Roboter dominieren in der Fertigung bereits ganze Produktionsstraßen: Sie arbeiten selbstständig rund um die Uhr, zeigen keine Ermüdung, arbeiten fehlerfrei in gleichbleibender Qualität, können ihre Arbeit vollständig dokumentieren und sind im Rahmen ihrer Funktionalität flexibel auf neue Tätigkeiten zu trainieren. Mit dem Konzept Robotic Process Automation (RPA) lassen sich diese Vorzüge nun auch im Bürobereich realisieren.

In Logistik, Einkauf, Vertrieb, Produktentwicklung, Rechnungswesen und Personal sind in den letzten drei Jahrzehnten erhebliche Rationalisierungserfolge erzielt worden. Möglich wurde dies durch den Einsatz von ERP-Standardsoftware, Business Process-Plattformen und Office-Systemen sowie der damit einhergehenden Geschäftsprozessorganisation. Aber diese Anwendungen benötigen trotz der vielen Bearbeitungsschritte, die sie automatisiert haben, immer noch für die Bearbeitung von Sonderfällen, das Treffen von Entscheidungen oder die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Medien den menschlichen Sacharbeiter.

Um die Kosten der menschlichen Arbeit weiter zu senken, wurden in den letzten zwei Jahrzehnten viele einfache, aber arbeitsintensive Tätigkeiten zur Benutzung dieser Systeme in sogenannte Billiglohnländer „outgesourced“. Geeignete Anwendungen hierfür sind zum Beispiel die Steuerung von IT-Infrastruktur, Lohnabrechnung, Finanzbuchführung oder Einkauf. Sie sind stark durch Regeln definiert und Mitarbeiter können leicht eingewiesen werden.

Bei diesen Anwendungen setzt das Prinzip der Robotic Process Automation (RPA) an. Die Bedienung der Systeme soll nun von Software-Robotern übernommen und wieder „ingesourced“ werden. Der Markt für RPA wird bis zum Jahr 2024 auf vier bis fünf Milliarden US-Dollar geschätzt.

Einfache Anwendungsfälle, die sich häufig wiederholen, in großer Zahl anfallen, durch gesetzliche oder Geschäftsregeln gesteuert werden und nur wenige, unbedingt von Menschen zu bearbeitende Ausnahmen enthalten, können damit einer weiteren automatischen Bearbeitung zugeführt werden. Der menschliche Bearbeiter wird dann, wie in der Fertigung, durch einen Roboter, hier allerdings einen Software-Roboter, ersetzt.

Roboter docken an die bestehenden IT-Systeme an

Die bisher eingesetzten IT-Systeme bleiben unangetastet. Es wird lediglich die Bedienung, die bisher von Sachbearbeitern ausgeführt wurde, von Software abgelöst. Der Software-Roboter verhält sich wie der Sachbearbeiter. Er bedient sich dabei zum Beispiel einer virtuellen Tastatur oder einer virtuellen Maus.

Da die Anwendungssysteme nicht (oder kaum) verändert werden, wird die strategische Softwarearchitektur des Unternehmens nicht berührt und führt zu keinem Aufwand und Entscheidungsbedarf des CIO des Unternehmens. Der Roboter dockt sich an die Benutzerschnittstellen und Oberflächen der Systeme an und führt die Arbeitsschritte so aus, wie sie bisher der menschliche Sachbearbeiter ausgeführt hat.

Künstliche Intelligenz wird zum Innovationstreiber

Zunehmend werden Methoden der künstlichen Intelligenz im RPA erprobt und erfolgreich angewendet. Der Roboter kann dann natürliche Sprachen verstehen, erkennt und interpretiert strukturierte und unstrukturierte Daten (zum Beispiel E-Mails) und verfügt über kognitive Lernfähigkeiten. Mit diesem intelligenten RPA (IRPA) können dann auch komplexere Geschäftsprozesse automatisiert werden. Hier ist dann nicht nur das Ziel, die Kosten einer bestehenden Anwendung zu reduzieren, sondern auch zusätzlichen Nutzen zu erzeugen, indem zusätzliche Leistungen übernommen werden. Beispiele sind einfache Kundendialoge (chat-bots)
zur Vereinbarung von Serviceterminen oder Identifizierung von Kundenwünschen.

Werden mehrere Roboter in einem Anwendungsfeld eingesetzt, dies können leicht 10 bis 100 Roboter sein, kann ein Robot Controller die Bearbeitungsfälle zuteilen. Er analysiert die Fälle nach inhaltlichen Kriterien, zum Beispiel bei eingehenden E-Mails nach Anhaltspunkten für Beschwerden, Bestellungen oder Nutzungshilfen, und weist die Mails dann zur Bearbeitung den zuständigen Robotern zu.

Immer mehr erfolgreiche Projekte weisen den Weg und machen deutlich, dass ein neues Softwarekonzept zur Unternehmenssteuerung entsteht, das die Digitalisierungsstrategien der Unternehmen stark bestimmen wird. Mit der Software „Scheer RPA“ bietet die Scheer GmbH eine modellgestützte Plattform für RPA- Anwendungen an. Weitere Information:  www.scheer-group.com/robotic-process-automation.

Der Autor: Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer ist einer der prägendsten Wissenschaftler und Unternehmer der deutschen Wirtschaftsinformatik und Softwareindustrie. Als Unternehmer und Protagonist der Zukunftsprojekte „Industrie 4.0“ und „Smart Service World“ der Bundesregierung arbeitet er aktiv an der Ausgestaltung der Digital Economy. Prof. Scheer hat mehrere IT-Unternehmen mit den Schwerpunkten Software-Entwicklung und IT-Beratung gegründet. Zu dem gegenwärtigen Unternehmensnetzwerk mit fast 1.000 Mitarbeitern gehört auch die Scheer GmbH, die mit rund 600 Mitarbeitern IT-Beratungs- und Implementierungsprojekte durchführt.