Die Investitionen in HR-Technologie und HR-Transformation nehmen kontinuierlich zu, die Mitarbeiterproduktivität bleibt dabei aber hinter den Erwartungen zurück. Für die Auflösung dieses Gegensatzes gilt es, die Ursachen zu verstehen, Produktivitätstreiber zu identifizieren und funktionsübergreifende, den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellende Lösungen zu gestalten.

Investitionen in die Digitalisierung der Unternehmensprozesse sind auf einem historischen Höchststand. Blickt man dagegen auf die Arbeitsproduktivität, verzeichnet diese nur noch geringe Wachstumsraten oder stagniert. Die nachfolgende Betrachtung skizziert relevante Handlungsbereiche und innovative Lösungsansätze, um diesen Widerspruch aufzulösen.

Automatisierung

Jedes noch so produktive Team wird durch administrative Aufgaben gebremst. Zeiterfassung, Reisekostenerfassung und die dazugehörigen Workflows kosten Zeit und gehen zulasten der Produktivität. In die Einführung von HR-Cloud-Lösungen wie Workday oder SAP SuccessFactors haben viele Unternehmen umfangreich investiert. Hierbei wurde häufig „lediglich“ eine Basis für die Automatisierung von Arbeitsabläufen gelegt. Eine produktivitätsrelevante Umsetzung steht aus.

Durch die Automatisierung wiederkehrender, administrativer Tätigkeiten lässt sich die Produktivität steigern. Der Fokus bleibt auf dem Wesentlichen und stört den Arbeitsablauf nicht.

So kann die automatisierte Bearbeitung von Excel-Listen schon zu entscheidenden Effizienzsteigerungen führen. Über Inhalte von Dokumenten oder E-Mails automatisierte Prozesse anzustoßen, ist die Weiterentwicklung solcher Ansätze.

Wie schnell Automatisierung im Unternehmen Einzug hält, ist durch technisch- und ablauforganisatorische Voraussetzungen sowie die Unternehmenskultur geprägt. Konzepte zu „Exponential HR“ bieten einen Ausblick zur Einordnung des hier diskutierten Themas in die moderne HR-Organisation.

Wird die HR-IT-Infrastruktur konsequent weiterentwickelt, können ambitionierte Business-Case-Ziele der frühen Cloud-Investitionen erreicht werden. Anbieter wie UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, ServiceNow und Pegasystems unterstützen hierbei.

Information & Knowledge Management

Produktivität leidet, wenn Informationen nicht verfügbar sind. Das Management von Wissen ist hierbei von Bedeutung. Unternehmensinternes Know-how ist oft nur lose dokumentiert, Ansprechpartner unbekannt oder in Vergessenheit geraten.

Anbieter wie z. B. Starmind, Lateral oder KnowledgeFlo analysieren unter Nutzung von künstlicher Intelligenz die Inhalte von Fragestellungen, recherchieren Wissen und leiten Ergebnisse automatisch an den Fragesteller weiter.

Operations & Support

Bei zunehmender Digitalisierung bleiben Herausforderungen im Arbeitsalltag nicht aus, z. B. der Ausfall von Hard- oder Software. Die betriebliche Realität bietet häufig lediglich suboptimale und zeitaufwändige Supportmöglichkeiten für die Mitarbeiter. Diese sind uneinheitlich in Policies, Verzeichnissen, Q&A-Foren sowie diversen Portalen beschrieben, oder nur über persönliche Kontakte erhältlich. Es erscheint schwierig, Anfragen schnell, effizient und validiert zu lösen. Die Employee Experience ist bestenfalls heterogen.

Die Effizienz der internen Prozesse lässt sich durch die Ausrichtung an Mitarbeitergruppen (Personas) sowie Bündelung von funktionsübergreifenden Support-Kanälen erheblich steigern. Schnelle Hilfe, bedarfsgerechtes Routing sowie adäquater Support sind in solchen Situationen maßgeblich für die Erhaltung der Arbeitsproduktivität. Anbieter wie z. B. ServiceNow, PeopleDoc und Pegasystems liefern die Technologie, um wichtige Regelwerke einfach zugänglich zu machen und die geeignete Kommunikation auszusteuern. Innovative und integrierte Ansätze stellen das Kundenanliegen in den Mittelpunkt und bieten funktionsübergreifenden Support an.

Mitarbeitermotivation & Feedback-Kultur

Mitarbeiter können bei der Gestaltung von Prozessen aktiv eingebunden werden. Deren Meinung und Feedback hilft gegenzusteuern, sollten sich erdachte Lösungen als suboptimal erweisen. Zentraler Erfolgsfaktor ist die Transparenz über definierte Ziele, erreichte Ergebnisse und geplante Maßnahmen. So etabliert, kann sich eine Feedback-Kultur auch auf die gesamte Organisation positiv auswirken. Zufriedene und beachtete Mitarbeiter sind gleichzeitig auch produktivere Mitarbeiter.

Um sinnvolle Maßnahmen zur Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität abzuleiten und eine motivierende Feedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren, können Tools wie SAP Qualtrics, Confirmit, Medallia oder Questback bei der Erhebung und Analyse der Daten sowie der Definition geeigneter Maßnahmen einen entscheidenden Beitrag leisten.

Der Autor: Markus Böing ist Partner im Offeringportfolio Human Capital bei Deloitte Consulting in Deutschland. Seit mehr als 20 Jahren tätig in führenden Positionen globaler Consulting-Unternehmen fokussiert er branchenübergreifend auf Strategie- und Umsetzungsprojekte sowohl für HR-Technologie als auch HR-Transformationsprojekte. Als verantwortlicher Partner für „Digital HR“ inspiriert und gestaltet er mit seinem Team die digitale Komponente der Zukunft der Arbeit.