Das Büro ist kein Selbstzweck – es ist ein strategischer Werttreiber. Angesichts steigender Kosten, wachsender ESG-Anforderungen und des Fachkräftemangels gewinnt die Gestaltung von Arbeitswelten neue Bedeutung auf Entscheiderebene. Eine ganzheitliche Workplace-Strategie entscheidet heute darüber, ob Unternehmen Kosten senken, Produktivität steigern und Talente langfristig binden können. Wer investiert, steigert messbar den Unternehmenswert – wer abwartet, verliert doppelt: Geld und Wettbewerbsfähigkeit.

Denn die Arbeitswelt verändert sich rasant. Daran müssen Büros angepasst werden. Eine klare Workplace-Strategie hilft, Flächen und Ressourcen effizient zu nutzen und gleichzeitig Unternehmenskultur und Innovationskraft zu stärken – ein Hebel, der auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Wirkung zeigt.

Die neue Realität: Warum klassische Flächenkonzepte scheitern

Traditionelle Bürokonzepte basieren auf festen Arbeitsplätzen und maximaler Auslastung. Diese Logik funktioniert nicht mehr, denn Mitarbeitende arbeiten hybrid, mobil und projektorientiert. Durchschnittlich sind nur 50–70 Prozent der Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro. Wer weiterhin für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch vorhält, zahlt für Leerstand. Die Folgen sind nicht nur hohe Fixkosten, sondern eine Negativspirale, in der Leerstand weiteren Leerstand nach sich zieht. Die Lösung liegt in einer neuen, bedürfnisorientierten Bürogestaltung. Moderne Arbeitswelten bieten mehr als acht Quadratmeter pro Schreibtisch: Das Büro wird zum Treffpunkt, Innovationsraum und Identitätsanker.

Technologie, Fläche und Kultur: Die drei Säulen des modernen Büros

Ein modernes Büro basiert auf drei miteinander verknüpften Dimensionen:

1. Technologische Infrastruktur
Hierzu gehören digitale Buchungssysteme, Sensorik und smarte Gebäudesteuerung. Sie ermöglicht eine dynamische Nutzung, die leere Bereiche erkennt und den Energieverbrauch anpasst. Das spart Kosten und unterstützt Nachhaltigkeitsziele.

2. Fläche mit ihrer Ausstattung und Gestaltung
Dabei werden flexible Raumkonzepte und ergonomische Standards berücksichtigt.

• Grundlage ist eine standardisierte Ausstattung der Arbeitsplätze. Das hat den positiven Nebeneffekt, Insellösungen zu reduzieren und Beschaffung sowie Wartung zu vereinheitlichen. Voraussetzung hierfür ist eine Raumgestaltung, die flexibel genug ist, um sich mindestens zehn Jahre lang an die Entwicklung des Unternehmens anzupassen.
• Der Raum gliedert sich in Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten wie Fokusarbeit, Teammeetings, Kreativräume und Begegnungsflächen. So wird Innovation gefördert, Produktivität und Zufriedenheit werden gesteigert.
• Wo vielleicht ein Mehrbedarf für Kreativräume entsteht, spart Desksharing bei den Arbeitsplätzen Fläche, bei einer Sharing Ratio von 0,7 um bis zu 20 Prozent. Das Anforderungsprofil an eine neue Fläche errechnet sich deshalb nicht mehr nur durch die Anzahl der benötigten Schreibtische, sondern wird durch vielfältige Faktoren bestimmt.
• Auf besondere Anforderungen von Abteilungen muss nicht verzichtet werden, der Fokus sollte vielmehr auf Gemeinsamkeiten und effizienten Laufwegen liegen. Der Abbau von Statussymbolen, wie zum Beispiel das eigene Eckbüro, ist eine Kulturfrage und wird in Quadratmetern als Luxus bezahlt.
• Die Reduzierung von Stauraum unterstützt nicht nur das digitale Arbeiten, sondern spart teure Mietfläche für verjährte Akten und verstaubte Sideboards.
• Nicht zu vergessen: der Schallschutz. Nur wer daran denkt, kann Vertraulichkeitsbereiche wirklich einhalten. Klare bauliche, erhöhte Anforderungen zu Schallschutz-Grenzwerten müssen deshalb fester Bestandteil von Mietverträgen sein.

3. Unternehmenskultur
Damit am Ende nicht nur Möbel den Standort wechseln, sondern sich auch das Verhalten und die Einstellung von Führungskräften und Mitarbeitenden weiterentwickeln, ist professionelles  Change-Management erforderlich.  Die Kosten dafür sind oft schwerer greifbar als der Preis eines einzelnen Bürostuhls, fallen aber doppelt an, wenn diese Investition nicht gesehen wurde. Praxistipp: Die Kraft von außen wird häufig unterschätzt und schließlich der „Prophet im eigenen Land“ überschätzt.

Strategien und Potenziale

Bei der Workplace-Strategie laufen alle Fäden zusammen. Sie verbindet Immobilienmanagement mit HR, IT und Unternehmensführung. Vorausschauendes Denken lohnt sich, denn flexibel gestaltete Räumlichkeiten helfen, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren und Potenziale optimal auszunutzen. So wird die Workplace-Strategie zur operativen Umsetzung der Portfolio-Strategie. Sie muss klar definiert sein und ist Chefsache, denn nur die Unternehmensführung kann Prioritäten setzen und die notwendigen Investitionen freigeben, um den ROI zu sichern.

Fazit

Die Workplace-Strategie ist kein Experiment, sondern ein betriebswirtschaftlicher Imperativ. Sie beeinflusst Kosten, Produktivität, Kultur und Nachhaltigkeit und damit direkt Ihre GuV. Durch Desksharing und optimierte Flächennutzung können Unternehmen bis zu 20 Prozent ihrer Miet- und Energiekosten einsparen. Ergänzt durch digitale Steuerung und smarte Gebäudetechnik sind zusätzliche Einsparungen von rund 10 Prozent bei den Betriebskosten möglich. Gleichzeitig steigert die Strategie die Produktivität, reduziert im besten Fall Krankheitsausfälle und stärkt die Arbeitgeberattraktivität. Der Raum ist deshalb kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Workplace-Strategie ist das Instrument, das diese Umsetzung ermöglicht. Nichts zu tun ist teurer als jetzt zu handeln.