Veraltete und komplexe IT-Systeme, ineffiziente Prozesse und fragmentierte Daten: Dank neuester Technologie muss die Unternehmensperformance nicht länger darunter leiden. Die Vorteile von Execution Management gehen über die von Process Mining weit hinaus und ermöglichen Anwendern Einsparungen in Millionenhöhe. Die Zauberformel basiert auf Daten und intelligenten Entscheidungen, mit denen zentrale Unternehmensbereiche optimiert werden können.

In welchem Bereich Process Mining auch zum Einsatz kommt – die wichtigste Erkenntnis unserer Software-Entwicklung bei Celonis und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden der letzten zehn Jahre lautet: Die Prozesslandschaft verändert sich kontinuierlich. Selbst wichtige Prozesse des Kerngeschäfts wie Order-to-Cash, Procure-to-Pay oder Accounts Receivable durchlaufen während ihrer Ausführung stark verzweigte Landschaften aus Technologien, Systemen und SaaS-Anwendungen. Ein Resultat dieser komplexen Systemlandschaft sind enorm schnell wachsende Datenmengen.

Dabei stehen wir gerade erst am Anfang dieses exponentiellen Datenwachstums. Durch die rasch voranschreitende Digitalisierung wird das Datenvolumen in den Unternehmen weiter rapide ansteigen. Dabei hat sich Process Mining in den letzten Jahren bei tausenden Unterneh
men als eine Art „Röntgengerät“ bewährt, um komplexe Abläufe sichtbar zu machen, Probleme zu identifizieren und zu verbessern. Doch die Weiterentwicklung dieser Grundlagentechnologie bietet noch größeres Potenzial: Unsere neue Software-Kategorie Execution Management, die auf der Grundlagentechnologie von Process Mining aufbaut, versetzt Unternehmen in die Lage, alle vorhandenen Daten sinnvoll zu nutzen und damit ihr Geschäft intelligent aufzustellen, zu optimieren und Einsparungen in Millionenhöhe zu erzielen. Alle Kernprozesse in Unternehmen, wie Finanzen, Beschaffung, Logistik oder HR können somit datenbasiert und vor allem intelligent gesteuert und optimiert werden.

Zentral hierfür ist es, Daten nutzbar zu machen. Denn sie sollen Unternehmen in die Lage versetzen, das eigene Geschäft möglichst effektiv und automatisiert voranzubringen.
Doch allzu oft stehen Unternehmen bei der Nutzung ihrer Daten vor einem großen Problem: ihre eigene IT-Landschaft.

Fehlerhafte Prozesse und unflexible Systeme als Hauptursache für schwächelnde Unternehmensperformance

Auch der „State of Business Execution Benchmarks Report 2021“, eine unabhängige Befragung von mehr als 2.000 Führungskräften aus sechs Ländern und acht verschiedenen Branchen im Auftrag von Celonis, zeigt ganz klar: Starre IT-Systeme und veraltete Technologien sowie fehlerhafte oder ineffiziente Prozesse sind die Hauptursachen für Execution Barriers. Sie behindern die Optimierung von Geschäftsprozessen und beeinträchtigen somit die Performance von Unternehmen. Die Studie fokussierte sich auf die kaufmännischen Unternehmensbereiche, die für den Cashflow zentral sind; also Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Einkauf und Auftragsmanagement. Sie deckte dabei große Unterschiede zwischen durchschnittlicher und Best-in-Class-Performance auf, die Unternehmen Hunderte von Millionen Dollar an nicht realisiertem Potenzial kosten.

Woran liegt es, dass manche Unternehmen lediglich eine durchschnittliche Performance erzielen? Und noch wichtiger: Was machen die Top-Performer anders? Um diesen Fragen nachzugehen, hat die Studie unter anderem folgende Unterschiede zwischen Durchschnitts- und Top-Performern ermittelt:

Kreditorenbuchhaltung

• Im Durchschnitt zahlen Unternehmen nur 50 Prozent ihrer Rechnungen fristgerecht, während die Top-Performern auf 77 Prozent kommen.
• Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung kostet durchschnittlich 17,42 Dollar: Führende Unternehmen konnten diese Kosten um mehr als die Hälfte auf 6,84 Dollar senken.

Einkauf

• Nur 54 Prozent der Lieferungen treffen bei den durchschnittlichen Unternehmen fristgerecht ein, während es bei den Besten 83 Prozent sind.
• Eine einzige Bestellung kostet ein durchschnittliches Unternehmen 15 Dollar – bei den effizientesten Unternehmen betragen diese Kosten mit 1,35 Dollar pro Bestellung nur ein Zehntel!

Das Geheimnis der Top-Performer

Eine wichtige Erkenntnis der Studie: Die Beseitigung von Execution Barriers kann Unternehmen erheblichen finanziellen Mehrwert bringen. Sie können, so zeigt die Studie, bis zu 567 Millionen Dollar an Working Capital freisetzen und durchschnittlich 105 Millionen Dollar einsparen.

Doch wie schaffen die Top-Performer das in der Praxis?

Business Execution intelligent optimieren

Komplexe und fragmentierte IT-Systemlandschaften dürfen der strategischen Nutzung von Daten nicht länger im Weg stehen. Basierend auf der sich stetig weiterentwickelnden Process- Mining-Technologie kann ein Execution Management System (EMS) Unternehmen helfen, ihr Alltagsgeschäft datengesteuert und intelligent zu optimieren. Bei einem Execution Managment System handelt es sich um eine zusätzliche intelligente Ebene, die ERP-, SCM- und CRM-Systeme ergänzt. Sie setzt auf vorhandenen Quellsystemen auf und kombiniert Process Mining, künstliche Intelligenz und Automatisierung, um relevante Kernfunktionen und Prozesse zu verbessern. Geschäftskritische Entscheidungen, die Organisationen jeder Größe und Branche tagtäglich fällen – in der Buchhaltung ebenso wie im Kundenmanagement oder in der Logistik – erhalten mit dieser innovativen Art der Unternehmensteuerung eine ganz neue Grundlage. Doch wie funktioniert diese Technologie?

Execution Management – Prozesse optimieren sich kontinuierlich selbst

Treiber der kontinuierlichen Prozessverbesserung sind Daten, die in den Quellsystemen in stetig wachsendem Umfang zur Verfügung stehen. Um die Daten als Grundlage für sich selbst optimierende Prozesse nutzen zu können, müssen diese in Echtzeit erfasst werden. Nur dann können sich beispielsweise Rechnungsbearbeitungsprozesse in Zukunft selbst optimieren.

Treiber der kontinuierlichen Prozessverbesserung sind Daten, die in den Quellsystemen in stetig wachsendem Umfang zur Verfügung stehen. Um die Daten als Grundlage für sich selbst optimierende Prozesse nutzen zu können, müssen diese in Echtzeit erfasst werden. Nur dann können sich beispielsweise Rechnungsbearbeitungsprozesse in Zukunft selbst optimieren.

Grundlage für ein Execution Management, das echten Mehrwert liefert, ist eine umfängliche Process-Mining-Lösung, die wie ein gutes Röntgengerät funktioniert. Sie entwickelt ihre volle Leistungsfähigkeit dann, wenn sie auch Multi-Event-Logs verarbeiten kann. Denn die Praxis zeigt, dass Prozesse selten klar zu trennende und abgeschirmte Abläufe sind, sondern stark miteinander interagieren. So hängen beispielsweise Einkauf, Order Management und Rechnungsstellung eng zusammen. Nur wenn eine Technologie in der Lage ist, diese Komplexität abzubilden, können Unternehmen tatsächlich erkennen, was wann wo passiert. Und dann dementsprechend handeln.

Ein weiterer wesentlicher technologischer Baustein für ein erfolgreiches Execution Management ist die Fähigkeit, mithilfe von Planung und Simulation in die Zukunft zu blicken, um die Auswirkungen von Prozessänderungen auf Geschäftsziele zu verstehen. Vereint in einer Software-Lösung, können so die Vorteile von Process Mining, Process Modelling und Digital Twins von Prozessen oder Organisationen kombiniert werden. Der Mehrwert, den jede einzelne dieser Technologien und Methoden zur Prozessoptimierung liefert, kann so noch gesteigert werden.

Um Execution Management erfolgreich zu betreiben, ist zudem eine hohe Akzeptanz und weitreichende Nutzung im Unternehmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Daher muss es die Technologie den Anwendern – entsprechend ihrer Aufgaben – so einfach wie möglich machen, Daten zu verstehen, Probleme zu identifizieren, Handlungsempfehlungen auszusprechen und Prozesse im Unternehmen zu automatisieren. Dafür sind eine übersichtliche Visualisierung und Benutzeroberfläche zentral.

Eine entscheidende Komponente des Execution Management Systems ist zudem die Automatisierung von Prozessen über alle Quellsysteme hinweg. Bei einer Lösung mit vielen System- und Anwendungs-Konnektoren können Anwender Applikationen und Prozessschritte einfach miteinander verknüpfen. Beispielsweise können so innerhalb kürzester Zeit Aufträge automatisiert priorisiert werden, ohne dass umständlich Daten aus unterschiedlichsten Systemen zusammengetragen werden müssen. Das Ziel ist ein Action Flow – also ein Prozessablauf – der durch die Verbindung von EchtzeitDaten-Analyse, Intelligenz und Automatisierung unnötige Execution Barriers beseitigt.

In 3 Schritten zum Top-Performer werden

Die Top-Performer aus unserer Studie nutzen bereits Execution Management Systeme. Sie setzen dafür bei ihren Kernprozessen auf drei bewährte, sich stetig wiederholende Schritte mithilfe der EMS-Technologie:

1. Messung der Execution Capacity, um herauszufinden, wie die Prozesse im Unternehmen tatsächlich ablaufen und wo es Execution Barriers und somit Verbesserungsbedarf gibt.
2. Kenntnis gewinnen, welche Execution Barriers den größten Einfluss auf das Geschäft haben und mit welchen Maßnahmen diese beseitigt werden können.
3. In Echtzeit handeln, um die Execution Barriers zu beseitigen und damit die Unternehmensperformance zu steigern. Dabei spielen die Automatisierung bestimmter Schritte und automatische Verbesserungsvorschläge für Prozesse eine wichtige Rolle. Denn die Technologie versetzt Unternehmen in die Lage, automatisch die empfohlene Aktion auszuführen.

Erfolgsfaktoren für Execution Management

Aus der Praxis wissen wir, dass Process Mining und Execution Management Unternehmensabläufe in vorher kaum geahntem Ausmaß faktenbasiert transparent machen. Bei der Einführung dieser Technologie haben sich bei unseren Kunden insbesondere drei Faktoren bewährt:

1. Unterstützung durch das Management: Die zugrundeliegende Technologie ebnet den Weg zu unternehmerischer Exzellenz. Doch der Mehrwert von sich selbstoptimierenden Geschäftsabläufen muss im Management verstanden und gewollt werden. Projektverantwortliche sollten deshalb das Management von Beginn an in das Projekt involvieren.
2. Alle an einem Prozess Beteiligten mit ins Boot holen: Wie bei jeder Veränderung im Geschäftsalltag ist es auch bei der Implementierung von Process Mining und Execution Management wichtig, die betroffenen Mitarbeiter ins Boot zu holen Abteilungsgrenzen dürfen dabei keine Rolle spielen. Schließlich müssen sie tagtäglich mit dem System arbeiten, die Handlungsempfehlungen des Systems einschätzen und die Automatisierung bestimmter Prozesse unterstützen. Sie müssen von Anfang an vom Mehrwert der Lösung überzeugt werden.
3. Quick wins – Erfolg und Ansporn in einem: Es ist wichtig, mit dem Einsatz von Process Mining und der Execution-ManagementTechnologie rasche Erfolge zu generieren. Denn Management und Mitarbeiter lassen sich noch schneller überzeugen, wenn sie den Mehrwert des Systems erkennen. Dazu empfiehlt es sich, mit simplen Prozessen wie zum Beispiel Order-to-Cash zu beginnen. Dessen Verbesserung bringt nicht nur Value in Form von Einsparungen, sondern verspricht auch Mehrwert für Kunden. Schnelle und gute Ergebnisse spornen außerdem dazu an, weitere Anwendungsfelder für die Technologie zu öffnen.

In jedem Unternehmen schlummert das Potenzial eines Top-Performers. Die Daten sind ja bereits vorhanden. Ein Execution Management System liefert die notwendige Intelligenz dazu. Für einen einfachen Start gibt es bereits verschiedene vorgefertigte Anwendungen, die beispielsweise in der Lage sind, den gesamten Sales-Zyklus zu optimieren. Mit intelligenter Business Execution können Unternehmen viel erreichen und Einsparungen in Milliardenhöhe realisieren.

Der Autor: Bastian Nominacher ist Co-CEO und Mitgründer von Celonis, dem Marktführer für Execution Management Systemen (EMS). Das Celonis Execution Management System baut auf der Process-Mining-Technologie des Unternehmens auf. Nominacher verantwortet die Bereiche EMEA & APAC, globale Operationen, Finanzen sowie die allgemeine Geschäftsstrategie des Unternehmens. Celonis mit Hauptsitz in München und New York hat Tausende von Kunden, darunter ABB, AstraZeneca und Bosch.