Wie die Digitalisierung die Steuerfunktion zum strategischen Partner des Managements macht

Die Steuerfunktion steht vor einem tiefgreifenden Wandel. Der internationale Steuerwettbewerb verschärft sich, Compliance-Anforderungen steigen stetig und die KI-Revolution verändert Geschäftsmodelle sowie das Verhalten von Wirtschaftsteilnehmern fundamental. Gleichzeitig versprechen neue Technologien Effizienzgewinne in bislang nicht gekanntem Ausmaß. All das macht eine strategische Neuausrichtung der Steuerfunktion zwingend notwendig. Dieser Beitrag plädiert dafür, die digitale Transformation aktiv zu gestalten – und zeigt auf, wie die Steuerfunktion ihren Wertbeitrag künftig deutlicher entfalten kann.

Die Steuerfunktion – vom Kostenfaktor zum Business Partner

Lange galt die Steuerfunktion als reine Kostenstelle und klassische Stabsstelle: zuständig für Berichtswesen, Steuerdeklarationen und das Management steuerlicher Risiken. Doch bei stagnierenden Budgets und wachsender Aufgabenlast erwartet das Management heute Effizienzsteigerungen mit weniger Personal und gleichzeitig die Vermeidung von Überraschungen wie Steuer(nach)zahlungen oder Reputationsschäden.

Die Chance zur Neuausrichtung liegt in der tiefen Integration der Steuerfunktion in die Unternehmensprozesse. Digitalisierung, Automatisierung und die Transformation von ERP-Systemen verändern die Anforderungen grundlegend: Entscheidend sind nicht mehr allein Deklaration und Compliance, sondern Datenverfügbarkeit und Datenqualität als Erfolgsfaktoren.

Nur wenn steuerliche Anforderungen direkt in die operativen Abläufe eingebettet sind, kann die Steuerfunktion ihre Rolle neu definieren – und vom reinen Kostenfaktor zum strategischen Business Partner des Unternehmens werden.

Data Driven Tax Function – datenzentrierte Steuerfunktion

In einer datengetriebenen Wirtschaft ist der Umgang mit steuerrelevanten Informationen entscheidend für eine zukunftsfähige Steuerfunktion. Zentral verfügbare und qualitativ hochwertige Daten bilden die Grundlage für alle Aufgaben – von Steuerberechnungen über monatliche und jährliche Erklärungen bis hin zu Anpassungen nach Betriebsprüfungen. In der Praxis liegen diese Daten oft fragmentiert in verschiedenen ERP- und Nebensystemen oder in manuellen Excel-Sheets. Insbesondere in Konzernstrukturen fehlt häufig eine Harmonisierung der Daten, selbst bei laufenden SAP S/4HANA-Transformationsprojekten.

Nur harmonisierte Finanz- und Steuerdaten ermöglichen Echtzeitsteuerung und frühzeitige Risikoerkennung. Ein operatives Tax Compliance Management System (Tax CMS) macht dies möglich: Es sichert Datenqualität, erlaubt Echtzeitvalidierungen, kontrolliert nachgelagerte Prozesse und nutzt moderne Analyse-Technologien, um Abweichungen zu erkennen, Datenflüsse zu überwachen und Prognosen zu erstellen.

Eine verlässliche, granulare Datenquelle ist entscheidend, damit Steuern proaktiv gesteuert und nicht nur reaktiv verwaltet werden. Unternehmen, die in hochwertige Steuerdaten investieren, schaffen gleichzeitig Transparenz, Vertrauen und Effizienz – drei zentrale Erfolgsfaktoren in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen.

Governance by Design – Regulatorik als Treiber von Transparenz

Finanzbehörden haben den Wert von Daten erkannt: Sie verlangen immer mehr Informationen und das zunehmend in Echtzeit. Während Brasilien lange als Vorreiter der digitalen Rechnungsprüfung galt, holt nun auch Europa auf. Mit „VAT in the Digital Age“ startet die EU in eine neue Ära der digitalen Umsatzsteuer.

In Deutschland markiert die Pflicht zum Empfang elektronischer B2B-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 den Beginn. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028 – parallel zur Einführung des EU-weiten Meldesystems für Umsatzsteuerdaten. Zudem plant der Gesetzgeber bis 2027 eine digitale Schnittstelle, über die Unternehmen Buchführungsdaten standardisiert an die Finanzverwaltung übermitteln müssen. Andere Länder wie Frankreich, Rumänien oder Polen setzen solche Vorgaben bereits um.

Diese Entwicklungen zwingen Unternehmen, steuerliche Anforderungen konsequent in ihre IT-Architektur und Geschäftsprozesse zu integrieren. Steuerdigitalisierung ist kein isoliertes Projekt der Steuerabteilung mehr. Es braucht ein „Governance by Design“-Prinzip, bei dem steuerliche Datenflüsse, Kontrollen und Meldepflichten direkt im ERP-System verankert sind – ohne manuelle Medienbrüche und mit maximaler Datenqualität.

Ein modernes Tax Compliance Management System (Tax CMS) basiert auf datengetriebenen Kontrollen. Es ist kein bürokratisches Anhängsel, sondern ein wesentlicher Bestandteil des Enterprise Risk Managements: Es dokumentiert steuerliche Entscheidungen, schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen von Investoren, Prüfern und Finanzbehörden.

Die Steuerfunktion als Teil der Unternehmensstrategie

Die Steuerfunktion darf nicht isoliert agieren, sondern muss integraler Bestandteil der Unternehmens- und IT-Strategie sein. Steuerabteilungen sollten frühzeitig in Transformationsprojekte eingebunden werden – etwa bei SAP-S/4HANA, Steuerungs- oder Reporting-Initiativen. Steuerliche Anforderungen betreffen nahezu alle Geschäfts- und Supportprozesse und gehören deshalb fest in den Data-Governance-Plan eines jeden Unternehmens. Qualitätsgesicherte Steuerdaten schaffen dabei nicht nur für die Finanzbehörden Mehrwert, sondern für das gesamte Unternehmen.

Strategisch gedacht wird die Steuerfunktion zum Frühwarnsystem: Steuerliche Kennzahlen dienen als wichtige Steuerungsgrößen, da Rechtsänderungen regelmäßig Auswirkungen auf betriebswirtschaftliche Parameter wie Cashflow oder Earnings per Share haben. Auch wenn Investitionsentscheidungen primär unter betriebs- und finanzwirtschaftlichen Gesichtspunkten getroffen werden, spielen steuerliche Optimierungen eine zentrale Rolle. Gerade in Zeiten geopolitischer Veränderungen und der Reorganisation internationaler Wertschöpfungsketten ist aktives Steuermanagement entscheidend, um Risiken zu minimieren.

All dies setzt voraus, dass die Steuerfunktion Zugang zu Daten in der erforderlichen Qualität und Granularität besitzt – etwa für Simulationsrechnungen und „Was-wäre-wenn“-Szenarien. Nur so kann das Management fundierte, belastbare Entscheidungen treffen.

SAP-Systeme und Prozessintegration der Steuerfunktion

SAP ist für viele Unternehmen das zentrale Nervensystem ihrer Geschäfts- und Finanzdaten – und damit die Basis jeder digitalen Steuerstrategie. Eine laufende Transformation auf SAP S/4HANA bietet eine historische Chance: Unternehmen können jetzt steuerliche Anforderungen direkt in ihre Datenstrukturen, Prozesse, Workflows und Reporting-Logiken integrieren. Dadurch lassen sich steuerliche Kernaufgaben deutlich stärker standardisieren und automatisieren. Reportingpflichten werden nicht länger in nachgelagerten, oft manuellen Prozessen erfüllt, sondern sind von Beginn an systemseitig abbildbar.

Gelingt diese durchgängige Prozessintegration, kann die Steuerfunktion ihre Rolle als Business Partner voll ausfüllen. Moderne Technologien – insbesondere KI-gestützte Analysewerkzeuge für Massendaten – unterstützen dabei, steuerrelevante Informationen automatisch zu erkennen, zu strukturieren und steuerartspezifisch zu verarbeiten. Ergänzend bieten Chatbots auf Basis großer Sprachmodelle intelligente Assistenzfunktionen für die tägliche Steuerarbeit.

Leadership im Wandel – Transformation geht nur mit Akzeptanz

Die größte Herausforderung der digitalen Transformation liegt nicht in der Technologie, sondern im Menschen. Digitalisierung verändert Rollenbilder, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen – auch in der Steuerfunktion. Steuerexperten werden zunehmend zu Prozessdesignern und Datenanalysten, ohne ihre fachliche Expertise zu verlieren. Künftig wird es unterschiedliche Rollenprofile geben, die Fachwissen, Prozessverständnis und Datenkompetenz in einem ausgewogenen Mix verbinden. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, steuerliche Anforderungen so zu formulieren, dass sie technisch sauber umgesetzt werden können.

Führungskräfte müssen ihre Teams aktiv durch diesen Wandel begleiten. Dazu gehören ein klares Zielbild, transparente Kommunikation und die Stärkung von Vertrauen. Moderne Leadership-Kultur bedeutet, Eigenverantwortung und psychologische Sicherheit zu fördern. Innovation entsteht dort, wo Fehler als Lernchance gelten und interdisziplinäre Zusammenarbeit selbstverständlich ist.

Digitale Transformation ist immer auch kulturelle Transformation. Finanz-, Controlling-, Steuer-, Organisations- und IT-Teams müssen als Einheit agieren. Scheitern Projekte, liegt es selten an der Technologie – sondern fast immer an fehlender Akzeptanz in der Organisation. Nur wenn Führungskräfte Veränderungsbereitschaft verankern und Relevanz vermitteln, kann die Digitalisierung nachhaltig erfolgreich sein.

Fazit: Transformation der Steuerfunktion als strategischer Hebel

Die Digitalisierung macht die Steuerfunktion zum zentralen Gradmesser für die strategische Reife eines Unternehmens. Sie entscheidet, wie zuverlässig Daten genutzt, Risiken gesteuert und Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden. Eine moderne Steuerfunktion verbindet Datenqualität, Governance, Technologie und Leadership und liefert damit echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen – nicht nur für die Erfüllung der Deklarationspflichten in Richtung Finanzbehörden.

Für das Management bedeutet das: Die Transformation der Steuerfunktion erfordert ein klares Bekenntnis des Topmanagements. Nur mit klarer Unterstützung, strategischer Einbindung und interdisziplinärer Zusammenarbeit kann die Steuerfunktion ihre Rolle als Business Partner voll entfalten. Gleichzeitig steigert eine digitalisierte Steuerfunktion die Attraktivität des Unternehmens für Talente und verschafft so einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil im Fachkräftemarkt.