In vielen Unternehmen mangelt es nicht an guten Ideen und zukunftsgerichteten  Strategien. Die meisten Unternehmen scheitern aufgrund mangelnder Fähigkeiten in der Implementierung und Umsetzung. Wenn Führungskräfte rund die Hälfte ihrer Zeit in Meetings verbringen und dabei angeben, 60 Prozent davon seien vergeudete Zeit – wie eine Umfrage von McKinsey deutlich macht –, dann scheint es mehr als lohnend, einen systematischen Blick auf die Routinen des Managements zu werfen.

Ein wirksames Managementsystem bildet die Tiefenstruktur einer Organisation und ihrer Funktionen ab. Gerade in Zeiten des Wandels kann es ein wichtiges, leider aber oft übersehenes Werkzeug zur besseren Gestaltung und Steuerung von Transformationsprozessen sein.
Optimieren, innovieren, transformieren und am besten alles gleichzeitig: Gerade für solche
Integrationsaufgaben eignet sich ein Managementsystem. Es integriert und benennt wichtige
Elemente zur Steuerung und Entwicklung des Unternehmens. Aufgaben und die zu lösenden
Fragestellungen werden in eine logische Abhängigkeit gebracht. So ist zukunftsgerichtet zu klären, wohin man möchte und wie dies zu erreichen ist. Gegenwartsbezogen sind die Beiträge aller relevanter Stakeholder zu identifizieren und in ein unternehmensweites Zielsystem zu integrieren. Ein derartiges Zielsystem bildet in der Regel den strategischen Fokus eines Jahres ab.
Die unterjährige Realisierung der Ziele ist an viele Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
sowie daran anschließende Aktionen geknüpft. Das Controlling und dispositive Systeme liefern
die nötige Datengrundlage, um die Wirkung derAktionen und die Zielerreichung zu ermitteln.

Was macht die Umsetzung so schwierig?

Wir durften in den vergangenen Jahren sehr viele Routinen und Meetings in unterschiedlichen Rollen begleiten, selbst durchführen oder einführen. Selbst in größeren Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern fehlt häufig eine Meeting-Governance. Hierunter verstehen wir das systematische Durchdenken und Festhalten, welche Meetings für welche Themen, Fragestellungen und Entscheidungen benötigt werden.
Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Meetings ist es wichtig, diese für jede Abteilung in einer
Übersicht darzustellen und im Minimum für die Einhaltung der folgenden formalen Aspekte zu
sorgen: Ein Meeting hat einen Moderator, im Falle eines Entscheidungsmeetings ist der Sachverhalt darzustellen, Informationen sind bereitzustellen, Entscheider und Entscheidungsregeln festzulegen, eine Agenda ist aufzusetzen,
Meeting-Regeln sind aufzustellen und für deren Einhaltung zu sorgen (Mobilgeräte aus!), die Teilnehmenden sind auf das erforderliche Minimum zu begrenzen, in vielen Fällen ist ein Protokoll anzufertigen, die Entscheidungen und Aktionen zur Umsetzung sind fest- und nachzuhalten.
Im Vertrieb können so wertvolle Informationen über den Kunden gesammelt werden: Was beeinflusst die Kaufentscheidung, welche künftigen Anforderungen gibt es, über welche Kanäle wird künftig gekauft, wie werden wir im Vergleich zum Wettbewerb gesehen, welche Aspekte der Customer Journey lassen sich digitalisieren, wo müssen wir uns verbessern, wo haben wir unsere Stärken?
Fließen diese Informationen transparent inein einheitliches Managementsystem, kann an anderer Stelle damit weitergearbeitet werden. Je nach Perspektive und Aufgabe müssen Informationen verdichtet, geclustert, weiter detailliert, Schlussfolgerungen gezogen und begründet oder größere Risiken (Red Flags) erkannt werden. Die dadurch hergestellte Vernetzung, Transparenz und Ausrichtung auf die übergeordneten Vertriebsziele ist ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Umsetzung der Vertriebsstrategie. Voraussetzung jedoch ist, dass die Verarbeitung der Informationen systematisch in einer durchgängigen Managementroutine durchdacht und über geeignete Werkzeuge unterstützt wird.

Digital unterstützte Managementroutinen

Viele Firmen arbeiten heute noch mit Excel und PowerPoint und betreiben großen Aufwand in der Erstellung, Versionierung, Pflege und Vorhaltung der entsprechenden Dokumente. Da die Vertriebsstrategie, bzw. eine Strategie im Allgemeinen, ein wichtiges Gut im Unternehmen ist, sind die Berechtigungskonzepte, um auf diese Dokumente zugreifen zu können, von großer Wichtigkeit. Sie geraten aber oft an ihre Grenzen, auch mit der Folge, dass viele Mails mit Anhängen versendet werden. Dies zieht Versionierungsschwierigkeiten und aufwendiges Suchen nach sich. Ein weiteres großes Manko ist die fehlende Vernetzung der einzelnen Elemente miteinander.
Der große Vorteil eines digitalen Managementsystems liegt in der Geschwindigkeit und Vernetzung der verschiedenen Elemente begründet. So können schnell Informationen dokumentiert und ausgetauscht werden. Die digitale Aufbereitung schafft Transparenz und vermeidet aufwendiges Suchen. Alle Mitarbeitenden arbeiten im gleichen System und tragen ihren Teil zum großen Bild bei!

Fazit: Wirksame Managementroutinen im Vertrieb

Die Bausteine für eine wirksame Orchestrierung der Vertriebsleistung sind vielfältig – und es ist zu klären, was in welcher zeitlichen Abfolge von wem, in welcher Rolle und Verantwortung zu tun ist:

1. Der langfristige Fokus eines Unternehmens wird häufig über strategische Stoßrichtungen und Initiativen beschrieben. Aus diesen leiten sich vielfältige Anforderungen an den Vertrieb ab, die in Form von Jahreszielen delegiert oder in einem gemeinsamen Prozess erarbeitet werden. Der Vertrieb sollte auch für sich eine eigene Strategie entwickeln; neben Marktstellungszielen sollten die anderen Zielekategorien (Innovationen, Produktivität, Attraktivität für gute Leute, Ertragskraft und Nachhaltigkeit) als Suchraster für eigene Vertriebsziele genutzt werden.
2. Neben der Zielklarheit gilt es, die Abstimmung und das Momentum für die Umsetzung zu erzeugen. Hierfür bietet es sich an, ausgerichtet an einer klaren Zielstellung, mit den 20 bis 30 Schlüsselpersonen der Organisation in einem ein- bis zweitägigen Workshop gemeinsam Lösungsoptionen zu erarbeiten. Damit 30 Personen wirksam zusammenarbeiten und das benötigte Commitment entsteht, braucht es einen hoch strukturierten und geführten Prozess, auf den sich alle einlassen.
3. Achten Sie auf Durchgängigkeit bei der Ausgestaltung der Routinen und darauf, die einzelnen Versatzstücke gut aufeinander abzustimmen.
4. Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten (digitales Marketing und digitaler Vertrieb) und prüfen Sie kontinuierlich die Einsatzmöglichkeiten des maschinellen Lernens zur Unterstützung und Verbesserung der Vertriebsleistung.

Die Autoren:
Dr. Heiko Eckert ist Geschäftsführender Gesellschafter & CEO, der Bridge Management Technologies GmbH

 

 

 

 

Dr.-Ing. Thomas Höfner ist Geschäftsführender Gesellschafter & CSMO der Bridge Management Technologies GmbH