Entscheidungen treffen, Wissen weitergeben, Erfahrungen austauschen – agile Managementsysteme beschleunigen die Entwicklung einer Organisation enorm. Basierend auf Social-Media-Prinzipien bringt jeder Mitarbeiter seine Erfahrungen, Verbesserungsvorschläge und Korrekturen mit minimalem Aufwand darin ein. Moderne Systeme wie Q.wiki der Modell Aachen GmbH ermöglichen sowohl eine dezentrale, kollaborative Prozessmodellierung als auch die eigenständige Digitalisierung von Workflows. Auf diese Weise steigert die Software die Effizienz und Qualität der Abläufe im Unternehmen größtmöglich. Die Prognose: Disruptiv lösen agile Managementsysteme das klassische QM-Handbuch ab.

Mal ehrlich: QM-Handbücher stiften in den wenigsten Unternehmen einen echten Mehrwert. Denn als zentralistisch gepflegtes Regelwerk für Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ist der Nutzen im Arbeitsalltag gering. Zu weit entfernt sind die Inhalte von der Realität, die enthaltenen Informationen zu oberflächlich. So dient das QM-Handbuch oftmals einzig dazu, Zertifikatsnachweise wie die ISO 9001 oder Lieferantenaudits zu erlangen. So stellt sich die Frage: Was lässt sich im Zeitalter von Industrie 4.0 und moderner Unternehmensführung besser machen? Haben QM-Systeme unternehmerisch überhaupt Potenzial? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja: Die Zukunft der Managementsysteme ist agil!

Partizipation schafft Identifikation

Kollaborative Unternehmens-Plattformen wie Q.wiki der Modell Aachen GmbH ermöglichen es, Prozesse und Vorgaben in Echtzeit zu gestalten. Im Sinne einer selbstoptimierenden Organisation findet die Kommunikation sowohl TopDown als auch multilateral über alle Ebenen hinweg statt. Mit minimalem Aufwand bringt jeder Mitarbeiter seine Verbesserungsvorschläge, Korrekturen und Erfahrungen ins System ein – eine zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Kollaborations-Plattform. Das Ergebnis ist ein interaktives Managementsystem mit einer engen Bindung zwischen Dokumentation und Realität. Tagesaktuelle Informationen zu sämtlichen Prozessen bieten den Mitarbeitern einen hohen Mehrwert.

Wer Vorgaben im Unternehmen aktiv mitgestaltet, identifiziert sich außerdem mit ihnen. Und das steigert auch die Akzeptanz agiler Managementsysteme, wie Nutzungsstatistiken zeigen: Mit zwischen 10 und 100 lesenden Zugriffen pro Mitarbeiter und Monat werden QM-Systeme der modernen Generation zum essenziellen Werkzeug und Informationsportal im Arbeitsalltag – es werden ausschließlich Best-Practice-Prozesse umgesetzt. Etwa 5 bis 10 Prozent der mitteleuropäischen Industrie setzen bereits erfolgreich auf diesen Ansatz. Nach Aussage von Experten wird er sich in den nächsten fünf Jahren flächendeckend durchsetzen.

Einfach, effizient und kostengünstig: dezentrale No-Code-Digitalisierung

Besonders effektiv ist modernes Prozessmanagement, wenn modellierte Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Softwaregestützte Workflows erhöhen die Prozesstreue und minimieren Fehler bei der Bearbeitung. Zudem beschleunigen sie Prozesse, da die Software Folgeschritte automatisch anstößt. Transparente Bearbeitungsstatus verringern Such- und Rückfragezeiten signifikant. Darüber hinaus lassen sich digital erfasste Vorgänge jederzeit rückverfolgen sowie auswerten; so lassen sich Fehlerquellen und potenzielle Optimierungsmaßnahmen identifizieren. Im System hinterlegte Vorlagen und verlinkte Hilfestellungen beschleunigen die Workflows zusätzlich. Das Ergebnis: eine deutliche Effizienzsteigerung.

Digitalisierungsprojekte in Unternehmen scheitern jedoch regelmäßig, weil

1. der digitalisierte (Soll-)Prozess nur in der Theorie, jedoch nicht in der Praxis funktioniert.
2. die Digitalisierung – etwa im Warenwirtschaftssystem – zu aufwendig ist.

Die wirtschaftliche Lösung liegt in einer dezentralen No-Code-Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Workflows, denn diese führen Fachabteilungen ohne jegliche Programmierkenntnisse durch. Iterativ werden Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert sowie an neue Anforderungen angepasst – ganz ohne Rückgriff auf die IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister. Die inhaltliche Basis dabei sind die kollaborativ modellierten Prozesse, die technische Grundlage interaktive Softwarelösungen wie das Q.wiki. Mit dem Modul „Workflow Generator“ lassen sich Best-Practice-Prozesse in Q.wiki schnell und kostengünstig gestalten und digitalisieren.

Vorbei sind die Zeiten, in denen der Qualitätsmanager das QM-Handbuch zentral pflegt. Im Schulterschluss mit Organisationsentwicklern, Prozessmanagern und Digitalisierungs-Experten nimmt er zukünftig eine rein beratende und moderierende Rolle ein – Qualität und Effizienz der Geschäftsprozesse verbessern sämtliche Mitarbeiter mithilfe der kollaborativen Unternehmens-Plattform gemeinsam. Dank agilem Managementsystem werden insbesondere administrative Prozesse im Unternehmen um 15 bis 20 Prozent effizienter – eine Steigerung, die im Bereich der Produktion nach Jahrzehnten der Optimierung nicht mehr erzielbar ist.

Der Autor: Dr. Carsten Behrens ist Experte für agile Managementsysteme und Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH. Er studierte Maschinenbau an der Ruhr-Universität Bochum und promovierte am Werkzeugmaschinenlabor (WZL) der RWTH Aachen im Themenfeld Qualitätsmanagement. Nach seinem Studium entwickelte er gemeinsam mit Prof. Dr. Robert Schmitt an der RWTH Aachen und dem Fraunhofer IPT das Konzept Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. Die Modell Aachen GmbH begleitet ihre Kunden auf dem Weg zu leichtgewichtigem Wissensmanagement sowie prozessorientierter Unternehmensführung. Mit der kollaborativen Software Q.wiki bieten die Aachener Experten Organisationen einen echten Mehrwert: dezentrale Pflege in Echtzeit, die das Wissen aller Mitarbeiter in einem integrierten Managementsystem vereint. Mit 40 Mitarbeitern und über 400 namhaften Kunden ist die Modell Aachen GmbH der führende Anbieter Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie.