Verändertes Kundenverhalten, erhöhter Wettbewerbs- und Kostendruck sowie zunehmend komplexere Prozesse – die Digitalisierung stellt Energieversorger heute vor mehrere Herausforderungen. Mit der innovativen Big-Data-Technologie Process Mining gelingt es Unternehmen, Kundenprozesse und interne Abläufe zu optimieren und sich im Markt zu bewähren.

„Wir wollen Systeme schaffen, mit denen Prozesse einfacher und transparenter werden.“ Thomas Brandl, Bereichsleiter im Einkauf bei der Regensburger Energie- und Wasserversorgung (REWAG), spricht aus, was den meisten Energieversorgern heute am Herzen liegt. Bei 200.000 zu versorgenden Kunden geht es der REWAG wie vielen anderen ihrer Branche: Prozesse werden komplexer und das Datenaufkommen immer größer. Um den steigenden Kundenanforderungen und einem wachsenden Wettbewerbs- und Kostendruck begegnen zu können, müssen Energieversorger ihre Geschäftsmodelle transformieren. Die Technologie Process Mining unterstützt dabei, Unternehmensprozesse zu digitalisieren, zu verschlanken und zu automatisieren.

Was genau ist Process Mining?

Ob im Einkauf, bei der Abrechnung oder der Marktkommunikation – alle Prozesse innerhalb eines Energieversorgungsunternehmens werden von IT-Systemen unterstützt. Dadurch entstehen digitale Fußspuren, die für viele Unternehmen heute noch unsichtbar bleiben, richtig genutzt aber wertvolle Einblicke in die tatsächlichen Unternehmensabläufe liefern. Process Mining setzt diese digitalen Spuren so zusammen, dass die Ist-Prozesse End-to-End abgebildet werden. Die Technologie greift dazu auf Prozessdaten unterschiedlichster IT-Systeme zurück und erkennt durch moderne Machine-Learning-Algorithmen genau, welche Teile der Prozesse das größte Optimierungspotenzial versprechen. Management und Fachabteilungen sehen mit Process Mining unnötige Prozessschleifen oder Schwachstellen in Echtzeit. Dadurch lassen sich zielgerichtete Maßnahmen für die Schaffung effizienter und automatisierter Prozesse ableiten und ein schneller ROI erzielen.

Verändertes Kundenverhalten, erhöhter Wettbewerbs- und Kostendruck sowie zunehmend komplexere Prozesse – die Digitalisierung stellt Energieversorger heute vor mehrere Herausforderungen. Mit der innovativen Big-Data-Technologie Process Mining gelingt es Unternehmen, Kundenprozesse und interne Abläufe zu optimieren und sich im Markt zu bewähren.

Durchblick im Einkauf: Process Mining im Einsatz bei REWAG

Die REWAG ist einer der Pioniere im Versorgungssektor, die Process Mining heute erfolgreich im Einsatz haben. Ziel des 2015 begonnenen Projekts ist es, mehr Prozesstransparenz im Einkauf zu schaffen – bei einem Bestellvolumen von über 50 Millionen Euro jährlich und einer großen Bandbreite an Einkäufen, die IT, Software, Büromaterial und externe Technik umfassen, keine leichte Aufgabe.

Mit Process Mining kann Einkaufsleiter Thomas Brandl Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen oder Bestellungsanforderungen analysieren und benchmarken. Zahlen können nicht mehr nur verifiziert, sondern auch die Ursachen für mögliche Abweichungen oder Auffälligkeiten erkannt werden. Thomas Brandl setzt Process Mining außerdem ein, um Lieferanten zu bewerten, Durchlaufzeiten von Lieferungen zu analysieren und Preisänderungen in Echtzeit nachverfolgen zu können – Informationen, die bei Ausschreibungen und Verhandlungen zu einem entscheidenden Vorteil werden können. Das Ergebnis: Im Purchase-To-Pay-Bereich konnte die REWAG Durchlaufzeiten um mehrere Tage verkürzen, dadurch Prozesskosten senken und das eigene Work Capital optimieren.

Energie für die eigenen Prozesse

Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen können auch bei anderen Prozessen wie im Bereich Meter-To-Cash erzielt werden, wie das Beispiel eines anderen regionalen Energieversorgungsunternehmens zeigt. Bei mehreren hunderttausend Rechnungsstellungen an Endkunden pro Jahr führten Ineffizienzen und Clearing-Fälle dort zu einem hohen, manuellen Bearbeitungsaufwand. Mit Process Mining konnte aufgedeckt werden, dass knapp 30 Prozent der Abrechnungsprozesse vom vordefinierten Soll-Prozess abweichen. Durch die daraus abgeleiteten Maßnahmen konnte das Unternehmen die Stornoquote um die Hälfte reduzieren und die Durchlaufzeiten vom Eingang des Zählerstands bis zur Forderungsbegleichung um fünf Tage verkürzen. Process Mining ermöglicht so eine größere Kundenzufriedenheit und  mehr Umsatz.

Grundsätzlich sind neben dem Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Prozess auch andere Einsatzbereiche der Technologie im Energiesektor denkbar – das Energiedatenmanagement inklusive Marktkommunikation und Shared-Service-Prozesse sind nur zwei Beispiele. Bei der Identifikation von Process-Mining-Potentialen unterstützen hierbei Implementierungspartner wie cronos, die neben einem tiefgreifenden Verständnis für die Energiewirtschaft auch Experten bei der Implementierung von Process Mining sind.

Fakt ist: Die Liste der Prozesse in Energieversorgungsunternehmen, an die sich Process Mining anbinden lässt, ist lang – die Zeit für Unternehmen zu handeln dagegen kurz. Mit der Digitalisierung wachsen nicht nur Wettbewerbsdruck und Kundenanforderungen, sondern auch die Komplexität der eigenen IT-Landschaft. Mit Process Mining gelingt es Unternehmen, all das auszubalancieren und ihre Prozesse auf eine neue Energiestufe zu heben.

Der Autor: Bastian Nominacher ist Vordenker auf dem Gebiet Process Mining und Big-Data-Analyseverfahren, die er als Disziplin signifikant mit- und weiterentwickelt. Dazu arbeitet er mit der Technischen Universität München und der niederländischen Technischen Universität Eindhoven zusammen. Als Co-CEO und Mitgründer von Celonis verantwortet er u.a. die Umsetzung der internationalen Go-to-Market-Strategie. Celonis ist der weltweit führende Anbieter von Process Mining. Die innovative Big-Data-Technologie befähigt Firmen, ihre Prozesse zu visualisieren, zu analysieren und deren Effizienz zu maximieren.