur Verfügung stellt. Und die enthaltenen Informationen dienen immer stärker als Entscheidungsgrundlage – das Finanz- und Rechnungswesen erhält eine Schlüsselrolle.
Allerdings steigen auch die Anforderungen an die Finanzfunktion. Denn sie arbeitet unter hohem Wettbewerbs- und Kostendruck. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Prozesse und Kosteneinsatz so effizient wie möglich sind. Oft steht vergleichsweise hohen Kosten aber eine mangelhafte Qualität der Prognosedaten der Finanzfunktion gegenüber. Denn Mitarbeiter:innen müssen im Schnitt zu viel Zeit aufbringen, um Daten aus Quellen zu sammeln, die mitunter über dutzende Unternehmensbereiche, Niederlassungen und Zielmärkte ihrer Unternehmen verteilt sind.
Oft erheben Unternehmen ihre Finanzdaten auf Basis veralteter Systemarchitekturen mit
unterschiedlichsten Datenmodellen und vielen verschiedenen Schnittstellen, statt Daten aus vielen Quellen automatisiert zu erfassen und zu harmonisieren. Auch dies beeinträchtigt die Ergebnisqualität und Prozesseffizienz. Schließlich braucht die Finanzfunktion personelle Ressourcen, um Systeme und Prozesse wirkungsvoll zu verändern. Diese stehen in den meisten Unternehmen aber nur bedingt zur Verfügung, weil die Finanzfunktion bezüglich technologischer Veränderungen von Technologie-Experten abhängig ist. Da diese häufig viele Digitalisierungsinitiativen parallel umsetzen müssen, sind monatelange Wartezeiten durchaus üblich.

Managed Services bringen schnelle Ergebnisse

Die gute Nachricht: Für all diese Herausforderungen sind sogenannte Finance Automated Managed Services (FAMS) eine leicht umsetzbare, praxiserprobte Lösung „aus einer Hand“. Unternehmen

• erzielen damit schnelle, greifbare Ergebnisse – zum Beispiel eine praxiserprobte Technologieplattform mit KI, SAP S/4HANA, Process Mining und verbesserte Datenqualität.
• erreichen in diversen Bereichen ihrer Finanzfunktion 20 bis 30 Prozent an Kosteneinsparungen.
• profitieren von fairen, transaktionsbasierten Abrechnungsmodellen.

Die zentralen Technologien bei FAMS

FAMS bietet hochautomatisierte und datengestützte Services, beispielsweise transaktionsbezogene Accounting-Prozesse – vom Dokumenteneingang bis zum Reporting, insbesondere für Transaktionen in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie im Hauptbuch. Dabei kommen unter anderem die folgenden Technologien, sinnvoll verknüpft, zum Einsatz:
Robotic Process Automation (RPA) eignet sich besonders für repetitive, standardisierte Prozesse. Software-Roboter („Bots“) übernehmen für menschliche Mitarbeitende wenig motivierende Routinetätigkeiten – und erhöhen die Ergebnisqualität um ein Vielfaches, zum Beispiel bei Zahlenübertragungen in und aus Tabellenkalkulationen.
Als ERP-System der FAMS Platform kommt S/4HANA Public Cloud zum Einsatz, was über die SAP Business Technology Platform flexibel an bestehende vor- und nachgelagerte Systeme z.B. der Produktion, Logistik oder des Vertriebs angebunden werden kann. S/4HANA dient gleichzeitig als Basis für ein integriertes Managementreporting via SAP Analytics Cloud, über das auch die Planung abgebildet werden kann. Die Plattform ermöglicht so ein durchgängiges Daten- und Prozessmodell vom Ursprungsbeleg bis hin zum Reporting. Die kontinuierliche Prozessoptimierung und -überwachung erfolgt über Process Mining.
Künstliche Intelligenz (KI) verarbeitet im Rechnungswesen beispielsweise Rechnungen und Mahnungen. KI kann Informationen aus Dokumenten extrahieren, Kontierungsinformationen gleichbleibend generieren und diese an verbundene ERP-Systeme übermitteln und menschliche Mitarbeitende bei Bedarf einbinden.
Mit Process Mining rekonstruieren und analysieren Nutzer:innen bestimmte Unternehmensprozesse. Dafür nutzt die Technologie digitale Spuren in IT-Systemen, die in größeren Unternehmen milliardenfach entstehen – etwa bei Bestell- und Zahlungsvorgängen. Daran sind oft viele unterschiedliche IT-Systeme beteiligt, was zu intransparenten, teils redundanten Prozessen führt. Process Mining hilft, diese Intransparenzen aufzudecken und ermöglicht es, Prozessvarianten zu reduzieren. Besonders groß ist das Automatisierungspotenzial in den meisten Unternehmen unter anderem bei folgenden Prozessen:

• Debitorenbuchhaltung: Stammdatenpflege, Ausgangsrechnungsverarbeitung, Lastschrifteneinzüge, elektronische Kontoauszugsverarbeitung, Forderungsmanagement, Kontenpflege, Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten.
• Kreditorenbuchhaltung: elektronische Kontoauszugsverarbeitung, Vorratsbuchhaltung, Kontenpflege, Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten.
• Anlagenbuchhaltung: Monatliche Abschreibungsläufe, Kontenabstimmung, Anlagespiegel erstellen, weitere Periodenabschlussarbeiten.
• Steuerbereich: Umsatzsteuervoranmeldungen, zusammenfassende Meldungen, AWV-Meldungen, andere statistische Meldungen (OSS, Intrastat), Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.
• Hauptbuchhaltung: immaterielle Vermögensgegenstände buchen, Hauptbuchhaltung, Sachbuchungen, Monatsabschlussarbeiten, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten, Reporting Packages erstellen.
• Cash-Management: Elektronische Verbuchung der Kontoauszüge, Verbuchung der Kontoauszüge, Erstellung von Cash-Flow-Forecast/Liquiditätsplanung, Tages-, Wochen- und Monatsberichte, Bankkontensteuerung, Zahlungsberichtigung und Kreditkarten.

Mit Finance Automated Managed Services nutzen Finanzfunktionen modernste Technologien und Prozesse, ohne selbst viel in deren Aufbau und Organisation investieren zu müssen. Und zwar genau so flexibel, wie sie es brauchen.

Die Autoren:

Jonathan Dienlin ist Director Management Consulting Finance und Head of Finance Automated Managed Services bei PwC Deutschland. Er berät Unternehmen in der Digitalisierung der Finanzfunktion, zu Organisations- und Automatisierungsfragen und verantwortet die Erbringung von plattformbasierten Geschäftsmodellen für hochvolumige automatisierte Finanzprozesse.

 

Christian Bartmann ist Partner bei PwC Deutschland und Co-Head des PwC Center of Excellence für Process Intelligence. Zusammen mit Jonathan Dienlin leitet er den Bereich Transactional Excellence als Teil der Finance Transformation Initiative von PwC Deutschland.